Tehokas ja tuottava HR – miten pysyä aallonharjalla?

Monissa organisaatioissa perinteisen HR:n on korvannut jokin uudella, modernimmalla termillä kutsuttava toiminto, kuten People Operations tai People and Culture. Joissain yhteyksissä henkilöstöön liittyvistä toiminnoista puhutaan termillä “moderni HR” ikään kuin korostaen sitä, ettei kyse ole mistään pölyttyneestä viime vuosituhannelle jämähtäneestä osastosta tai vain nimensä mukaisesti henkilöstöresursseista. Henkilöstötoimintojen nimeämiseen liittyvä semantiikka osoittaa, että työelämä on muuttunut ja jatkaa muuttumistaan. Tämä luo paineita myös henkilöstötoimintojen muuttumiselle ja kehittymiselle.

Riippumatta siitä, miten organisaation henkilöstötoiminnot on nimetty, kohdistuu niihin paljon erilaisia odotuksia ja toiveita. Toisaalta organisaation johdolla on tietynlaisia vaatimuksia ja toisaalta taas työntekijät odottavat jotain ihan muuta. Lisäksi muun muassa lainsäädäntö asettaa tekemiselle omat raaminsa, joista ei voi luistaa. On huomattava, että henkilöstö on tyypillisesti organisaatioiden suurin kuluerä, ja siinä piilee siten myös suuri potentiaali erottautumis- ja menestymistekijänä. Ei siis ole yhdentekevää, miten HR on organisoitu, millaista osaamista siellä on ja miten HR tukee organisaation liiketoiminnan tavoitteiden toteutumista ja saavuttamista.

Mitä kaikkea tehokas ja tuottava HR tekee?

Vuonna 2024 HR:n työpöydällä on muun muassa esihenkilöiden ja työntekijöiden osaamisen kehittäminen, uusien teknologioiden omaksuminen ja niiden mukaisten prosessien luominen ja päivittäminen, palkka-avoimuusdirektiiviin valmistautuminen, hyvinvointiteemat, henkilöstöstrategian luominen tai päivittäminen, osaamisen hankkimiseen ja sitouttamiseen liittyvät kysymykset, kulttuurin kehittäminen sekä työntekopaikkaan liittyvät kysymykset (läsnä/etä/hybridi).

Ajankohtaisten teemojen lisäksi myös HR:n perustekeminen kaikissa työntekijöiden työsuhteen elinkaaren eri vaiheissa aina rekrytoinnista viimeiseen exit-keskusteluun sekä lakisääteisten työnantajavelvoitteiden täyttämisestä huolehtiminen ovat läsnä ja vaativat jatkuvaa kehittämistä. HR:n perustekeminen vie paljon aikaa, ja organisoimalla perusprosessit tehokkaasti voidaan saavuttaa liiketoiminnallisia hyötyjä. Huomioitavaa on, että perustekemiseen kohdistuu erilaisia vaatimuksia, kuten aiemmin mainitut lakisääteiset velvoitteet, mahdollinen työehtosopimus ja sen velvoitteet sekä muut käytännöt. HR:n on oltava näistä kaikista kartalla ja edistettävä aktiivisesti liiketoiminallista tehokkuutta parantavia toimenpiteitä, kuten esimerkiksi työnantajan koulutusvähennyksen hyödyntämistä ja hakemista. Osa HR:n tekemisestä on strategisempaa ja osa operatiivisempaa, mikä tyypillisesti vaatii eri taustoista tulevien HR-ammattilaisten hyödyntämistä parhaan lopputuloksen saamiseksi.

Miten varmistua siitä, että oman organisaation HR on aallonharjalla?

Tapoja tehdä HR-työtä on yhtä paljon kuin organisaatioita. Henkilöstö on organisaation suurin kuluerä, joten on oleellista, mitä sijoitettujen eurojen vastineeksi saadaan ja pystytäänkö työntekijät aidosti valjastamaan yrityksen avaintekijäksi sekä suurimmaksi pääomaksi. Yksikään ammattitaitoinen HR ei ole olemassa itseään varten, vaan mahdollistaakseen onnistuneen liiketoiminnan. Tärkeää onkin pohtia, onko HR:n ja liiketoiminnan välillä riittävän aktiivinen keskusteluyhteys ja tähtäävätkö kaikki kohti samoja tavoitteita. Ei esimerkiksi riitä, että HR kokee henkilöstöön liittyvät prosessit selkeiksi ja hyödyllisiksi, vaan niiden on oltava sitä myös esihenkilöiden ja liiketoiminnan edustajien näkökulmasta.

Henkilöstöjohtajana voikin esimerkiksi pohtia, onko omassa HR-organisaatiossa riittävästi kyvykkyyksiä…

osaavan henkilöstön hankkimiseen, perehdyttämiseen ja sitouttamiseen

esihenkilöiden valmentamiseen ja tukemiseen

suorituksen arviointiin ja alisuoriutumiseen puuttumiseen

HR-strategian ja organisaatiokulttuurin kehittämiseen

uusien teknologioiden omaksumiseen

työntekijöiden osaamisen kehittämiseen

henkilöstöriskien ennakointiin ja ymmärtämiseen

arvon tuottamiseen liiketoiminnallenne?

Oleellista on myös pohtia, onko kaikkiin edellä mainittuihin vaatimuksiin osaamisen ohella riittävästi resursseja ja onnistutaanko HR:ssä tuottamaan arvoa, jonka liiketoiminta kokee. Workvivon muutaman vuoden takainen tutkimustulos paljastaa, että vain 29 % HR-ammattilaisista kokee arvostusta omassa organisaatiossaan ja vain 26 % kokee resurssiensa riittävän työnsä suorittamiseen.

Edellä mainitut luvut ja HR:ään kohdistuvat odotukset huomioon ottaen ei ole ihme, että HR:ssä koetaan kuormitusta. Saman tutkimuksen mukaan jopa 98 % HR-ammattilaisista on kokenut loppuunpalamisen tunteita kuuden kuukauden tutkimusjakson aikana. Huomioiden monella toimialalla liiketoimintaan suuntautuvat voimakkaat muutos- ja uudistumispaineet sekä sen, että juuri HR on yksi olennainen mahdollistaja näissä muutoksissa, liiketoiminnan ja HR:n yhteispeliin kannattaa panostaa. Lisäksi on hyvä arvioida, tarvitaanko tulevaisuudessa joitakin uusia HR-kyvykkyyksiä sekä millä tolalla resursointi ja kuormitus ovat tällä hetkellä HR:ssä.

Jos organisaatiosi kaipaa osa-aikaisia lisäkäsiä tai apua yksittäisen osa-alueen kehittämiseen, olemme tukenanne. Autamme työnantajia muun muassa HR-toimintojen organisoinnissa ja kehittämisessä, prosessien parantamisessa, lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen arvioinnissa sekä erilaisissa HR-kehitysprojekteissa. Teemme myös kartoituksia henkilöstöhallinnon ja -johtamisen nykytilasta. Saat meiltä selkeät ja konkreettiset toimintaohjeet kehittämiseen sekä kehittymiseen. Emme kaihda kääriä hihoja ja tarjota tarvittaessa tehokasta apua operatiivisiinkin tehtäviin. Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan lisää!