Kansainvälinen rekrytointi ja ulkomaisen työvoiman käyttö yritysverotuksen näkökulmasta

COVID-19-pandemia ajoi suuren osan työntekijöistä etätöihin, ja vaikka pandemian jälkeen paluuta toimistoille ja lähityöskentelyyn onkin tapahtunut, on pysyvää muutosta nähtävissä työn tekemisen tavoissa. Uudessa työn tekemisen normaalissa etätyöskentelyn kulttuuri on vahvasti läsnä lähityöskentelyn ohessa, ja yritykset ovatkin ottaneet laajalti käyttöön erilaisia etätyöskentelyn välineitä. Etätyöskentelyn arkipäiväistymisen myötä yhä useammalle yritykselle voi olla houkuttelevaa ja joissain tapauksissa jopa välttämätöntäkin harkita ulkomaisen työvoiman ja osaamisen hyödyntämistä. Jos työntekijän työtehtävät sallivat, voivat yritys ja työntekijä esimerkiksi sopia, että työntekijä suorittaa työtehtävänsä kokonaan virtuaalisesti kotivaltiostaan käsin.

Yrityksen kansainvälisen rekrytoinnin sujuvoittamiseksi on markkinoille tullut erilaisia palveluntarjoajia, joiden tavoitteena on tehdä ulkomaisen työvoiman ja osaamisen hyödyntämisestä yrityksille yksinkertaista ja nopeaa. Esimerkiksi niin kutsutut Employer of Record -palvelut (”EOR-palvelut”) mahdollistavat ulkomaisen työvoiman palkkaamisen ilman, että yrityksen on lähtökohtaisesti tarvetta perustaa omaa paikallista yksikköä kohdevaltioon. Palveluntarjoajan huolehtiessa esimerkiksi ulkomaisen EOR-työntekijän palkkahallinnosta, työsuhde-eduista, ennakonpidätyksistä sekä muusta paikallisesta työnantajaraportoinneista EOR-palveluiden hyödyntäminen voikin näyttäytyä yritykselle hallinnollisesti kevyenä ja edullisena apukeinona kansainväliseen rekrytointiin. Onko tämä kuitenkaan koko totuus vai onko kuitenkin vielä jotain, esimerkiksi yritysverotuksen näkökulmasta, mitä yrityksen tulisi ottaa huomioon hyödyntäessään EOR-palveluita taikka yleensäkin ulkomaisia työntekijöitä?

Yleisesti EOR-palveluista

EOR-palveluiden tarkoituksena yksinkertaistaa ja helpottaa ulkomaisen työvoiman rekrytointia. Yleensä EOR-palveluntarjoaja toimii ulkomaisen työntekijän muodollisena työnantajana ja hoitaa yrityksen puolesta muun muassa työntekijän palkkahallinnon, työsuhde-edut, ennakkopidätykset sekä paikalliset työnantajaraportoinnit. Käytännössä kuitenkin ulkomainen EOR-työntyöntekijä työskentelee tyypillisesti yrityksen johdon ja valvonnan alaisena vastaavalla tavalla kuin yrityksen suoraan palkkaamaa henkilökunta.

Vaikka EOR-järjestelyt voivat usein olla hallinnollisesti kevyt ja edullinen apukeino kansainväliseen rekrytointiin varsinkin lyhytaikaisissa ja projektiluonteisissa töissä sekä muissa tilapäisissä töissä, tulee yrityksen näitä palveluja hyödyntäessään kiinnittää erityistä huomiota siihen, voiko ulkomaisen työvoiman hyödyntäminen muodostaa yhtiölle verotuksen näkökulmasta niin kutsutun kiinteän toimipaikan kohdevaltioon ja onko yritys velvollinen suorittamaan veroa kiinteään toimipaikkaan kuuluvasta tulosta kohdevaltiolle. Lähtökohtaisesti on yrityksen omalla vastuulla (eikä esimerkiksi EOR-palveluntarjoajan) huolehtia yrityksen omiin tuloveroihin liittyvistä rekisteröinti-, ilmoitus-, ja maksuvelvollisuuksista. Mahdollisista laiminlyönneistä voi seurata erilaisia seuraamuksia yhtiölle ja sen johdolle kohdevaltiossa. Työoikeudellisesta näkökulmasta on hyvä huomioida mm. se, että työnantajan määrittämisessä huomioon on otettava työsopimuksen lisäksi työntekijän tosiasiallinen työskentelytilanne ja siihen liittyvät seikat. Näin ollen EOR-palveluntarjoajan asema työnantajana saattaa olla haastettavissa ainakin joissakin tilanteissa, ja näin on käytännössä tapahtunutkin.

