Säästöjä ja tehokkuutta PK-yritykseen oikealla HR:n organisoinnilla
Erilaisia tapoja hoitaa HR-asiat on yhtä paljon kuin organisaatioita. Pienessä tai ketterässä organisaatiossa yhdellä henkilöllä voi olla useita erilaisia hattuja päässään. Silloin esimerkiksi toimitusjohtaja voi hoitaa osana rooliaan myös kaikkea HR:stä markkinointiin sekä myynti- ja kehitystehtäviin. Suuremmassa organisaatiossa HR-tiimin sisällä taas on useita eri osa-alueisiin erikoistuneita asiantuntijoita. Järkevällä organisoitumisella voidaan lisätä merkittävästi tehokkuutta ja saada aikaan euroissa mitattavia säästöjä organisaation koosta riippumatta. Pienemmissä organisaatioissa tämä voi tarkoittaa myös uuden HR-roolin lisäämistä. Lue lisää siitä, miten kokonaiskustannusten näkökulmasta uudenkin roolin lisääminen voi lopulta tuottaa säästöä.
Erilaisia tapoja hoitaa HR-asiat on yhtä paljon kuin organisaatioita. Pienessä tai ketterässä organisaatiossa yhdellä henkilöllä voi olla useita erilaisia hattuja päässään. Silloin esimerkiksi toimitusjohtaja voi hoitaa osana rooliaan myös kaikkea HR:stä markkinointiin sekä myynti– ja kehitystehtäviin. Suuremmassa organisaatiossa HR-tiimin sisällä taas on useita eri osa-alueisiin erikoistuneita asiantuntijoita. Järkevällä organisoitumisella voidaan lisätä merkittävästi tehokkuutta ja saada aikaan euroissa mitattavia säästöjä organisaation koosta riippumatta. Pienemmissä organisaatioissa tämä voi tarkoittaa myös uuden HR-roolin lisäämistä. Lue lisää siitä, miten kokonaiskustannusten näkökulmasta uudenkin roolin lisääminen voi lopulta tuottaa säästöä.
Kun uusi yritys saa alkunsa, henkilöstöä on tyypillisesti yhdestä muutamaan. Kunkin työntekijän rooli kattaa laajasti erilaisia vastuualueita, ja yrittäjämäinen asenne sekä toiminta korostuvat. Yrityksen kasvaessa ja henkilöstömäärän lisääntyessä roolit alkavat hiljalleen tarkentua, ja myös kokonaan uusia rooleja alkaa muotoutua. Yrityksen alkuvaiheessa ja ylipäätään pienemmissä yrityksissä HR-asiat ovat tyypillisesti yrityksen perustajan, toimitusjohtajan tai talousjohtajan pöydällä, jolloin niitä hoidetaan muiden työtehtävien ohella. Toisinaan saattaa myös käydä niin, etteivät HR-asiat ole oikein kenenkään vastuulla, vaan kukin hoitaa vuorollaan kulloinkin eteen tulevia tehtäviä. Tämä ei välttämättä ole kaikkein järkevin vaihtoehto.
Mikä sitten olisi tehokkain ja taloudellisin tapa HR-asioiden organisointiin? Pohdi ainakin näitä eri vaihtoehtoihin liittyviä teemoja ja kysymyksiä.
Vaihtoehto 1: Perustaja, toimitusjohtaja tai talousjohtaja hoitaa HR-asiat oman roolinsa ohessa
- HR-asioihin käytetyn ajan vaihtoehtoiskustannus: Mitä muuta ajalla voisi tehdä ja mikä käytetyn ajan hinta tästä näkökulmasta on? Olisiko tehokkaampaa ulkoistaa HR-asiat jonkun muun vastuulle ja käyttää vapautunut aika omaa ydinosaamista vastaaviin tehtäviin? Tyypillisesti yrityksen perustajan, toimitusjohtajan ja talousjohtajan palkka sivukuluineen on korkeampi kuin HR-roolissa toimivan, ja HR-asioihin käytetty aika on pois muista liiketoiminnan kehittymistä edistävistä tehtävistä.
- HR-osaaminen: Onko tehtäviä nyt hoitavalla riittävää osaamista HR-asioista? Tulevatko lakisääteiset velvoitteet huomioitua ja tiedetäänkö esimerkiksi uusista vaatimuksista henkilöstömäärän ylittäessä 20 tai 30 henkeä?
- Työn mielekkyys: Kuinka mieluinen osa työnkuvaa HR-palikka on? Miten HR-vastuut vaikuttavat esimerkiksi talousjohtajan työntekijäkokemukseen, työssä viihtyvyyteen ja sitoutumiseen?
- HR-asioihin käytettävissä oleva aika: Ehditäänkö huolehtimaan vain pakollisista toimenpiteistä vai onko aikaa myös strategisemmalle suunnittelulle ja kehittämiselle, joilla voidaan luoda organisaatiolle aitoa lisäarvoa?
- Työntekijäkokemus organisaatiossa: Miten henkilöstö kokee, että heidän asioitaan hoidetaan? Kuinka tärkeiksi henkilöstöasiat priorisoidaan, jos niitä hoidetaan muun työn ohessa? Selkeät ja laadukkaat HR-käytännöt parantavat oikeudenmukaisuuden kokemusta ja erilaisten käytänteiden tasalaatuisuutta.
- Esihenkilöiden kuormitus: Millaiset edellytykset esihenkilötyön onnistumiseen luodaan? Saavatko esihenkilöt riittävästi tukea liiketoiminnan kannalta kriittiseen rooliinsa?
