Asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden siirtyminen huoneistotietojärjestelmään
Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään 31.12.2023 mennessä. Vuodesta 2019 lähtien perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Laki huoneistotietojärjestelmästä (1328/2018) tuli voimaan 1.1.2019. Lain tavoitteena oli toteuttaa asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakkeiden paperisista osakekirjoista luopuminen sekä luoda osakkeiden vaihdantaa, omistusta ja vakuuskäyttöä palveleva sähköinen kirjaamisjärjestelmä, huoneistotietojärjestelmä.
Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään 31.12.2023 mennessä. Vuodesta 2019 lähtien perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Laki huoneistotietojärjestelmästä (1328/2018) tuli voimaan 1.1.2019. Lain tavoitteena oli toteuttaa asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakkeiden paperisista osakekirjoista luopuminen sekä luoda osakkeiden vaihdantaa, omistusta ja vakuuskäyttöä palveleva sähköinen kirjaamisjärjestelmä, huoneistotietojärjestelmä.
Ennen vuotta 2019 perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt
Laki huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (1329/2018, muutoksineen) velvoittaa ennen vuotta 2019 perustetun asunto-osakeyhtiön siirtävän osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle 31.12.2023 mennessä. Mikäli osakeluettelo siirretään huoneistotietojärjestelmään edellä mainitun määräajan jälkeen, peritään asunto-osakeyhtiöltä osakeluettelon siirrosta maksu.
Ennen vuotta 2019 perustetuille keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille huoneistotietojärjestelmään siirtyminen on vapaaehtoista huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain mukaisesti. Poikkeuksena tähän on kuitenkin jäljempänä mainittava tilanne, jossa keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö on syntynyt yhtiömuodon muutoksessa.
Keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö voi halutessaan siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään muuttamalla yhtiöjärjestystään lisäämällä siihen maininnan yhtiön kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään sekä muuttamalla yhtiöjärjestyksensä sähköiseen muotoon. Lisäksi keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön tulee tarkastaa kaupparekisteristä yhtiömuotonsa, ja muuttaa se ennen osakeluettelon siirtoa keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi, mikäli yhtiömuoto kaupparekisterissä on osakeyhtiö.
Ennen osakeluettelon siirtoa asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tulee tarkastaa ja tarvittaessa päivittää tietonsa kaupparekisterissä. Jos asunto-osakeyhtiön kaupparekisteritiedot vaativat päivitystä, muutosilmoitus Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH) tulisi tehdä viipymättä. Lisäksi yhtiön tulee tarkistaa osakeluettelonsa ajantasaisuus ja sen vastaavuus voimassa olevan yhtiöjärjestyksen kanssa. Osakeluettelon siirron tekeminen edellyttää yhtiön hallituksen päätöstä.
Osakeluettelon siirron tekemisen jälkeen siirrosta on tiedotettava yhtiön osakkaille viipymättä.
Yhtiömuodon muutoksessa syntyneet keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt
Jos keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö on syntynyt yhtiömuodon muutoksessa, jossa osakeyhtiö tai osuuskunta on muutettu keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi, on keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön siirrettävä osakeluettelonsa viipymättä huoneistotietojärjestelmään yhtiömuodon muutoksen kaupparekisteriin rekisteröinnin jälkeen. Yhtiö ei siis yhtiömuodon muutoksen seurauksena siirry automaattisesti huoneistotietojärjestelmään eikä se voi myöskään jättäytyä huoneistotietojärjestelmän ulkopuolelle. Myös yhtiömuodon muutoksessa syntyneen keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön yhtiöjärjestykseen on sisällytettävä määräys kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään sekä muutettava yhtiöjärjestys sähköiseen muotoon.
PRH tekee myös oma-aloitteisesti rekisterimerkintöjä yhtiömuodon muuttamisesta keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi koskien yhtiöitä, jotka on perustettu osakeyhtiönä aikana, jolloin keskinäistä kiinteistöosakeyhtiötä ei ole voinut vielä rekisteröidä kaupparekisteriin, jos osakeyhtiö täyttää keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön määritelmän. Tällaisilla yhtiöillä, joiden yhtiömuodon PRH on viran puolesta muuttanut keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi, ei ole kuitenkaan velvollisuutta siirtää osakeluetteloa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään.
1.1.2019 ja sen jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt
1.1.2019 ja sen jälkeen perustettujen asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tiedot siirtyvät automaattisesti PRH:n kaupparekisteristä Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään.
Lopuksi
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen vaatii ennen vuotta 2019 perustetuilta asunto-osakeyhtiöiltä ja keskinäisiltä kiinteistöosakeyhtiöiltä tarvittaessa kaupparekisteritietojen päivittämistä sekä mahdollisesti myös yhtiöjärjestyksen muutosta ja osakeluettelon päivittämistä.
Me PwC:llä avustamme mielellämme edellä mainituissa toimissa ja muissa huoneistotietojärjestelmään liittyvissä asioissa!