Kiinteän toimipaikan muodostuminen kohdevaltioon

Kiinteästä toimipaikasta säädetään kansallisessa lainsäädännössä sekä esimerkiksi verosopimuksissa. Vaikka valtioiden kansallisissa lainsäädännöissä ja verosopimuksissa on eroja, seuraavat ne usein kuitenkin pääosin OECD:n ohjeita kiinteän toimipaikan muodostumisesta. OECD:n ohjeistuksen mukaan kiinteällä toimipaikalla tarkoitetaan kiinteää, maantieteellisesti sekä ajallisesti pysyvää liikepaikkaa, josta yrityksen toimintaa kokonaan tai osaksi harjoitetaan. Kiinteän toimipaikan muodostumisen kannalta lähtökohtaisesti merkitystä ei ole sillä, harjoitetaanko liiketoimintaa yrityksen oman palkatun henkilökunnan vai EOR-palveluntarjoajan työntekijöiden kautta, kun yrityksellä on työn johto- ja valvontavastuu. Siten kiinteän toimipaikan muodostumisen näkökulmasta EOR-palvelun kautta yrityksen hyväksi työskentelevä työntekijä on lähtökohtaisesti samassa asemassa yrityksen oman palkatun henkilökunnan kanssa, mikäli työntekijä toimii yrityksen johdon- ja valvontavastuun alaisena. Kaikki toiminta ei kuitenkaan pysyvästä liikepaikastakaan harjoitettuna muodosta yhtiölle kiinteää toimipaikkaa kohdemaahan, vaan kysymyksessä tulee olla nimenomaan sellainen toiminta, minkä ei voida katsoa olevan avustavaa tai valmistelevaa. Lisäksi tällaista toimintaa tulee harjoittaa sellaisesta liikepaikasta, joka voidaan katsoa olevan yhtiön käytettävissä. Kynnys siihen, että liikepaikan voidaan katsoa olevan yhtiön käytössä, on kuitenkin suhteellisen matala ja näin ollen yritykselle voi muodostua kiinteä toimipaikka myös esimerkiksi työntekijän ulkomaiseen kotitoimistoon.

Vaikka yrityksellä ei katsottaisi olevan käytössään pysyvää liikepaikkaa kohdevaltiossa, voi kiinteä toimipaikka syntyä myös tilanteessa, jossa yrityksellä on epäitsenäinen edustaja ulkomailla. Epäitsenäinen edustaja voi muodostaa kiinteän toimipaikan yritykselle, jos edustaja voi solmia sopimuksia yrityksen nimissä ja edustaja käyttää tätä valtuuttaan säännöllisesti. Siten riski kiinteän toimipaikan muodostumisesta on myös olemassa esimerkiksi tilanteessa, jossa EOR-työntekijän tehtäviin kuuluvat erilaiset myyntitoiminnot kohdevaltiossa ja EOR-työntekijä voi solmia roolinsa puitteissa tai valtuutuksella sopimuksia yrityksen nimissä.

Lopuksi

Yrityksen hyödyntäessä ulkomaista työvoimaa, tulee myös tuloverotukselliset seikat ja velvollisuudet kohdevaltiossa ottaa huomioon – riippumatta siitä, onko ulkomaisen työvoiman palkkauksessa hyödynnetty apuna EOR-palveluntarjoajaa. Yrityksen tuloverotuksen ja kiinteän toimipaikan muodostumisen näkökulmasta EOR-palvelujen hyödyntäminen ei ole automaattisesti kansainvälisen rekrytoinnin ”vapaudu vankilasta” -kortti vaan kiinteän toimipaikan muodostuminen tulee arvioida jokaisen kohdevaltion kohdalta erikseen ja varmistaa, että yrityksen myös tuloverotuksellisista velvollisuuksista on huolehdittu asianmukaisesti jokaisessa kohdevaltiossa.

PwC tarjoaa asiakkailleen palveluja, jotka liittyvät kiinteän toimipaikan muodostumisen arviointiin sekä asiakkaiden tarpeiden mukaan myös ratkaisuja yritykselle kohdevaltioissa mahdollisesti syntyvien tuloverotuksellisten velvollisuuksien huolehtimiseksi.