Tehokkuutta ja tarkkuutta dokumenttiautomaatiolla

Juristien työskentely on pysynyt vuosikymmenestä toiseen pääpiirteiltään samanlaisena. Alan teknisiä innovaatioita ovat sähköinen allekirjoitus, asiakirjojen digitaalinen arkistointi ja sähköposti. Uuden tekniikan hidas omaksuminen ei kuitenkaan ole seurausta käyttötarkoitusten vähyydestä, vaan pikemminkin työn edellyttämästä juristien varovaisesta luonteesta.

Oikeudellisten asiakirjojen kirjoittaminen nähdään pikemminkin mittatilaustyönä kuin pakettituotteena. Räätälöinti erityistarpeisiin vaatii kattavaa ammattitaitoa ja vie aikaa ja vaivaa. Erityistarpeisiin laaditussa mittatilaustyössä varovaisuus ja huolellisuus maksavat itsensä takaisin, mutta se ei ole paras lähestymistapa jos yritys haluaa tehdä paljon samanlaisia asiakirjoja “liukuhihnalta”. Räätälöinti voi myös hinnoitella palvelun vain yksinkertaisen perusasiakirjan haluavan pk-yrityksen ulottumattomiin.

Ääripäiden parhaat puolet voidaan yhdistää dokumenttiautomaatiolla, eli asiakirjojen automaattisella kirjoittamisella ennalta määritettyjen mallien mukaan. Räätälöintiä ei aloiteta tyhjästä, vaan automaatio-ohjelmalla lähes valmiiksi tehdystä asiakirjasta. Ohjelmaan täytetään tapauksesta toiseen muuttuvat tiedot, kuten päivämäärä, allekirjoitukset ja osapuolten nimet, jotka ohjelma lisää paikoilleen valmiiseen asiakirjaan. Ohjelman toiminta voi olla myös monimutkaisempaa. Esimerkiksi:

Työsopimus: Jos uuden työntekijän nimike on Manager tai ylempi, niin lisätään työsopimukseen kattavammat työsuhde-edut.
Hallituksen kokouksen pöytäkirja: Jos käsitellään edustamisoikeuksien antamista, niin kirjoitetaan pöytäkirjaan kappale edustamisoikeuksista ja lisätään pöytäkirjan liitteeksi valtakirja.
Yhtiökokouskutsu: Jos yhtiökokouksessa käsitellään aiheita X, Y ja Z, niin jo kokouskutsua kirjoittaessa voidaan luoda samalla kokouspöytäkirjan pohja aiheille X, Y ja Z.

Osa dokumenttiautomaatio-ohjelmista mahdollistaa prosessin standardoinnin muutenkin kuin asiakirjan kirjoitusvaiheessa. Prosessiautomaatiolla voidaan esimerkiksi rajata sähköpostin liitteenä pyörivien luonnosversioiden määrä vain yhteen, tai lähettää tilaus- ja toimitussopimukset automaattisesti esihenkilön hyväksyttäväksi osana kirjoitusprosessia sopimuksen arvon ylittäessä tietyn ennalta määrätyn euromäärän. Standardointi vähentää tietojen katoamisen ja väärinkäytön riskiä sekä tuo prosessiin läpinäkyvyyttä ja selkeyttä.

Dokumenttiautomaation päähyödyt:

Se säästää aikaa ja rahaa.
Se vähentää inhimillisiä virheitä.
Asiantuntijat voivat käyttää aikansa rutiinitöiden sijasta kiperien pulmien ratkaisuun.
Kun asiakirjan ulkoasu tehdään kerran oikein, se on aina oikein.
Prosessiautomaatio vähentää tietojen katoamisen ja väärinkäytön riskiä sekä tuo prosessiin läpinäkyvyyttä ja selkeyttä.

Lue lisää: PwC Suomi ja Checkbox julkistavat yhteistyön.