Tiedätkö jo, mitkä ovat hankerahoituksen ehdot ja mitä tilitykseltä vaaditaan?

26.9.2019  |  Artikkelit

Yhdistykset ja säätiöt saavat usein rahoitusta julkisista varoista. Rahoitusta myöntävät esimerkiksi STEA, eri ministeriöt ja EU:n erilaiset rahastot. Rahoitusta voidaan myöntää yleisesti järjestön toimintaan tai tiettyä hanketta varten. Yleensä erityisesti hankerahoituksen käytöstä on laadittava tilitys, joka tulee tarkastuttaa tilintarkastajalla.

Rahoittajille annettaviin tilityksiin ja hankkeiden ehtoihin perehdyttävä ajoissa

Julkista rahoitusta saavan järjestön tulisi harkita, onko tarvetta hyväksyttää ainakin pitkäkestoiset ja euromääräisesti olennaiset avustuksilla toteutettavat hankkeet hallituksessa ennen hankkeeseen sitoutumista. Samalla on arvioitava hankkeen kassavaikutus; maksetaanko avustus etukäteen, osissa vai vasta hankkeen hyväksytyn raportoinnin jälkeen sekä onko hankkeessa omarahoitusosuutta. 

Oman lisänsä hankeseurantaan ja -raportointiin tuovat varsin yleiset järjestöjen yhteishankkeet. Tällaisiin hankkeisiin liittyvät vastuut ja velvollisuudet on sovittava selkeästi etukäteen. Joissain tapauksissa voi olla tarpeen esittää avustus ja sen käyttö erillään tilinpäätöksessä tai antaa avustuksen käytöstä selostus toimintakertomuksessa.

Hankkeen vastuuhenkilön sekä avustuksen saajan taloudesta ja raportoinnista vastaavan henkilön tulee olla perehtynyt rahoituspäätökseen sekä siihen liittyviin ehtoihin hyvissä ajoin. Rahoituspäätös ja siihen liittyvät ehdot sisältävät usein hyvin paljon yksityiskohtaisia ohjeita vaikkapa hyväksyttäviin kustannuksiin liittyen. Näiden osalta ei saisi tulla yllätyksiä enää siinä vaiheessa, kun hanke on päättynyt ja tilitystä ollaan laatimassa. 

Kiinnitä näihin huomiota

Omarahoitusosuus

Erityisen tarkkana kannattaa olla mahdollisen omarahoitusosuuden kanssa. Mikäli hankerahoitukseen liittyy omarahoitusosuus, avustuksen osuudeksi voidaan hyväksyä vain tietty prosentti toteutuneista kustannuksista. Omarahoitusosuuden huomioiminen hankkeen kirjanpidossa vaatii erityisosaamista, sillä siihen liittyvät ehdot vaihtelevat paljon eri rahoittajien välillä. Omarahoitusosuutta ei välttämättä merkitä kirjanpitoon, vaan se näkyy yleensä hankkeen alijäämänä, joka katetaan avustuksen saajan muista tuotoista tai varoista. Rahoittaja saattaa hyväksyä omarahoitusosuudeksi myös vapaaehtoistyöntekijöiden työpanoksen tai osan siitä. Kannattaa huomioida, että avustuksen määrää voi vähentää samaan hankkeeseen saatu muu julkinen avustus. Havaintojemme mukaan hankerahoitusten omarahoitusosuudet ovat yleistymässä ja kasvamassa.

Hankintojen kilpailutus

Huomiota kannattaa kiinnittää myös tavara- ja palveluhankintoihin. Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) määrittelee mm. milloin hankinta on kilpailutettava julkisesti. Hankerahoituksen ehdot voivat kuitenkin olla jopa tiukemmat ja hankintojen kilpailutusraja matalampi.

Arvonlisäverokustannukset

Avustusta maksetaan yleensä enintään sen verran, kuin hankkeesta on syntynyt lopullisia kustannuksia avustuksen saajalle. Lopulliseksi kustannukseksi ei lueta arvonlisäverokustannuksia silloin, kun avustuksen saajalla on niihin vähennysoikeus. Toisinaan vain osa avustuksen saajan toiminnasta on arvonlisäverovelvollista. Tällöin avustuksen saaja saa vähentää osan arvonlisäverokustannuksista ja siten tämä tulee huomioida myös hankkeen kirjanpidossa ja tilityksessä.

Hankkeiden tilintarkastus

Tilintarkastajalle olisi syytä antaa hyvissä ajoin tieto tarkastettavista tilityksistä ja niiden aikataulusta. Huolellisesti ja rahoitusehtojen mukaisesti toteutetun hankkeen ja siitä laaditun tilityksen tarkastaminen sujuu nopeasti ja tulee siten edullisemmaksi avustuksen saajalle. Virheellisesti laadittu tilitys tai ehtojen vastaisesti käytetyt varat voivat pahimmillaan johtaa avustuksen takaisinperintään ja/tai estää myöhempien rahoitusten myöntämisen.

 

Miikka Vinnikainen

Tilintarkastus

+358 (0)20 787 8226

  

Kommentit on suljettu.