COVID-19:n vaikutus pörssiyhtiön yhtiökokouksen järjestämiseen

Hallitus linjasi 16.3.2020 lisätoimenpiteistä koronavirustilanteen hoitamiseksi Suomessa. Hallitus on todennut yhteistoiminnassa tasavallan presidentin kanssa, että maassa vallitsee koronavirustilanteen vuoksi poikkeusolot. Hallitus antaa valmiuslain käyttöönottoasetuksen eduskunnalle tiistaina 17.3.2020. Valmiuslaissa on määritelty erilaisia poikkeusoloja, kuten Suomeen kohdistuva hyökkäys, erityisen vakava suuronnettomuus tai laajalle levinnyt tartuntatauti, jollainen koronaviruspandemia on. 

Osana koronavirustilanteen hoitamista julkiset kokoontumiset rajoitetaan kymmeneen henkilöön. Tämä on otettava huomioon myös pörssiyhtiöiden yhtiökokousten järjestämisessä. Käytännössä koronavirustilanteen vuoksi vallitsevissa poikkeusoloissa vaihtoehdoiksi jäävät etäosallistuminen yhtiökokoukseen tai yhtiökokouksen lykkääminen. 

Etäosallistuminen yhtiökokoukseen

Osakeyhtiölain mukaan hallitus voi päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua postin tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, jollei yhtiöjärjestyksessä kielletä edellä mainittuja osallistumistapoja. 

Edellytyksenä on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Lisäksi yhtiökokouksen kokouskutsussa on mainittava edellä mainitusta osallistumismahdollisuudesta, sen käyttämisen edellytyksistä, siihen liittyvistä osakkeenomistajan puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä. 

Suomalaisissa yhtiökokouksissa on käytetty sähköistä ennakkoäänestämistä ja yhtiökokouksia on kuvattu katsojille, mutta varsinaista reaaliaikaista etäosallistumista ei ole hyödynnetty. Yksinkertaisimmillaan virtuaalinen yhtiökokous vaatisi sovelluksen, joka yhdistäisi osakkeenomistajan osallistumisoikeuden tunnistamisen, äänestyspalvelun ja livekuvan. 

Yhtiökokouksen lykkääminen

Pörssiyhtiö voi lykätä yhtiökokouksen järjestämisen sellaiseen ajankohtaan, jolloin Suomessa ei enää vallitse koronavirustilanteen vuoksi poikkeusolot. 

Käytännössä tämä tarkoittaa jo kutsutun yhtiökokouksen peruuttamista ja uuden yhtiökokouksen koolle kutsumista myöhemmin. Pörssiyhtiön on toimitettava uusi yhtiökokouskutsu viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta, mutta kuitenkin vähintään yhdeksän päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Uuden yhtiökokouksen järjestämisessä on hyvä huomioida myös hallinnointikoodin suositus 2, jonka mukaan yhtiön on ilmoitettava internetsivuillaan päivämäärä, johon mennessä osakkeenomistajan on esitettävä yhtiön hallitukselle varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi vaatimansa asia.

Osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, jollei yhtiöjärjestyksessä ole määrätty lyhyempää aikarajaa yhtiökokouksen pitämiselle. Poikkeusolojen vallitessa ja viranomaisten rajoittaessa kokoontumisia varsinaisen yhtiökokouksen pitämistä voi lykätä määräajan yli ilman, että tästä aiheutuisi osakeyhtiölain mukaisia seuraamuksia.