Ovatko asiakirjanne tekoälyvalmiita?

Tulevaisuudessa yhä suurempi osa asiakirjoista analysoidaan tekoälyn avulla. Vaikka yritys ei hyödyntäisi tekoälyä omassa toiminnassaan, sen merkitystä ei voi jättää huomiotta. Tekoälypohjaista asiakirja-analyysiä hyödynnetään esimerkiksi yrityskauppojen due diligence -tarkastuksissa. Tarkastuksia helpottamalla yritys tai sen myyjä voi tehdä kohdeyhtiöstä houkuttelevamman ostajille ja yhteistyökumppaneille.

Miten asiakirjoista tehdään tekoälyvalmiita?

Oppiva ohjelma ei ajattele kuin ihminen. Tekoäly ei lue tekstiä, vaan etsii kaavoja ja samankaltaisuuksia. Ihmiselle selkeä asiakirja on yleensä looginen myös koneelle. Tekoäly pitää johdonmukaisuudesta ja suurista tietomääristä.

Tekoäly pitää selkeistä rakenteista eri asiakirjoissa. Voit parantaa tuloksia erottamalla asiakirjan erilliset asiat selkeiksi kokonaisuuksiksi alaotsikoilla ja liitteillä.
Tekoälyn on helpointa käydä läpi vallitsevan tavan mukaan laadittuja dokumentteja.
Malliasiakirjat ja yhtenäistetyt kirjoitusohjeet yrityksen sisällä vähentävät vaihtelua asiakirjan ulkoasussa ja siten parantavat tekoälyn suoritusta.
Poikkeaminen tahdonvaltaisesta lainsäädännöstä tai yleisistä sopimusehdoista on ilmaistava tekstissä selkeästi. Esimerkiksi pelkän pykälänumeron muuttaminen saattaa jäädä tekoälyltä huomaamatta.
Määrittele termit ja käytä niitä johdonmukaisesti.
Käyttämällä sähköistä allekirjoitusta vältät tekstintunnistamisen haasteet.