Hyödynnä onnistuneen RPA-käyttöönoton kokemukset

4.1.2018  |  Blogi, Digitalisaatio

Mitä tekisit, jos saisit aloittaa ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, RPA) käyttöönoton alusta? Kysyimme tämän kysymyksen 18:lta Tanskan suurimmalta yritykseltä. Kokemuksemme mukaan tanskalaiset yritykset ovat lähteneet ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseen mukaan aiemmin kuin keskimäärin yritykset Suomessa. Tästä johtuen tältä markkina-alueelta saadut kokemukset ovat meille erittäin hyödyllisiä.

Successful implementation of RPA takes time -raportissa selvitetään onnistuneiden ohjelmistorobotiikan käyttöönottojen kokemuksia ja keinoja välttää yleisimmät karikot matkan varrella. Raportissa todetaan, että ohjelmistorobotiikan käyttöönotto on ollut yleisesti vaativampaa kuin yritykset odottivat. Tutkimuksen tuloksista on pääteltävistä kuusi taustatekijää, jotka vaikuttavat käyttöönoton odotuksia pidempään kestoon:

  1. Prosessien monimutkaisuus ensimmäisissä proof of concept (PoC) -vaiheen hankkeissa tekee ensimmäisistä hankkeista hankalampia ja voi viivästyttää käyttöönottoa. PwC suosittelee aloittamaan yksinkertaisista prosesseista PoC-vaiheessa ja harkitsemaan siirtymistä suoraan RPA-pilotin tekemiseen.
  2. Perustan luominen vie aikaa. Yritykset ovat keskittyneet oikean organisaatiomallin kehittämiseen alkuvaiheessa ja eivät ole aina ymmärtäneet toiminnan perustan luomiseen tarvittavaa aikaa. PwC suosittelee, että RPA-toiminto integroidaan suoraan liiketoimintayksiköihin tiiviissä yhteistyössä IT:n kanssa. 53 % yrityksistä oli integroinut RPA-toiminnon liiketoimintayksikköihin ja vain 12 %:lla yrityksistä RPA-toiminto oli osa IT-funktiota.
  3. RPA-toiminnossa tarvitaan sisäisiä resursseja. Suurin osa vastaajista piti tärkeänä omien resurssien olemassaoloa RPA-toiminnon kehittämisessä. Valmiita resursseja ei ole välttämättä suoraan saatavilla markkinoilla, joten nämä yritykset olivat kouluttaneet tarvittavat resurssit sisäisesti.
  4. Muutoksenhallinta ja viestintä eri tahojen kanssa on tärkeä osa käyttöönottoa. Tutkimuksessa mukana olleet yritykset panostivat selkeästi muutoksenhallintaan yrityksen sisällä. Hyvä muutoksenhallinta ja viestintä auttavat tehokkuushyötyjen saavuttamisessa ja poistamaan robotiikkaan liittyviä vääriä ennakkoluuloja.

    Pääosa työntekijöistä on edelleen huolissaan, että robotti voi viedä heidän työpaikkansa. Tutkimus osoitti, ettei mikään näistä yrityksistä ollut vähentänyt työntekijöitä ohjelmistorobotiikan käyttöönoton seurauksena.

  5. Epäselvät roolit liiketoiminnan ja IT:n välillä voivat viivästyttää käyttöönottoa ja lisätä ongelmia robotiikan käytössä. Organisaatiomallit ja roolit on määritettävä selkeästi heti projektin alussa. Vaikka RPA-toiminto on liiketoimintavetoinen, on IT:n oltava tiiviisti mukana jo projektin alussa.
  6. Ulkopuolista apua tarvitaan käyttöönoton eri vaiheissa. Vain muutama tutkimuksessa mukana olleista yrityksistä oli päättänyt ottaa ohjelmistorobotiikkaa käyttöön ilman ulkopuolista apua. Vastauksien perusteella tämä on voinut viivästyttää käyttöönottoja erityisesti alkuvaiheessa.

Tutkimus osoitti, että suurimmat yritykset Tanskassa ovat jo ehtineet saada kokemuksia ohjelmistorobotiikan laajemmasta hyödyntämisestä. Havaituista haasteista huolimatta kokemukset robotiikan hyödyntämisestä ovat olleet positiivisia. Tärkeää on, että kehitys lähtee oikealta polulta liikkeelle. Raportin sivulla 25 käydään läpi kuusi asiaa, mitä nämä yritykset tekisivät, jos saisivat aloittaa ohjelmistorobotiikan käyttöönoton alusta.

Kysyttävää ohjelmistorobotiikasta? Ota yhteyttä!

Teemu Vieruaho

Tilintarkastusteknologia ja -analytiikka

+358 (0)20 787 7787

  

Vastaa

(* merkityt kentät ovat pakollisia. Sähköpostiosoitetta ei julkaista kommentin yhteydessä.)