Vaihtoehto 2: Yritykseen palkataan kokenut HR-päällikkö/-johtaja
- Vaadittava osaaminen: Millaisella profiililla kannattaa palkata ja mihin liiketoiminnan nykytilassa on toisaalta varaa? Jos päädytään rekrytoimaan yksi HR-asioista vastaava henkilö, on hyödyllisempää palkata ennemmin laajan osaamisen omaava ja kokenut generalisti kuin jonkin tietyn osa-alueen asiantuntija. Vaihtoehtoisesti saatetaan valita hallinnollisen puolen taitava osaaja, jolta uupuu syvempi osaaminen ja kokemus erilaisista haastavista HR-tilanteista. Mitä laajempi osaaminen ja kattavampi kokemus henkilöllä on, sitä korkeammaksi palkka sivukuluineen tyypillisesti muodostuu. Tämä voi olla huomattava investointi, jolle onneksi on vaihtoehtoja.
- Työn mielekkyys: Miten varmistaa ainoan HR-työntekijän viihtyvyys, oppiminen ja kehittyminen? Kalleinta yritykselle on palkata kokenut HR-osaaja, joka ei viihdy tehtävässään ja siirtyy toisaalle. Tuolloin on investoitu henkilön perehtymisvaiheeseen, mutta ei vielä saatu tehokkuutta ja tuloksia.
- Tiedon keskittyminen yhdelle henkilölle: Miten varmistetaan HR-toiminnan jatkuvuus ja tiedon siirtyminen mahdollisten henkilövaihdosten myötä? Kuka tuuraa henkilöä lomien ja muiden poissaolojen aikana?
Vaihtoehto 3: Hyödynnetään Interim HR -palveluita
- Kustannukset: Kuinka paljon HR-osaamisesta pystytään maksamaan? Tyypillisesti kokeneen, kokoaikaisen HR-päällikön tai HR-johtajan vuokraaminen maksaa 15 000–30 000 €/kk. Kustannustasonsa vuoksi interim-palvelu toimii harvoin pitkäaikaisena ratkaisuna.
- Tiedon keskittyminen ulkoiselle kumppanille: Miten varmistetaan HR-osaaminen ja tiedon siirtyminen yhteistyön päättyessä? Miten määritellään, mille ajanjaksolle interim-palvelua on tarkoitus hyödyntää ja mitä sen jälkeen tapahtuu?
Vaihtoehto 4: Parhaat palat vaihtoehdoista 2 ja 3
Yritykseen palkataan operatiivisen tason HR-osaaja, minkä lisäksi hyödynnetään jatkuvaa HR-palvelua.
- Vaadittava osaaminen: Millaisella profiililla palkataan ja paljonko se maksaa? Kun käytettävissä on myös ulkoinen HR-tuki, voidaan organisaation ainoaksi HR-osaajaksi palkata koordinaattori- tai asiantuntijatason ammattilainen päällikön tai johtajan sijaan. Tällöin HR-osaajan palkka sivukuluineen on vaihtoehtoa 1 huomattavasti matalampi, jopa puolet pienempi.
- Työn mielekkyys: Ainoan HR-roolissa yrityksessä työskentelevän työntekijän tuki, oppiminen ja kehittyminen varmistetaan ulkoisella, kokeneella HR-tuella. Tämä lisää työn houkuttelevuutta ja mielekkyyttä sekä mahdollistaa ammatillisen kehittymisen. Yritys saa joukkoonsa osaajan, jonka tehokkuus ja tuottavuus todennäköisesti kasvavat tehtävässä toimimisen myötä. Tämä muista soolo-HR-rooleista puuttuva tuki toimii todennäköisesti myös rekrytointivalttina ja parantaa henkilön sitoutumista yritykseen.
- Riskin hajauttaminen: Tässä mallissa tieto organisaation HR-asioista ei keskity vain yhdelle ihmiselle, vaan on sekä organisaation sisäisellä HR-ammattilaisella että ulkoisella kumppanilla. Mahdolliset henkilövaihdokset sujuvat kätevästi, ja lomien ja muiden poissaolojen aikana apua saa asiantuntijoilta, jotka tuntevat organisaation toimintaa jo entuudestaan. Malli turvaa toiminnan tehokkaan jatkuvuuden.
- Kustannukset: Koordinaattori-/asiantuntijatason HR-osaajan palkka sivukuluineen + ulkoisen HR-tuen hinta yhteensä on tyypillisesti huomattavasti edullisempi kuin täysipäiväisen interim-tuen hinta. Lisäksi se tulee myös yleensä edullisemmaksi kuin kokeneen HR-päällikkötasoisen henkilön palkkaaminen. Ennen kaikkea malli on merkittävästi edullisempi kuin kokonaiskustannus sille, että talousjohtaja tai toimitusjohtaja hoitaa HR-asioita muun työnsä ohessa.
- Jatkuvuus: Budjetoitava ja kustannustehokas vaihtoehto, joka ei ole vain väliaikainen, vaan sen päälle voidaan rakentaa skaalautuva ja tehokas HR-toiminto.
Monelle PK-yritykselle tämä on paras ratkaisu, toimisiko se myös teillä?
Kustannukset 4 tunnin HR-työlle
* Toimitusjohtajan palkka Oikotien palkkavertailussa kesäkuussa 2024
** HR-koordinaattorin palkka Oikotien palkkavertailussa kesäkuussa 2024
Toimitusjohtajan vaihtoehtoiskustannuksella tarkoitetaan tässä kontekstissa sitä tuottoa, joka menetetään, kun toimitusjohtaja käyttää aikansa laskutettavan työn sijaan HR-asioihin.
