Sisäinen valvonta ei kyttää vaan ehkäisee väärinkäytöksiä

29.3.2017  |  Artikkelit, Riskienhallinta

Kaikkia väärinkäytöksiä ei voida estää, mutta organisaatiot voivat tehokkaasti minimoida niiden riskiä. Avainasemassa ovat toimiva sisäinen valvonta ja yrityskulttuuri sekä hyvä suunnitelma väärinkäytösten varalta.

Tietotekniikkaa häviää organisaatiosta luvattomasti henkilöstön omaan käyttöön. Rakennuttaja väärentää kirjanpitoa ja aiheuttaa rahoittajalle miljoonatappiot. Työntekijä ehtii siirtää omalle tililleen rahaa useamman vuoden ajan ennen kuin teko huomataan.

Lukuisat julkisuudesta tutut petokset ja kavallukset saavat kysymään, miten ne ovat nykyaikana mahdollisia. Miten leväperäisiä organisaatiot oikein ovat? Onko kontrolli viime aikoina höllentynyt liikaa?

Johtaja Ake Turunen PwC:ltä pohtii, että on vaikea arvioida, onko väärinkäytösten määrä todellisuudessa viime kuukausina lisääntynyt. On mahdollista, että petokset ja kavallukset näkyvät mediassa nyt tavanomaista herkemmin. Moni viime aikoina uutisiin noussut väärinkäytös on tehty vuosia sitten, mutta se on noussut oikeuskäsittelyn takia esille vasta nyt.

Hän muistuttaa, että väärinkäytöksiä ei voi kokonaan estää. Fiksuissa organisaatioissa tämä otetaan huomioon ja rakennetaan yrityskulttuuri valvontajärjestelmineen siten, että mahdollisuudet väärinkäytöksiin minimoidaan.

Luottamusta mutta myös kontrollia

Kavallukset ja petokset kertovat karua kieltään sisäisen valvonnan pettämisestä.

Sisäinen valvonta on osa johtamisjärjestelmää. Jos se pettää, on johtajistolla itsetutkiskelun paikka, Turunen huomauttaa.

Kaikkein pahimmaksi hän kuitenkin nimeää tilanteen, jossa ei tule ilmi minkäänlaisia väärinkäytöksiä. Hän epäilee, että silloin kontrolli on aivan poskellaan. Pienen väärinkäytöksen satunnainen ilmitulo kertoo, että valvonta pelaa.

Jos taas organisaatiossa ilmenee isoja väärinkäytöksiä, syynä voi olla heikon kontrollin lisäksi tilanne, jossa päätösvaltaa on keskitetty liikaa yksiin käsiin.

Turunen on työssään kohdannut tilanteita, joissa valvontamekanismit ovat periaatteessa kunnossa mutta niistä ei välitetä eikä niitä noudateta.

Yhteinen toiminta perustuu yleisesti luottamukseen, ja kontrolli voidaan jopa nähdä kyttäämiseksi. Turunen huomauttaa, että hyvä yrityskulttuuri ei korosta kumpaakaan äärilaitaa. Parasta on tasapaino: toisiin pitää voida luottaa mutta riskien minimoimiseksi organisaatiossa sisäinen valvonta pelaa.

Avoin toiminta vahvistaa yrityskulttuuria

Salataanko ilmi tulevia väärinkäytöksiä? Pelätäänkö esimerkiksi, että organisaation maine kärsisi kavalluksen takia?

Turunen arvioi, että vaikenemista on kyllä. Yksityisellä sektorilla saatetaan punnita väärinkäytösten virallisen selvittämisen hyötyjä ja haittoja. Yritystoiminnan jatkuvuus on tärkeää, eikä liiketoimintaan haluta poikkeamia. Myös oman valvonnan pettämistä saatetaan hävetä.

Julkisella sektorilla toimitaan julkisin varoin, ja silloin omassa piirissä voidaan hoitaa vähemmän asioita kuin yksityisellä sektorilla.

Käsitykseni kuitenkin on, että sekä yksityinen että julkinen sektori saattavat väärinkäytökset melko hyvin viranomaisten tietoon.

