Työntekijä etätöissä ulkomailla?

Syksyn pimenevien iltojen saavuttua ajatus etätyöstä ulkomailla, jossakin lämpimässä kohteessa Suomen marraskuun harmauden keskellä, alkaa varmasti houkuttaa monia työntekijöitä. Monet työnantajat haluavat myös vastata tähän työntekijöiden toiveeseen ja mahdollistaa suuremman vapauden valita paikan, jossa työtä tehdään – ulkomaita myöten. Etätyöstä onkin tullut COVID-19:n vauhdittamana etu, jolla työnantajat voivat kilpailla uudesta työvoimasta ja toisaalta parantaa nykyisten työntekijöiden sitoutumista, jos työtehtävät mahdollistavat sen, että työtehtävien suorittaminen ei olisi juurikaan fyysiseen paikkaan sidottua.

Etätöiden mahdollistaminen ulkomailla on kuitenkin aivan eri planeetalta, kuin etätöiden tekeminen Suomessa suomalaiselle työnantajalle. Tässä ajassa saattaa helposti päähän pälkähtää ajatus, että kaikkihan näitä etätyöjärjestelyjä tekevät ja että pitäisihän nykyaikaisen tietoyhteiskunnan pystyä mahdollistamaan tällainen ainakin EU:n sisällä.

Työnantajan osalta käytännön asioita helpottaa, mikäli yrityksessä on sovittu etukäteen suuntaviivoista etätyön suhteen, käytännössä useimmiten laatimalla yrityksen sisäinen etätyöpolitiikka. Etätyöpolitiikassa voidaan määritellä esimerkiksi, miten yrityksessä lähtökohtaisesti sallitaan etätyön tekeminen ulkomailla, miten työnantaja avustaa ulkomailla tehtävään työhön liittyvien velvoitteiden selvittämisessä ja hoitamisessa, sekä millaisia asioita jää yksittäisen työntekijän vastuulle. Etätyöpolitiikan laatiminen auttaa varautumaan tulevaan sekä vähentää riskejä ja ikäviä yllätyksiä. Toisaalta se antaa myös tärkeää informaatiota yksittäiselle työntekijälle siitä, millaisia asioita ja velvoitteita ulkomailla tehtävään etätyöhön liittyy, kun työntekijä vasta suunnittelee etätöihin lähtemistä.

Pyrkimys etätyön yleiseen mahdollistamiseen koko henkilöstölle tasapuolisesti on huolella tehtyjen selvitysten perusteella osoittautunut varsin haastavaksi. Käytäntö on osoittanut, että byrokratia on vielä kanssamme, vaihtelee eri maiden kesken suuresti. Välillä saattaa myös unohtua, ettei etätöiden tekemisessä ulkomailla ole kysymys vain sopimuksesta HR:n tai esihenkilön kanssa, vaan etätöiden mahdollistaminen on työnantajalle erittäin monisyinen asia.

Työnantajavelvoitteiden osalta työntekijän tekemä hyvin lyhytkin etätyöjakso ulkomailla voi aiheuttaa suomalaiselle työnantajalle erilaisia velvoitteita, jotka liittyvät esim.

palkkaraportointiin
ennakonpidätyksiin
yritysverotukseen
työoikeuteen
työturvallisuuteen
työlupiin
sosiaaliturvaan
vakuutuksiin.

Kun nämä erilaiset velvoitteet ja niihin liittyvät tarkastelukulmat otetaan huomioon, havaitaan, että kaikille työntekijöille ei voida antaa samanlaista oikeutta ja vapautta ulkomailla tehtävän etätyön suhteen. Monet velvoitteet riippuvat hyvinkin paljon kunkin työntekijän henkilökohtaisesta statuksesta, jota määrittävät esimerkiksi tehtävä suomalaisessa yrityksessä vs. konsernissa, asema yrityksessä, kansallisuus ja tästä aiheutuva työluvan tarve, sosiaaliturvamaa, perheenjäsenten asuinvaltio jne. Toisaalta etätyöläisen oikeuksiin ja vapauksiin vaikuttaa myös se, kuinka monta yrityksen työntekijää työskentelisi samassa maassa samana ajankohtana etänä.

Olemme kumppaninne, jos haluatte rakentaa yrityksellenne varmistetun riskittömän tai vähäriskisen pohjan etätyöpolitiikalle, jossa työntekijät saavat mahdollisuuden työskennellä tilapäisesti myös ulkomailla. Hyvin olennainen osa politiikkaa on myös selkeä käytännön sovellutus, joka sisältää järjestelmän, jossa yrityksellä on tieto siitä, missä yhtiön työntekijät tekevät työtään ulkomailla. Toinen tärkeä asia on se, että yhtiöllä on kumppani, joka pitää yrityksen ajan tasalla niistä seikoista ja lainsäädäntömuutoksista, jotka voivat liittyä ulkomailla tehtävään etätyöhön ja synnyttää yhtiölle riskejä tulevaisuudessa.

PwC:n kokeneet asiantuntijat avustavat mielellään yritystäsi etätyöhön liittyvien asioiden selvittämisessä.