Mitä COVID-19 tarkoittaa yhdistysten tilinpäätöksille ja kokouksille?

Yhdistys- ja kirjanpitosääntelyn näkökulma tarvittavien päätösten tekemiseen

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös ja toimintakertomus hyväksytään päiväämällä ja allekirjoittamalla. Allekirjoittajina ovat ne, joiden vastuulla tilinpäätöksen laadinta on eli yhdistyksessä hallitus. Hallituksen osalta riittää tällöin, että ainakin päätösvaltainen osuus hallituksen jäsenistä allekirjoittaa tilinpäätöksen. Kirjanpitolautakunta on täsmentänyt, että hyväksyntää varten ei ole välttämätöntä järjestää hallituksen kokousta, vaan allekirjoittaminen voidaan järjestää myös muuten. Yhdistyslain mukaan hallituksen hyväksymä ja tarkastettu tilinpäätös vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa.

Tilintarkastajan kanssa voi keskustella, kuinka hän suhtautuu erilaisiin menettelyihin varsinkin tilinpäätöksen allekirjoittamisen osalta, jos yhdistyksen hallitus ei koronavirustilanteen vuoksi kokoonnu tavanomaiseen aikaan fyysisesti. Tilinpäätöksen allekirjoittamiseen liittyviä sähköisiä menettelyjä on kuvattu Suomen Tilintarkastajat ry:n suosituksessa 2/2018 sähköisestä tilinpäätösmerkinnästä.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenten päätösvaltaa voidaan käyttää yhdistyksen kokouksessa, johon jäsenet kutsutaan, tai jos säännöissä niin on määrätty, jäsenten valitsemien valtuutettujen kokouksessa. Säännöissä voidaan määrätä myös muusta päätösmenettelystä ja liiton säännöissä liittoäänestyksestä. 

Ilman yhdistyksen tai valtuutettujen kokousta ei kuitenkaan voida päättää tietyistä kaikkein tärkeimmiksi katsotuista asioista, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta, vastuuvapauden myöntämisestä tai hallituksen jäsenten, tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valinnasta tai erottamisesta.

Yhdistyksen jäsenet tosin voivat tehdä näistäkin määrämuotoisen kirjallisen päätöksen kokousta pitämättä, jos he ovat kaikki yksimielisiä ja allekirjoittavat päätöksen. Käytännössä tämä lienee mahdollista vain pienimmissä yhdistyksissä. Suuremmissa yhdistyksessä on siten säännöistä riippumatta aina järjestettävä kokous, kun käsiteltävänä on tilinpäätös, vastuuvapaus ja/tai hallituksen kokoonpano tai tarkastajien valinta/erottaminen.

Yhdistyslaissa oletetaan, että yhdistyksen kokouksiin, liittokokouksiin ja valtuutettujen kokouksiin osallistutaan fyysisesti. Etäosallistuminen ennen kokousta tai kokouksen aikana (puolueilla mahdollista vain kokouksen aikana) edellyttää säännöissä olevaa määräystä ja myös erillistä äänestys- ja vaalijärjestystä. Yhdistyksen kokous, valtuutetut tai hallitus eivät siis voi päättää etäosallistumisesta ilman tukea voimassa olevista säännöistä. Etäosallistumisen lisäksi on aina oltava varsinainen fyysinen kokoustilaisuus, johon jäsen tai valtuutettu voi osallistua tarjotusta etäosallistumisen tavasta huolimatta. Etäosallistujien tunnistamisesta ei ole säädetty laissa kuten ei tunnistamisesta fyysisissäkään kokouksissa.

Jos kokousta ei ole ajoissa kutsuttu koolle tai järjestetty, jokaisella yhdistyksen jäsenellä on yhdistyslain perusteella oikeus vaatia hallitukselta sen pitämistä, oikeutta ei voi rajoittaa säännöissä. Viime kädessä vaatimus voidaan esittää toimivaltaiselle aluehallintovirastolle, joka voi pakottaa kokouksen pitämiseen.

