Kolme vinkkiä taloushallinnon prosessien ja järjestelmien integroimiseen yrityskaupan jäljiltä

Myös talousosastolla tehdään hartiavoimin töitä yrityskaupan toteuduttua. Yhtiöillä on erilaiset talousjärjestelmät, toimintamallit ja -tavat, kulttuurit ja prosessit, ja näistä halutaan muodostaa selkeä ja tehokas kokonaisuus liiketoiminnan ja yrityksen kehityksen tueksi. Muutos tehdään vauhdissa, sillä yhtiön prosessit eivät pysähdy ja talousdatan on oltava johdon ja muiden talousdataa tarvitsevien tahojen käytettävissä kaikissa tilanteissa. 

Hyvä suunnitelma auttaa varmistamaan integraation onnistumisen

Jotta talousdata olisi jatkossakin käytettävissä ja yhä informatiivisemmassa muodossa, suunnitteluvaiheessa tulee huomioida kolme asiaa:

1. Tulevaisuuden vision kirkastaminen

Jalkauttaako ostaja suoraan käytössä olevan mallinsa ostamaansa yhtiöön? Yrityskauppatilanne saattaa nostaa pintaan myös ostavan yhtiön tarpeita uudistaa talousjärjestelmiään tai talousprosessejaan. Toisaalta ostetussa yhtiössä voi olla näppärä järjestelmä tai hyviä käytäntöjä, joita kannattaa hyödyntää. Paras malli saattakin olla yhdistelmä vanhaa ja uutta. Uusi toimintamalli ja järjestelmä tarkoittavat myös vanhasta luopumista.

2. Järjestelmämuutosten ja organisaatiomuutosten yhteen sovittaminen

Muutokset toiminnanohjausjärjestelmissä vaikuttavat monesti myös taloushenkilöstön toimintaympäristöön. Säilyvätkö edellytykset taloustoiminnon häiriöttömälle toiminnalle muutoksen kaikissa vaiheissa? Kyetäänkö täyttämään ulkoiset ja sisäiset raportointivaatimukset järjestelmien vaihtuessa? Mikäli taloushallinnon organisoitumiseen suunnitellaan muutoksia esimerkiksi toimintojen ulkoistusasteeseen tai rooleihin, on nämä hyvä huomioida järjestelmämuutosten aikatauluissa. 

3. Riittävien resurssien varmistaminen

Onko yrityksellä riittävät taloudelliset, ajalliset ja osaamisen kannalta tarvittavat resurssit onnistuneen muutoksen läpiviemiseen? Taloustoimintojen yhtenäistäminen ja uudistaminen vaatii yrityksen ulkoisen ja/tai sisäisen taloushenkilöstön sitoutumisen muutokseen, mutta myös koordinointia muun organisaation ja talousdataa tuottavien henkilöiden kanssa. Haltuunoton helpottamiseksi voi pyytää apua ulkoiselta taloushallinnon asiantuntijalta kuten interim CFO:lta tai interim Controllerilta, joka voi koordinoida tai johtaa talousprosessien yhtenäistämistä.

Hyvä suunnitelma auttaa onnistumaan talousjärjestelmien ja talousprosessien integroinnissa yrityskaupan jälkeen. Samalla luodaan edellytykset taloushallinnolle, joka tukee liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista ja jonka tuottama raportointi on luotettavaa ja ajantasaista.