Hallituksen päätösten dokumentoinnin merkitys johdon vastuun näkökulmasta

Osakeyhtiölain 22 luvussa säädetään yhtiöoikeudellisesta vahingonkorvausvastuusta. Luvun säännökset koskevat yhtiön johtoon kuuluvan, osakkeenomistajan, yhtiökokouksen puheenjohtajan sekä tilintarkastajan vastuuta. Järjestimme 28.9. asiakastilaisuuden, jossa käsittelimme tarkemmin yhtiön johdon yhtiöoikeudellista vahingonkorvausvastuuta. Yhtiön johdon, eli hallituksen, hallintoneuvoston ja toimitusjohtajan, kaikkea toimintaa ohjaa huolellisuusvelvoite, jonka mukaan johdon tulee toimia tehtävissään huolellisesti edistäen yhtiön etua. Arvioitaessa huolellista toimintaa keskeistä on se, onko johto toiminut osakeyhtiölain säännösten, yhtiöjärjestyksen määräysten sekä muun sääntelyn mukaisesti. Johdon vastuuta koskevien osakeyhtiölain määräysten lisäksi olemme koonneet tähän artikkeliin vinkkejä siitä, miten yhtiön johto, erityisesti yhtiön hallitus, voi osoittaa päätösten dokumentoinnin avulla toimineensa huolellisesti ja osakeyhtiölain säännösten ja yhtiöjärjestyksen edellyttämällä tavalla.

Osakeyhtiölain 22 luvun 1 §:n mukaan hallituksen jäsenen on korvattava vahinko, jonka hän on tehtävässään huolellisuusvelvoitteen vastaisesti tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle. Lisäksi hallituksen jäsenen on korvattava vahinko, jonka hän on tehtävässään muuten osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut osakkeenomistajille tai muille henkilöille, kuten velkojille. Pääsääntöisesti vahingonkärsijällä on velvollisuus osoittaa korvausvastuun yleisten edellytysten, kuten tuottamuksen, olemassaolo. Osakeyhtiölaissa poiketaan tästä pääsäännöstä soveltamalla johdon huolellisuuteen ns. käännettyä todistustaakkaa, kun vahinko on aiheutettu rikkomalla osakeyhtiölain säännöstä (muutoin kuin pelkästään rikkomalla lain yleisiä periaatteita, kuten huolellisuusvelvoitetta) tai kun vahinko on aiheutettu rikkomalla yhtiöjärjestyksen määräystä. Tällöin johtoon kuuluvan täytyy näyttää toteen, että hän on toiminut asiassa huolellisesti, jotta hän välttyy korvausvastuulta. Käännettyä todistustaakkaa sovelletaan myös vahinkojen osalta, jotka ovat aiheutuneet lähipiiriin kuuluvan eduksi tehdyllä toimella.

Korvausvastuun arvioinnin kannalta on tärkeää, että hallituksen tekemät päätökset ovat huolellisesti dokumentoituja. Yhtiön hallituksen tulee pitää pöytäkirjaa kokouksistaan. Pöytäkirjan avulla voidaan osoittaa, mitä on päätetty ja millä perusteilla. Asianmukaisesti laaditun pöytäkirjan avulla johto kykenee tarvittaessa osoittamaan toimineensa huolellisesti osakeyhtiölain säännösten tai yhtiöjärjestyksen määräysten mukaisesti.

Pöytäkirjan vähimmäissisällöstä on säädetty osakeyhtiölaissa (OYL 6:6 §), mutta laajemmin sisällöstä ei ole määräyksiä. Kun pöytäkirjan laadinnassa halutaan huomioida erityisesti hallituksen huolellisen toiminnan osoittaminen, pöytäkirjan laadinnassa voidaan noudattaa esimerkiksi seuraavia vinkkejä:

Numerointi, allekirjoittaminen ja säilytys

Osakeyhtiölain mukaan pöytäkirjat ovat numeroitava juoksevasti. Tällä pyritään varmistamaan se, että jälkikäteen voidaan luotettavalla tavalla todeta pöytäkirjojen järjestys ja niiden sekä kokousten lukumäärä. Tyypillisesti käytetään tilikausittaista juoksevaa numerointia.

Kokouksen puheenjohtajan tulee allekirjoittaa pöytäkirja. Jos jäseniä on useita, myös vähintään yhden toisen jäsenen on allekirjoitettava se. Mikäli hallitukseen kuuluu vain muutamia jäseniä, on suositeltavaa, että kaikki allekirjoittavat pöytäkirjan, jotta sen sisällön suhteen ei jää jälkikäteen epäselvyyksiä.