Kun organisaation yrityskulttuuri on kunnossa ja valvonta pelaa, asioista puhutaan avoimesti. Väärinkäytöksen esiin tullessa siihen puututaan välittömästi eikä tapahtunutta salailla. Organisaatiolla on valmiiksi mietittyinä keinot, miten tällaisissa tilanteissa toimitaan.

Silloin henkilöstö saa tietää, että tapaukseen puututaan siten kuin on aiemmin sovittu ja että tällaista ei hyväksytä. Tämä vahvistaa yrityskulttuuria.

Kaikkein noloimpia ovat tilanteet, jossa väärinkäytös on salattu ja salaaminen tulee myöhemmin julki.

Toimiiko sisäinen valvonta?

Turunen on toiminut työurallaan muun muassa rikospoliisissa. Hän tietää kokemuksesta, että kun organisaatiossa tulee väärinkäytös ilmi, se tuskin on ainoa.

Näissä tapauksissa on aina mietittävä, missä muualla väärinkäytökset ovat mahdollisia, Turunen sanoo.

Jos väärinkäytösten tekijä esimerkiksi on johtavassa asemassa, hänen ympärillään saattaa olla eräänlainen hovi, joka hyötyy tilanteesta. Tällaisissa tapauksissa työyhteisön ilmapiiri voi olla hyvinkin tulehtunut ja henkilöstö on jakautunut hyviksiin ja pahiksiin. Ne jotka eivät kestä nähdä epäeettistä toimintaa, siirtyvät muualle.

On myös mahdollista, että kaikkien hyvänä ja luotettavana pitämällä kollegalla onkin taustallaan pitkään jatkunut väärinkäytösten sarja, mutta hän ei ole jäänyt aiemmin kiinni.

Paljastuminen on työyhteisölle järkytys ja loukkaus, sillä luottamus on petetty.

Miten ikävät tapaukset sitten voidaan tehokkaimmin estää? Kaikkein paras tae on reilun ja vastuullisen yrityskulttuurin vaaliminen. Organisaatiossa on pidettävä huolta myös siitä, että ihmisten valtuudet suhteutetaan tehtäviin.

Sisäisen valvonnan toimivuus on syytä säännöllisin väliajoin varmistaa. Mahdolliset puutteet on tuolloin helppo korjata ennen kuin väärinkäytöksiä pääsee sattumaan.

Korruptiota ja lahjontaa estetään avoimella ja yhteisellä ohjeistuksella. Kahvin ja viinerin saa kuka tahansa ottaa vastaan, ja yleisesti ottaen suomalaisilla on hyvä käsitys siitä, mikä on soveliasta ja mikä ei. Tästä huolimatta Turunen kehottaa organisaatioita määrittämään eettiset säännöt.

Ilmoituskanava auttaa nopeaan reagointiin

Jos jollakulla herää epäilys mahdollisesta väärinkäytöksestä, hänellä pitäisi olla tunne siitä, että esimiehelle tai esimiehen esimiehelle voi mennä kertomaan tilanteesta.

Turunen pitää hyvinä nykyaikaisia ilmoituskanavia, joiden kautta epäilyksistä voidaan tarvittaessa myös nimettömänä ilmoittaa. Parhaimmillaan kanavat kertovat ilmoittajalle, mistä hän saa lisätietoja, ellei asiasta halua kertoa omalle esimiehelle.

Jos väärinkäytös kuitenkin tulee ilmi, selvitetään ensin faktat: mitä on tapahtunut, kuinka laajasta asiasta on kyse ja miten iso vahingon määrä on. Kun organisaatiossa on etukäteen suunniteltu menettelytavat eri tilanteille, tilanteen ratkaiseminen nopeutuu.

Etukäteen on syytä miettiä myös, miten tällaisissa tapauksissa hoidetaan viestintä.

Erityisen tärkeää ennakointi on muutostilanteissa, sillä toimintatapojen yhtenäistäminen luo maaperää konflikteille, Turunen sanoo.

Kirjoittaja: Kirsi Riipinen, Kuvat: 123RF

Leea Uusi-Hautamaa

Forensic-palvelut

+358 (0)44 530 4005

  

Jätä kommentti

(* merkityt kentät ovat pakollisia. Sähköpostiosoitetta ei julkaista kommentin yhteydessä.)