Onnistunut hallitustyöskentely yhdistyksissä ja säätiöissä

PwC:n yhdistykset ja säätiöt -toimialaryhmän järjestämässä aamiaisseminaarissa 10.11.2017 käsiteltiin yhdistysten ja säätiöiden hallitustyöskentelyä. Oikeudellisen näkökulman lisäksi nostettiin pohdittavaksi niin vuorovaikutuksen merkitystä kuin digitalisaation tuomia mahdollisuuksia hallitustyöskentelyn tehostamiseksi.

Seminaarin tarkoitus oli herättää kuulijat pohtimaan sitä, mitä tarkoittaa nykyaikainen hallitustyöskentely yhdistyksissä ja säätiöissä:

• Miten varmistetaan esimerkiksi aikataulutus ja tasapuolinen, riittävä tiedonsaanti?
• Miten tuetaan toimivaa vuorovaikutusta ja parannetaan tehokkuutta?
• Miten pitää huolta tietoturvallisuudesta ja samalla hyödyntää digitalisaation tuomia mahdollisuuksia hallitustyöskentelyssä?

Yhdistyksen ja säätiön hallitusten oikeudelliset asemat poikkeavat jonkin verran toisistaan. Yhdistyksissä hallituksella ei ole ns. yleistoimivaltaa tehdä päätöksiä, joita ei ole esimerkiksi yhdistyslaissa tai yhdistyksen säännöissä nimenomaisesti määrätty hallituksen tehtäväksi. Säätiöissä taas hallitus on usein ainoa johtoon kuuluva toimielin ja on siten vastuussa kaikista päätöksistä säätiössä.

Hallituksen tärkein tehtävä sekä yhdistyksissä että säätiöissä on huolehtia siitä, että yhdistyksen ja säätiön toiminnassa toteutetaan mahdollisimman tehokkaasti yhdistyksen ja säätiön säännöissä määrättyä tarkoitusta.

Hallituksen jäsenellä lain mukaan oleva huolellisuusvelvollisuus määrittää kaikkia hallituksen jäsenen tehtäviä ja niiden toteutusta – hallituksen jäsenen tulee huolellisesti toimien edistää yhdistyksen ja säätiön etua ja varmistaa tarkoituksen toteutuminen yhdistyksen ja säätiön toiminnassa.

Hallituksen jäsenellä on huolellisuusvelvollisuuteen liittyvä aktiivinen rooli tuntea ja tutustua yhdistyksen ja säätiön toimintaan ja osallistua päätöksentekoon. Hallituksen jäsenen tulee pystyä tekemään riippumattomia päätöksiä eikä hän koskaan edusta esimerkiksi valitsijana olevaa taustaorganisaatiota. Hallituksen jäsenen on hyvä tiedostaa hallituksen jäsenen rooliin liittyvät vaatimukset ennen sitoutumistaan hallituksen jäsenen tehtävään; tietämättömyys tai ajanpuute eivät vähennä hallituksen jäsenen vastuita.

Vuorovaikutuksella tehokkuutta hallitustyöskentelyyn

Hyvän vuorovaikutuksen merkitystä pohdittiin tilaisuudessa sekä kokoukseen valmistautumisen – agendan laatimisen –  että varsinaisen kokouksen kannalta. Ohessa tiivistettynä kuusi kohtaa tehostamaan hallituksen kokouksia:

1. Luottamus ryhmässä on edellytys tulokselliselle työskentelylle. Se on erityisen tärkeää, kun käsiteltävä aihe on tunteita herättävä. Avoimuus, rehellisyys, erilaisuuden hyväksyminen, arvostuksen osoittaminen ja kannustus kasvattavat luottamusta. Mihin teidän hallituksessanne on tärkeä kiinnittää huomiota?
2. Läsnäolo. Voimme keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan. Siksi on tärkeä luoda kokouskäytännöt, jotka edistävät mahdollisuutta keskittyneeseen läsnäoloon. Jos kollega kokouksen aikana kirjoittaa omaa sähköpostia, miten se vaikuttaa ryhmän työskentelyyn?
3. Kuuntelu ilman ennakkokäsitystä vai tauon odottaminen oman mielipiteen esittämiseksi? Kumpi tapa on tyypillinen teidän kokouksessanne? Miten aito kuunteleminen vaikuttaa mielestäsi keskusteluun?
4. Avoimet kysymykset edistävät keskustelua, mutta ohjaavatko ne keskustelua aina sinne, mikä on yhteinen tavoite? Kysytkö, koska olet kiinnostunut vai koska vastaus edistää tavoitettanne? Miettimällä miten kysyy, voi oleellisesti vaikuttaa keskustelun laatuun.
5. Kiteyttäminen auttaa seuraamaan keskustelua sekä antaa mahdollisuuden varmistaa, että kaikki ovat ymmärtäneet asian samalla tavalla. Olettamusten määrä vähenee.
6. Reflektointi. Kokouksen päätteeksi on arvokasta käydä läpi mikä keskustelussa onnistui, mihin on tarpeellista kiinnittää huomiota jatkossa. Kun halutaan tehostaa työskentelyä vuorovaikutuksen avulla, reflektointi on siihen erinomainen työväline.

Uusi digitaalinen työkalu helpottamaan ja parantamaan hallitustyöskentelyä

Hallitusten työskentelyn suurimpia haasteita ovat käytännön tasolla usein asiakirjojen säilyttäminen, kokousten järjestäminen ja aikataulutus, kokoukseen liittyvien asiakirjojen hyväksyttäminen ja kommentointi eri jäsenillä, päätöksentekoketjun seuranta ja yleisesti kommunikaatio ja kommentointi eri asiakirjojen ympärillä. Pitkät asiakirjojen kommentointiketjut ruuhkauttavat sähköpostia ja luovat epäselvyyttä kokonaistilanteesta. Asiakirjoja saatetaan myös säilyttää eri henkilöiden tietokoneilla tai muissa tietoturvattomissa paikoissa.

Näihin haasteisiin liittyen asiakkaan hyvän hallintotavan edistäminen on meille PwC:läisille ensisijaisen tärkeä asia. Tilaisuudessa esiteltiin PwC:n asiakkaille lanseerattua digitaalista sopimusten- ja kokoustenhallintatyökalua, MyFilesia, joka tukee organisaatioita hyvän hallintotavan edistämisessä. MyFiles mahdollistaa kokousten koko elinkaaren hallinnan agendan luomisesta aikatauluavustajaan ja pöytäkirjan allekirjoittamiseen sekä metatietoon perustuvan sopimusten ja asiakirjojen hallinnan. Työkaluun sisältyy myös nopea ja helppo sähköinen allekirjoitus sekä ulkoiseen tiedonjakamiseen tarkoitettu Virtual Data Room.

MyFiles on tietoturvallinen ja erittäin helppokäyttöinen, ja tarjoamme sitä asiakkaillemme hyvin edulliseen hintaan 8,70€/käyttäjä/kuukausi (ei sis. alv.). Tutustu MyFilesiin