PWC Uutishuone

SAP Central Finance tuo taloudenhallintaan eheää dataa, yhdenmukaisuutta ja toiminnallisuutta

Taloudenhallintaan laajempaa ja yhdenmukaisempaa tietoa, läpinäkyvyyttä ja toiminnallisuutta. Jos nämä ovat organisaation tavoitteita, hyvä keino näiden toteuttamiseen on SAP Central Finance, osa SAPin toiminnanohjauksen uutta sukupolvea.

Alan ammattipiireissä SAP S/4HANA on jo tuttu nimi, ja tässä kirjoituksessa keskityn SAP S/4HANA:n taloudenhallinnan ytimen ja sen integraatioratkaisun konseptiin, Central Financeen. Central Finance on lyhyessä ajassa vakiinnuttanut asemansa isojen SAP-transformaatiohankkeiden taloudenhallinnan veturina.

Taustalla tuttu perusajatus

Muutoksessa ei ole kyse mistään yksittäisestä SAPin tuotteesta, vaan paketoidusta ratkaisusta eri teknologioita. Niiden pohjimmainen tarkoitus on helpottaa integroitumista, keskittää taloudenhallinnan tietoa ja hyödyntää sitä aiempaa laajemmin liiketoiminnassa.

Keskitetty taloudenhallinta ei ole uusi juttu. Jo useamman vuosikymmenen ajan on perustettu palvelukeskuksia, jotka pyörittävät keskitettyjä talouden ohjausjärjestelmiä. Teknologia ei ole kuitenkaan koskaan tarjonnut niin paljon mahdollisuuksia kuin mitä SAP Central Finance tänä päivänä. Taustalla oleva perusajatus on kuitenkin ollut jo pitkään sama.

 Vaiheistetusti eteenpäin

Suurilla organisaatioilla on tyypillisesti käytössään useita SAP ERP -järjestelmiä. Ison muutoksen taustalla on tarve paitsi yhdenmukaistamiseen, myös halu saada investoinnille hyötyjä uusien toiminnallisuuksien avulla nopeasti. 

SAP Central Financen käyttöönotto suunnitellaan ja rakennetaan tapauskohtaisesti ja organisaatio kerrallaan, sillä olemassa olevien järjestelmien ja ratkaisujen kokonaisuus on aina omanlaisensa. 

Vaikka lopullinen tavoite olisikin yksi yhteinen järjestelmä, SAP Central Finance voi toimia polkuna ja alustana tulevalle muutokselle.

Lisäksi se tukee ja mahdollistaa joustavamman käyttöönoton vaiheistuksen, kun se keskittää jo ensivaiheessa taloudenhallinnan, johon kaikki liiketoimintatapahtumat lopulta päätyvät.

Tästä eteenpäin transformaation läpivienti on helpompi suunnitella, kun prosessin päätepiste on keskitetty ja talouden luvut ovat siellä valmiina.

Replikointi liiketoiminnan avuksi

SAP Central Financen käyttöönotossa ei puhuta enää pelkästä integraatiosta. Kyseessä on datan replikointi eli tiedon lähes reaaliaikainen synkronointi lähdejärjestelmän ja Central Financen välillä.

Kuulostaa tekniseltä, mutta mitä tämä sitten käytännössä tarkoittaa?

Otetaan esimerkki: Aiemmin myyntilaskusta luotu taloushallinnon tosite siirrettiin liittymän kautta järjestelmästä toiseen, jolloin vastaanottavassa järjestelmässä syntyi vastaavanlainen taloushallinnon tosite.

Central Finance ei siirrä kirjanpidon järjestelmästä toiseen vain tositetta, vaan tapahtuma kulkee astetta syvemmällä, replikoituu tietokantataulujen kautta.

Järjestelmä alkaa tulkita ja käsitellä tapahtumia laajempana tietolähteenä, josta poimitaan ja hyödynnetään tiedot halutulla tavalla.

Kirjanpidon näkökulman lisäksi tapahtuman replikoinnissa voidaan tuottaa entistä tarkempaa tietoa esimerkiksi liikevaihdosta ja kustannuksista asiakkaan, tuotteiden ja logistiikan näkökulmasta.

Logistiikan näkymän avulla voidaan tiedon läpinäkyvyyden lisäksi tuottaa keskitettyjä toimintoja kuten mm. ostotilauksiin perustuvia jaksotuksia tai kattavampaa veroraportointia Central Finance -järjestelmästä.

Ennusteiden tukemista

Aiemmin iso osa tiedosta on jäänyt pelkästään niitä lähettävään päähän. Central Finance auttaa poimimaan kaikki yksittäisten tapahtumien tiedot eri paikoista ja koostamaan niistä kattavan kuvan.

Samalla logiikalla voidaan tuottaa myös tietoa ennusteita varten odotettavissa olevista tuotoista tai kuluista. Tietoa hyödynnetään tuolloin ehdotuksista ja tilauksista alkaen.

Tieto on aiempaa helpommin saatavilla ja hyödynnettävissä kehittyneen raportoinnin, analytiikan ja datan visualisoinnin ansiosta. 

Toimiva käyttöönottomalli

Merkittävää on, että SAP Central Finance on enemmän kuin kuva kirjanpidosta. Se muodostaa koko taloudenhallinnasta ymmärrettävän kokonaisuuden. Central Finance toimii muutoksessa myös käyttöönottomallina.

Polku tulevaan käy luontevasti, sillä kun Central Finance on saatu käyttöön, muita toimintoja voidaan lähteä ottamaan vaihteittain mukaan keskitettyyn järjestelmään. 

Käyttöä voidaan siirtää mukaan toiminnoittain, liiketoiminnoittain tai vaikka maantieteellisesti, pala palalta valitun menetelmän mukaisesti.

Muutos tarvitsee rinnalleen myös toimivan prosessin perustietojen hallintaan. Toisin sanoen etukäteen on suunniteltava ja päätettävä, kuinka koko hankkeen ajan huolehditaan oikeasta ja eheästä perustiedosta ja rakenteista järjestelmien välillä.

Huolellinen suunnittelu on avain menestykseen

Jo pelkästään Central Financen käyttöönotto vaatii huolellista suunnittelua. Kun muita toimintoja otetaan vähitellen mukaan keskitettyyn ympäristöön tai tehdään erillistä liiketoiminnan järjestelmien uudistusta, puhutaan isoissa yrityksissä kaiken kaikkiaan vuosia kestävästä hankkeesta.

Kun uutta teknologiaa otetaan käyttöön, taloustoiminnoista on helppo aloittaa: ne ovat määrämuotoisia ja niiden variaatioiden määrää on helppo hallita.

SAP Central Finance voi toimia käyttöönottonsa jälkeen kehitysalustana muiden toimintojen transformaatiolle, eikä jatkovaiheistusta tarvitse viedä läpi sokkona.