Sopimushallinta osana yrityksen riskienhallintaa
Yrityksen sopimukset eivät ole saaria liiketoiminnan meressä. Sen sijaan ne kaikki liittyvät toisiinsa. Siksi on erittäin tärkeää ymmärtää, miten yrityksesi sopimusketju toimii.
Yrityksen sopimukset eivät ole saaria liiketoiminnan meressä. Sen sijaan ne kaikki liittyvät toisiinsa. Siksi on erittäin tärkeää ymmärtää, miten yrityksesi sopimusketju toimii.
Älä katkaise sopimusketjua
Keskustelin muutamia vuosia sitten melko paljon startup-yrittäjien kanssa siitä, mitä heidän tulisi ottaa huomioon juuri perustamansa yrityksen kannalta. Niin pidempään toiminnassa olleissa yrityksissä kuin startup-yrityksissäkin sopimuksia pidetään usein toisistaan erillisinä asioina. Tällä tarkoitan, että jokainen neuvoteltu sopimus nähdään ikään kuin omana pienenä saarenaan, erillään kaikesta sitä ympäröivästä. Tällainen tapa suhtautua sopimuksiin voi johtaa sidosryhmähallinnan haasteisiin ja aiheuttaa lisäksi huomattavia oikeudellisia ja taloudellisia riskejä.
Siksi annoinkin yleensä seuraavan neuvon: ”Älä katkaise ketjua”. Sopimukset tulisi nähdä osana ketjua, jonka kaikki osat ovat tiiviisti kytköksissä liiketoimintaan. Helpoin tapa lähestyä tätä asiaa on tarkastella myynti- ja hankintasopimusten välistä yhteyttä. Myynti- ja hankintaorganisaatioiden tulee tehdä tiivistä yhteistyötä monista syistä.
Yksi tärkeimmistä asioista on varmistaa, että eri rajapinnoissa olevien sopimusten ehdot vastaavat mahdollisimman hyvin toisiaan. Täydellisessä maailmassa samassa ketjusssa olevissa sopimuksissa olisi samat – tai ainakin toisiaan tarkasti vastaavat – ehdot.
Valitettavasti maailma on harvoin täydellinen, minkä vuoksi sinun on ymmärrettävä liiketoiminnan kannalta tärkeimmät seikat, eli minkä myynti- ja hankintasopimusten ehtojen tulee vastata toisiaan, jotta riskit pysyvät hallinnassa. Näihin vaikuttavat esimerkiksi yrityksesi, sen liiketoiminta ja toimiala, sopimusaika sekä liiketoiminnallinen tavoite. Toisin sanoen ei ole olemassa mitään valmista luetteloa tärkeimmistä seikoista, vaan jokaisen on määriteltävä ne itse oman liiketoimintatilanteen perusteella.
On kuitenkin muutamia yleisiä kokonaisuuksia, joista voi koitua merkittäviä riskejä, ellei niistä huolehdita.
Huomioi vastuut, oikeudet ja maksuehdot
Ensin vastuut. Otatko asiakassopimuksessa vastuita, joita et voi jakaa toimittajien kanssa? Kaikkia asiakassuhteen vastuita ei tietenkään voida vierittää toimittajille. Joissain tapauksissa se voi jopa olla kohtuutonta, ja se saattaa olla toimittajan mielestä seikka, joka estää sopimuksen solmimisen. Otatko kuitenkin kontollesi vastuita, joista toimittajasi voisi helposti huolehtia ja joiden toteutumista toimittaja voisi jopa valvoa? Ehkä toimittaja on ainoa osapuoli, joka voi tehokkaasti huolehtia kyseisten vastuiden toteutumisesta. Jos asia on näin, sinun tulisi huomioida tämä sopimuksissasi.
Toinen esimerkki on sopimusten nojalla myönnetyt oikeudet.
Asiakkaallesi myyntisopimusten nojalla myönnettyjen oikeuksien tulee vastata oikeuksia, jotka sinulle on myönnetty hankintasopimusten ehdoissa.
Tämä koskee etenkin immateriaalioikeuksia, mutta ei kuitenkaan rajoitu pelkästään niihin. Jos myöntäisit asiakkaallesi tuotteisiin, palveluihin tai niiden käyttöön paremmat oikeudet kuin mitä toimittajasi on myöntänyt sinulle, saattaisit rikkoa jommankumman sopimuskumppanin kanssa solmittua sopimusta.
Kolmas ja viimeinen esimerkki liittyy maksuehtoihin. Tämä esimerkki on todennäköisesti myös havainnollistavin. Ajattele tilannetta, jossa olet sopinut asiakkaasi kanssa 60 päivän maksuehdosta. Samalla hankintasopimuksissa, jotka liittyvät sinun asiakkaallesi toimittamiin tuotteisiin tai palveluihin, myönnetään toimittajille 30 päivän maksuehto. Tämä johtaa siihen, että yrityksesi joutuu odottelemaan saamisiaan 30 päivää. Jos näin tapahtuu vain kerran, selviät varmasti jollain keinolla. Jos näin kuitenkin tapahtuu toistuvasti, koska myynti- ja hankintaorganisaatiosi eivät tee yhteistyötä, tai jos riskinä on merkittävä kassavirtaongelma, sinun on puututtava asiaan.
Vaikka nämä kolme yllä annettua esimerkkiä ovatkin yksinkertaistettuja, toivottavasti ne kuitenkin antavat osviittaa siitä, miten riskejä voidaan hallita tehokkaasti asianmukaisella sopimushallinnalla, myynnin ja hankinnan välisellä yhteistyöllä sekä harkitulla, muuhun liiketoimintaan liittyvällä neuvottelustrategialla.
Tämän vuoksi sopimuksia ei kannata pitää vain välttämättömänä pahana, jonka juristit ovat keksineet omaksi ilokseen, vaan aktiivisena ja tärkeänä osana liiketoimintaa.
Lopuksi huomio, että sopimuksissa käsitellään harvoin pelkästään oikeudellisia asioita. Kaikkia sopimuksiin liittyviä asioita tulisikin siis pitää liiketoimintaan liittyvinä asioina. Sopimusehdoilla, kun on ikävä tapa muuttua liiketoimintaan liittyviksi asioiksi viimeistään silloin, kun niille on laskettava rahallinen arvo.