Jos kokouksen kutsumiselle tai kokouksen pitämiselle on este, yhdistyksen hallitus saa odottaa esteen poistumista ja toimia vasta sitten (kirjallisuudessa aiheesta ainakin Halila, Heikki – Tarasti, Lauri: Yhdistysoikeus. 5, uudistettu painos. Alma Talent 2017.  s, 320-321).

Mikään viranomainen ei valvo tavallisen yhdistyksen kokousten järjestämistä, eikä esimerkiksi määräajasta viivästymiselle ole säädetty erityistä seuraamusta. Käytännössä kokouksen viivästymisellä voi olla monenlaisia heijastusvaikutuksia: jos tilinpäätöstä ei saada vahvistettua, ei pystytä täyttämään erilaisia raportointivelvoitteita ja määräajaksi valittujen hallituksen jäsenten ja tarkastajien toimikausi voi umpeutua, mistä voi aiheutua erityyppisiä ongelmia toiminnalle.

Kokous pidettävä fyysisesti, mutta ajankohtaa voi lykätä

Yhdistyksen hallituksella on useita keinoja huolehtia tilinpäätöksen allekirjoittamisesta, kokousta sitä varten ei tarvita. Keinojen soveltamisesta on syytä keskustella etukäteen tilintarkastajan/toiminnantarkastajan kanssa.

Yhdistyksen on säännöistä riippumatta pakko järjestää yhdistyksen jäsenille tai valtuutetuille kokous useita tärkeitä päätöksiä varten, jollei ole käytännössä mahdollista tehdä määrämuotoista yksimielistä päätöstä. Kokoukseen voi osallistua etänä vain, jos siitä on säännöissä määrätty ja täytetään yhdistyslaissa ja kyseisessä sääntömääräyksessä olevat muodot. Joka tapauksessa on oltava mahdollisuus osallistua kokoukseen myös fyysisesti. Jos kokouksen kutsumiselle tai järjestämiselle on este, yhdistyksen hallitus saa odottaa sen poistumista. Tämän jälkeen kokous kuitenkin tulisi pitää heti kun se voidaan jäsenten yhdenvertaisuuden toteuttavalla tavalla tehdä (esimerkiksi julkisen liikenteen toiminta pitkämatkalaisille).

Huomioitavat seikat koronavirustilanteen kannalta 

Aluksi koronavirustilanne oli vain vapaaehtoista varovaisuutta herättänyt vaihe, jossa yhdistyksen hallituksen kuitenkin oli ilmeisesti huolellista lykätä suurten kokousten järjestämistä; tosin tilanteita lienee arvioitava tapauskohtaisesti.

Sitä mukaa kun viranomaiset ovat antaneet suosituksia tai määräyksiä, jotka ovat eristäneet suuria ihmisryhmiä sekä rajoittaneet julkisia kokoontumisia ja liikennettä, on kokousten pitämättä jättäminen huolellista ja jopa pakollista.

Valmiustilasäädösten perusteella viranomaiset saattavat antaa nimenomaisia määräyksiä määräaikojen laskemisesta ja muista siviilioikeudellisista vaikutuksista.

Ilman niitäkin on ilmeistä, että yhdistysten pitämättä jäävien kokousten vuoksi täyttämättä jäävät velvoitteet ja umpeutuvat määräajat eivät aiheuta siviilioikeudellista vastuuta yhdistysten vastuuhenkilöille.

Edellä mainittujen esteiden aikanaan loppuessa tilannetta on arvioitava uudelleen. Jossain vaiheessa on odotettavissa tilanne, jossa on ryhdyttävä korjaaviin toimiin. Käsityksemme mukaan ensisijainen vaihtoehto ei tulisi olla kokouksen siirtäminen keväälle 2021, vaan se tulisi pyrkiä pitämään heti kun poikkeustila on poistunut.