Pöytäkirjat tulee säilyttää luotettavalla tavalla. Säilyttämiselle ei ole säädetty määräaikaa. Perinteisesti paperisia pöytäkirjoja on säilytetty yhteisön hallintomapissa. Yhä useammat ovat kuitenkin siirtyneet säilyttämään pöytäkirjoja sähköisessä muodossa. Molemmissa tapauksissa on kuitenkin tärkeää, että lain muotomääräykset täyttävät pöytäkirjat pysyvät järjestyksessä ja tallessa siten, että niihin voidaan tarvittaessa palata, vaikka hallituksen jäsenet olisivatkin vuosien saatossa vaihtuneet.

Selkeys

Pöytäkirja tulisi laatia siten, että sitä lukemalla päätöksenteon kulun ymmärtää myös henkilö, joka ei ole ollut läsnä kokouksessa. Kokouksen puheenjohtajan tehtävänä on varmistaa pöytäkirjan laatiminen. Hän voi pitää sitä itse tai antaa laatimisen kenen tahansa kokouksessa paikalla olevan henkilön tehtäväksi. Lisäksi on mahdollista, että kokouksella on sihteeri, jonka ei tarvitse olla hallituksen jäsen, vaan tämä voi olla esimerkiksi kokonaan yhteisön ulkopuolinen juristi. Ulkopuolisen tahon toimiminen sihteerinä mahdollistaa hallituksen jäsenten keskittymisen kokouksessa päätösten tekemiseen. Ulkopuolisen laatima pöytäkirja takaa myös päätösten helpomman ymmärrettävyyden asiaan perehtymättömälle.

Läsnäolijat ja esteellisyys

Pöytäkirjaan on kirjattava kokouksessa paikalla olleet hallituksen jäsenet (sekä muut mahdolliset kokoukseen osallistujat). Lisäksi pöytäkirjasta on käytävä ilmi, jos joku hallituksen jäsenistä on saapunut myöhässä tai poistuu kesken kokouksen. Jos hallitus on käyttänyt päätöksenteossa apunaan asiantuntijaa, tulisi tämä kirjata pöytäkirjaan. Mikäli joku jäsenistä on esteellinen käsittelemään jotakin asiakohtaa kokouksessa, tulee hänen poistua asiakohdan käsittelyn ajaksi kokoustilasta ja tämä tulee kirjata pöytäkirjaan. Korvausvastuun arvioinnin kannalta on tärkeää, että pöytäkirjasta käy selkeästi ilmi ketkä ovat olleet kokouksessa läsnä ja osallistuneet kunkin asian päätöksentekoon.

Päätökset, perustelut ja liitteet

Pöytäkirjasta tulee ilmetä selkeästi se, mikä hallituksen päätös oli kussakin asiassa. Vahingonkorvausvastuun kannalta on tärkeää, että pöytäkirjasta käy myös ilmi, jos jäsen on kokouksessa äänestänyt sellaista päätöstä vastaan tai esittänyt eriävän mielipiteen päätöksestä, josta vahinko on aiheutunut. Pöytäkirja on mahdollista laatia siten, että siihen kirjataan vain päätökset, mutta vahingonkorvausvastuun kannalta olisi suositeltavaa, että päätöksiin kirjataan selkeästi myös päätösten perustelut ja taustat.

Mikäli hallitus joutuu tilanteeseen, jossa sen täytyy kiireellisyyden vuoksi tehdä päätöksiä normaalia huolellisuutta vähemmällä taustoittamisella ja selvittämisellä, kannattaa kiireen syyt kirjata pöytäkirjaan yksilöidysti. Pöytäkirjalle annetaan paljon painoarvoa, kun arvioidaan hallitusten jäsenten toimintaa. Tämän takia on tärkeää laatia pöytäkirja siten, että se antaa oikean ja riittävän kuvan päätöksenteosta kaikissa tilanteissa. Tällöin on myös helpompi arvioida sitä, onko hallitus toiminut olosuhteisiin nähden riittävän huolellisesti.

Pöytäkirjaan kannattaa laittaa liitteeksi materiaalit, joita hallitus on käyttänyt päätöksentekonsa tukena. Liitteiden avulla hallitus pystyy osoittamaan, että on toiminut asiassa huolellisesti sekä punninnut keskeisiä vaihtoehtoja ja siten tehnyt harkitun päätöksen.