Palkkatasa-arvoa ja tietosuojaa työelämään – mitä yritysten tulee huomioida?

Työelämää koskee suuri määrä lakeja työelämän eri osa-alueilta ja lainsäädäntö muuttuu jatkuvasti. Euroopan unionissa hyväksyttiin viime vuonna kaikkia yksityisen ja julkisen sektorin työnantajia koskeva palkka-avoimuusdirektiivi, jonka tarkoituksena on tuoda tasa-arvoa ja läpinäkyvyyttä yhtiöiden palkitsemiseen. Se tuo pakolliseksi myös palkan tai palkkahaitarin ilmoittamisen ennen työhaastattelua. Vaikka Suomen lainsäädäntö täyttää jo osin direktiivin vaatimukset, direktiivi sisältää myös uusia vaatimuksia, joihin kannattaa varautua hyvissä ajoin.

Järjestimme aiheesta 26.3.2024 webinaarin, jossa kysymyksiä herätti muun muassa se, tuleeko samapalkkaisuutta tarkastella ja raportointi suorittaa yritys- vai konsernikohtaisesti. Lisäksi kysyttiin, mitä tarkoitetaan palkkatasojen täydentävillä ja muuttuvilla erillä ja rekrytoinnin yhteydessä annettavien palkkatietojen toimittamisella ”muulla tavoin”. Kysymyksiä kirvoitti myös se, koskeeko direktiivi vain naisten ja miesten välistä palkkatasa-arvoa.

Samapalkkaisuutta koskeva tarkastelu ja raportointi on direktiivin mukaan työnantajakohtaista. Mitä tulee täydentäviin ja muuttuviin eriin, niillä tarkoitetaan työntekijän tavanomaisen perus- tai vähimmäispalkan lisäksi saamia etuuksia, jotka työntekijä vastaanottaa välittömästi tai välillisesti, rahana tai luontoisedun muodossa. Direktiivissä esimerkkeinä näistä eristä on listattu muun muassa bonukset, ylityökorvaukset, matkaedut, asunto- ja ateriaedut sekä lakisääteinen sairauspäiväraha.

Alkupalkkaa tai palkan vaihteluväliä koskevan tiedon voi direktiivin mukaan toimittaa työnhakijoille myös ”muulla tavoin”. ”Muulla tavoin” tiedon antaminen voi direktiivin mukaan tapahtua esimerkiksi työmarkkinaosapuolten välityksellä.

Palkka-avoimuusdirektiivin tavoitteena on tukea samapalkkaisuuden periaatteen toteutumista eli sitä, että nimenomaan naisille ja miehille maksetaan samasta tai samanarvoisesta työstä sama palkka. Direktiivi tunnistaa intersektionaalisen syrjinnän – sukupuoleen perustuvan palkkasyrjinnän yhteydessä olisi voitava ottaa huomioon myös syrjintäperusteiden yhdistelmä.

Tietosuojaan liittyen webinaarissa puolestaan kysyttiin erityisesti henkilötietojen säilytysajoista sekä työntekijöiden terveydentilatietojen säilyttämisestä.

Säilytysajat ovatkin yleisesti hämmennystä herättävä ja vaikea kysymys, sillä tietosuojalainsäädännössä ei ole määritelty henkilötietojen säilytysaikoja. Yksiselitteisiä, yleispäteviä säilytysaikoja ei ole annettavissa, vaan ne on punnittava aina tapauskohtaisesti. Rekisterinpitäjän on arvioitava henkilötietojen säilytysaikaa ja tarpeellisuutta kyseessä olevaa käyttötarkoitusta vasten. Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen käyttötarkoituksessa ja alkuperäinen oikeusperuste käsittelylle on olemassa.

Työntekijöiden henkilötietojen säilytysaikoja määrittelevät ennen kaikkea työlainsäädännön kanneajat. Rekisterinpitäjän on varmistettava, että sen käytössä olevat tietojärjestelmät ja muut käsittelyprosessit tukevat säilytysaikojen noudattamista ja säännöllistä arvioimista.

Terveydentilatiedot työelämän tietosuojalaki määrää säilyttämään erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Näin ollen niitä ei saa säilyttää esimerkiksi osana palkanlaskennan materiaalia, vaan niille on oltava oma lukittu tiedostonsa tai paperiarkistonsa. Tiedot on säilytettävä siten, että niihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on siihen tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy työntekijöiden terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä.