Miten COVID-19 ja kokoontumisrajoitukset vaikuttavat listaamattoman yhtiön yhtiökokousjärjestelyihin?

20.3.2020  |  Sääntely, Uutiset

Koronavirustilanteen seurauksena asetetuilla kokoontumisrajoituksilla ja yleisesti nyt tarpeellisella varovaisuudella on vaikutuksensa myös muiden yhtiöiden kuin pörssiyhtiöiden yhtiökokousten järjestämiseen. Kun julkiset kokoontumiset on rajoitettu kymmeneen henkilöön, vaatii yhtiökokouksen järjestäminen poikkeusjärjestelyitä, kun osakkaiden määrä nousee yli kymmeneen. 

Vaihtoehtoja ovat käytännössä kokouksen järjestäminen useissa tiloissa, etäosallistuminen yhtiökokoukseen, asiasta päättäminen osakkeenomistajien yksimielisellä päätöksellä (ilman kokouksen pitämistä) tai yhtiökokouksen lykkääminen.

Kokouksen järjestäminen useissa tiloissa

Yhtiökokous voitaisiin järjestää soveltuvien tilojen ollessa käytössä siten, että kokousosallistujat jaettaisiin alle 10 hengen ryhmiin eri tiloihin (esim. eri neuvotteluhuoneisiin), joihin toistettaisiin videoyhteydellä kokouksen kulkua ja kussakin huoneessa olisi oma kokousvirkailijansa. Äänestyksetkin voitaisiin toteuttaa tällöin normaaliin tapaan. Kyseinen toimintatapa edellyttää lisäksi sitä, että osallistujien kulku kokoukseen ja kokouksesta pois voidaan jakaa esimerkiksi porrastamalla tai eri kulkuväylin siten, ettei kymmenen hengen kokoontumista koskevaa rajoitusta rikota. 

Lisäksi osallistujien määrää voitaisiin saada rajattua pienemmäksi, mikäli useampi osakkeenomistaja antaisi valtakirjan samalle edustajalle. 

Edellä mainittuihin menettelyihin voisi vielä yhdistää ennakkoäänestys- ja etäyhteysmahdollisuuden.  

Etäosallistuminen yhtiökokoukseen

Hallitus voi päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua postin tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, ellei edellä mainittuja osallistumistapoja ole kielletty yhtiöjärjestyksessä.

Edellytyksenä etäosallistumiselle on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Lisäksi yhtiökokouksen kokouskutsussa on mainittava edellä mainitusta osallistumismahdollisuudesta, sen käyttämisen edellytyksistä, siihen liittyvistä osakkeenomistajan puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä

Ennen tätä kevättä varsinaista reaaliaikaista etäosallistumista ei ole hyödynnetty suomalaisissa yhtiökokouksissa laajemmin. Yksinkertaisimmillaan virtuaalinen yhtiökokous vaatisi sovelluksen, joka yhdistäisi osakkeenomistajan osallistumisoikeuden tunnistamisen, äänestyspalvelun ja livekuvan. Tänä keväänä etäyhteyden kautta järjestetyt yhtiökokoukset tulevat varmasti lisääntymään, ja uusia palveluntarjoajia on jo ilmaantunut markkinoille.

Kokous voisi sinänsä tapahtua myös esimerkiksi videopuhelun avulla, ja äänestykset voitaisiin toteuttaa esimerkiksi sähköpostitse – edellyttäen toki tällöinkin, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskun oikeellisuus pystytään selvittämään. Suljettua lippuäänestystä ei tällöin voitaisi toteuttaa.  

Osakkeenomistajien yksimielinen päätös

Jos osakkeenomistajia on kohtuullisen pieni määrä ja heidän kesken asia saadaan sovittua, voitaisiin yhtiökokous jättää pitämättä ja tehdä sen sijaan päätökset ns. osakkeenomistajien yksimielisellä päätöksellä kokousta pitämättä. Tämä on kuitenkin mahdollista vain, jos kaikkien osakkeenomistajien hyväksyntä menettelylle saadaan, ja lisäksi kaikkien päätösten tulee myös olla yksimielisiä. Yksimielisestä päätöksestä laadittavaan asiakirjaan riittää kahden osakkeenomistajan allekirjoitus. 

Yhtiökokouksen lykkääminen

Hallitus voi myös päättää yhtiökokouksen lykkäämisestä sellaiseen ajankohtaan, jolloin poikkeusolot eivät enää vallitse Suomessa. Käytännössä jo kutsuttu yhtiökokous tulee peruuttaa ja kutsua uusi yhtiökokous koolle myöhemmin.
 
Varsinainen yhtiökokous on osakeyhtiölain mukaan pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, jollei yhtiöjärjestyksessä ole määrätty lyhyempää aikarajaa. Varsinaisen yhtiökokouksen pitämistä voi lykätä määräajan vain, jos viranomaismääräykset estävät kokouksen järjestämisen. Yhtiön tulee näin ollen tapauskohtaisesti harkita, lykätäänkö yhtiökokousta vai onko se mahdollista toteuttaa poikkeusjärjestelyin.

Kommentit on suljettu.