Toiminnanohjausjärjestelmän päivitystä ei kannata lykätä

Uuden version käyttöliittymä on moderni uusimpine teknologioineen. Tietorakenteet ovat yksinkertaistuneet, ja suorituskyky on aiempaa tehokkaampi. Lisäksi sen raportointiominaisuuksia on lisätty ja niitä on aiempaa helpompi käyttää. Tätä päivää ovat myös version mobiiliominaisuudet.

Kyseessä ei olekaan pieni päivitys, vaan iso siirtymä uuteen sukupolveen ja digitaaliseen transformaatioon. 

Suunnittele huolella

Miten S/4HANA-versiota kannattaa lähteä ottamaan käyttöön?

Ensimmäinen neuvoni on, että ajan kanssa ja hyvin suunnitellen. SAP tukee vanhaa järjestelmäänsä vuoteen 2027 asti, jonka jälkeen tuki vähitellen lakkaa. Monen mielestä aika voi tuntua pitkältä, mutta jotta muutokseen saadaan kaikki kansainvälisen organisaation liiketoimintayksiköt mukaan, aikaa voi mennä hyvinkin useita vuosia.

Paraikaa on menossa varsinainen buumi, kun organisaatiot ovat heränneet muutoksen välttämättömyyteen: digitaalinen transformaatio on tätä päivää, ja toiminnanohjausjärjestelmän on tuettava sitä – ja samalla muuttuvia bisnesmalleja, nopeutta ja tehokkuutta.

Organisaatiorakenteet muuttuvat yhä nopeampaa tahtia, ja muutokset on kyettävä viemään ketterästi järjestelmätasolle asti. Myös uudistuvaa ja ajassa elävää raportointia on kyettävä tukemaan.

Uuteen S/4HANA-versioon siirtyminen on kaikkein kevyin muutos organisaatioissa, joissa SAP on otettu vastikään käyttöön ja ohjelmaversio on melko tuore. Siirtymä voidaan tehdä myös sekoittaen vanhaa ja uutta. Silloin toisin sanoen tärkeimmät toiminnot siirretään uuteen järjestelmään, osa tulee perässä, ja osa ohjelmia voi olla vaikka kokonaan muita kuin SAP-perheen tuotteita.

Osassa organisaatioita lähdetään puhtaalta pöydältä ja rakennetaan toiminnanohjauksen ympäristö kokonaan uusiksi. Tätä kutsutaan myös nimellä Greenfield-projekti. 

Järjestelmän uusimisen riskiä voi minimoida etukäteen hyvällä suunnittelulla, jossa tunnistetaan mahdolliset riskit. Ei taloakaan rakenneta ilman hyvää suunnitelmaa ja vahvoja perustuksia.

Mukaan tarvitaan myös hyvä tiimi, joka ymmärtää, että iso epäonnistumisen riski on myös olla tekemättä mitään. Tiimi tietää lisäksi, että hyviäkin suunnitelmia voidaan joskus joutua tarkistamaan ketterästi kesken työn.

Liikkeelle ytimestä

Organisaatioissa joudutaan päättämään muutoksen lähestymistavoista. Yksi yleisimmistä on niin sanottu finance first -tapa, jossa nimensä mukaisesti muutoksen kärjessä on taloushallinnon ydintoimintojen siirtäminen uuteen ympäristöön. Muut toiminnot rakennetaan ytimen ympärille.

Finance first on muutoksessa turvallinen tapa. Kun taloushallinto siirtyy uuteen versioon ensimmäisenä, järjestelmää on luonteva ja helppo laajentaa sen jälkeen edelleen. Yleensä finance first on vähintään osana ensimmäisen käyttöönoton aaltoa.

Kaikkia toimintoja ei tarvitse ratkaista SAPin tuotteilla, vaan prosesseja kannattaa miettiä toiminnan parantamisen ja tehostamisen näkökulmasta. Esimerkiksi HR-järjestelmä voi hyvin olla jokin muu kuin SAPin oma ratkaisu.

Kun ydin on uudistettu, voidaan sen ympärille, lähimmälle kehälle, rakentaa pilvipalveluina muiden toimintojen järjestelmät – vaikkapa logistiikan, hankinnan ja myynnin.

Uloimman kehän toimintojen järjestelmät voidaan uusia kolmannessa vaiheessa avointa rajapintaa hyödyntäen.

1. S/4HANA – Tiivis ja toimialakohtainen ERP-ydin 
2. SaaS Platforms – Standardit pilvipohjaiset toiminnalliset sovellukset  (mm. SuccessFactors, Concur, Ariba)
3. Digital apps –  innovatiiviset ja erilaistavat digitaaliset tuotteet käyttäjärajapintaan

Hyödynnetään kevyitä, avoimia ja standardeja integraatiota (API).

Pitkiltä käyttökatkoksilta vältytään, kun siirtyminen ydintä ympäröivillä kehillä tehdään osissa, vanhoja ratkaisuja vähitellen korvaten.

Muutoksen läpiviennin jälkeen ydintoimintojen ohjelmien lisäksi käyttöön on saatu modernit joustavat pilvipalvelut.

Erityisen hyvä mahdollisuus uudistumiseen

Ennen muutoksen aloittamista on suunniteltava huolellisesti, mitkä toiminta-alueet otetaan mukaan SAPin ytimeen. Kokemus on osoittanut, että esimerkiksi CRM-ohjelmat voivat olla muiden toimittajien pilvipohjaisia ratkaisuja.

Jokaiselle organisaatiolle on kuitenkin suunniteltava oma yksilöllinen muutoksen väylä. Digitaalinen transformaatio voi tarkoittaa joillekin yrityksille suuria liiketoiminnan muutoksia ja mahdollisuuksia, jotka luonnollisesti vaikuttavat myös toiminnanohjausjärjestelmään.

SAPin uuden version käyttöönotto onnistuukin parhaiten, kun sitä suunnitellaan osana liiketoimintojen kokonaisuutta: miten liiketoimintaprosesseja halutaan uudistaa, miten dataa hyödyntää ja kuinka ajantasaisella datalla tuetaan läpinäkyvää taloushallintoa.

Muutos on suuri mahdollisuus, hoetaan usein, mutta SAP-muutoksessa hokema pitää erityisen hyvin paikkansa. Sen avulla päästään virtaviivaistamaan vanhoja prosesseja ja tuomaan käyttäjille uusia palveluja.

ERP-hankkeet ovat usein talousjohtajan vastuulla, mutta näin mittavaan SAP-hankkeeseen tarvitaan lisäksi laaja ylimmän johdon sitoumus. On tärkeää, että muutosta tekevillä on vahva mandaatti sen toteuttamiseen.

Kyseessä ei ole vain IT-hanke, vaan IT:n rooli on pikemminkin olla tukemassa mittavaa liiketoimintahanketta.

Yhä uudelleen korostan hyvän suunnittelun välttämättömyyttä. Sitä tarvitaan paitsi varsinaisessa SAP-hankkeessa, myös kaikessa siihen liittyvässä hankkeen toimittajien kilpailutuksesta lähtien.

Epäonnistumiset välttää huolellisen suunnittelun lisäksi sillä, että huolehtii perusteellisesta datan käsittelystä ja sitouttaa henkilöstön muutokseen mukaan. Lisäksi tarvitaan realistinen aikataulu ja kyvykäs, sitoutunut partneri.