Palkkahallinnon ulkoistaminen – mitä hyötyä siitä olisi yrityksellesi?

Kuinka monta kertaa palkkapäivän ulkopuolella sinun tarvitsee ajatella palkka-asioitasi? Oma palkka on usein hyvin henkilökohtainen – ja joskus jopa arkakin aihe. Palkka-asiat kuitenkin koskettavat jokaista työssäkäyvää henkilöä, joita vuonna 2022 Tilastokeskuksen mukaan Suomessa oli yli 2,6 miljoonaa. Kun palkka tulee tilillesi oikein ja ajallaan, toimii yrityksesi palkkaprosessi kuten pitää. Aina näin ei ole, ja viimeistään silloin on hyvä miettiä palkkahallinnon ulkoistamisen mahdollisuutta.

Hyvin hoidettu palkkahallinto on huomaamatonta. Laadukkaan palkkahallinnon tunnistaa ennemmin palautteen määrästä kuin laadusta. Jos prosessissa on tapahtunut virhe, palaute saadaan välittömästi. Jos taas palautetta ei tule, on todennäköistä, että palkka on saapunut työntekijälle ilman virheitä. Erityisesti työntekijäkokemuksen näkökulmasta on kriittistä, että palkkahallintoon voi luottaa.

Palkkakonsultin työ vaatii monenlaista osaamista ja kykyä työskennellä jatkuvan paineen alla. Palkkahallinnossa ei ole varaa myöhästyä määräajoista, sillä palkka vaikuttaa aina jokaisen työntekijän elämään henkilökohtaisesti. Vaikka suurimmalla osalla meistä palkka tulee tilille kerran kuussa, käytetään palkkahallintoon liittyviin prosesseihin lähes koko kuukausi.

Palkan laskemisen lisäksi laadukas palkkahallinto vastaa kysymyksiin mm. työsopimuksiin, vuosilomiin, työnantajavelvoitteisiin ja palkkaraportointiin liittyen. Lisäksi palkkahallinto tekee yhteistyötä viranomaistahojen kuten Kelan, Verohallinnon, Tulorekisterin, vakuutusyhtiöiden ja työterveyshuollon kanssa. Koska lait ja työehtosopimukset päivittyvät aika ajoin, on osaamisen laadusta pidettävä huolta säännöllisesti kouluttautumalla.

Ammattitaitoinen palkkakonsultti on yritykselle kultaakin kalliimpi. Jokainen meistä varmasti toivoo, että oma palkanlaskijamme osaa tilanteessa kuin tilanteessa toimia oikein. Esimerkiksi uutta työntekijää palkatessa, perhevapaan alkaessa kuten myös työsuhteen päättyessä, on ehdottoman tärkeää työnantajan sekä palkansaajan kannalta osata hoitaa tilanteet lakien ja työehtosopimusten vaatimalla tavalla.

Jokaisen yrityksen tulisi tietyin väliajoin pysähtyä tarkastelemaan oman palkkahallintonsa tilaa, oli se sitten järjestetty yrityksen sisällä tai ulkoistettu muualle. Alla kysymyksiä, joihin vastaamalla on hyvä aloittaa oman palkkahallinnon tilan tarkastelu:

Miten varmistaa, että tarvittavat ja ajankohtaiset palkanmaksuun liittyvät asiat ovat palkkahallinnolla tiedossa?
Onko erityistilanteiden raportoinnissa jotain, mitä yrityksessä tulisi huomioida?
Miten varmistua siitä, että palkka on raportoitu oikein ja mitä tehdä, jos se ei ole?
Ovatko kansainväliseen työskentelyyn liittyvän raportoinnin erityissäädökset tuttuja?

Vaikka työntekijöitä olisi vain yksi, on joskus kannattavaa pohtia palkkahallinnon ulkoistamista. Miksi et vapauttaisi aikaasi laskemiselta ja raportoinnilta ydintoimintaasi?

PwC:n Payroll Consulting & Outsourcing -tiimi tukee mielellään organisaatiotasi kaikissa palkkaukseen ja työsuhteisiin liittyvissä kysymyksissä. Osaamme neuvoa vaikeimmissakin raportoinnin kiemuroissa ja autamme mielellämme myös palkkaprosessien tarkastelussa ja parantamisessa. Älä epäröi olla meihin yhteydessä pienissä ja isoissa kysymyksissä!

Kirjoittajat toimivat palkkahallinnon ja työantajavelvoitteiden konsultteina PwC:llä. He ovat erikoistuneet kansainväliseen työskentelyyn liittyviin palkkahallinnon erityissäännöksiin, mutta konsultoivat mielellään kaikenlaisissa palkkahallinnon tilanteissa.