Taloustoiminnot yritysjärjestelyiden yhteydessä

Onnistunut yritysjärjestely vaatii talouden toimintamallin täsmentämistä muuttuneeseen tilanteeseen sopivaksi. Yritysjärjestelyissä taloustoiminnolla on keskeinen rooli muun muassa raportoinnin ja seurannan integroimisessa (yritysostot ja fuusiot) tai itsenäisen raportointi- ja seurantakyvykkyyden rakentamisessa (liiketoiminnasta luopuminen).

Yritysjärjestelytilanteeseen liittyy usein runsaasti selvittelytyötä, määrittelyä ja vaihtoehtojen kartoittamista. Tällöin taloustoiminnon työkuorma kasvaa huomattavasti ja tarvitaan erityisosaamista; päivittäisen, normaalin liiketoiminnan pyörittämisen lisäksi on varmistettava sijoittajaviestintä, transaktion juridinen puoli sekä usein varsin moniulotteiset verotukselliset kysymykset. Tämän lisäksi täytyy määritellä – tai vähintäänkin tarkentaa – taloustoiminnon tavoitetila sekä toimintamalli muuttuneessa tilanteessa. Tässä blogissa keskitytään taloustoimintojen suunnitteluun yritysjärjestelyiden yhteydessä.

PwC:n tutkimuksen mukaan onnistunut taloushallinnon integraatio tai carve-out korreloi vahvasti koko yritysjärjestelyprosessin onnistumisen kanssa: 9/10 integraatiosta tai carve-outista onnistui vähintään odotusten mukaisesti, kun taloushallinnon integraatio tai carve-out on onnistunut. Talousjohtajan rooli on keskeinen: taloudella on kyvykkyyksiensä puolesta avainrooli koko yritysjärjestelyprosessin menestyksen kannalta. Taloustoiminnon ja yrityksen muiden toimintojen välinen yhteistyö on luontevaa, sillä taloudella on näkyvyys yrityksen arvonluontiprosesseihin sekä mahdollisuudet tukea niitä.

Talouden palveluiden tuottaminen ja tehokkuus

Usein yritysjärjestelyiden yhteydessä halutaan erityisesti varmistaa uuden ostettavan liiketoiminnan kannattavuus, kassavirta ja toiminnan tehokkuus tulevaisuudessa. Taloustoiminnon on paitsi tuotettava talouden palvelut – kuten transaktioiden käsittely, sidosryhmien ja johdon taloudellinen raportointi sekä liiketoiminnan kumppanuus – myös sovitettava omat toimintansa ja palveluiden tuottamisen mallit uusien vaatimusten mukaisesti ja uuteen tilanteeseen sopivasti mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Resursointi ja kyvykkyydet mitoitetaan tarpeiden mukaisiksi.

Talouden järjestelmien ja raportoinnin integroiminen uuteen malliin tai itsenäisten kyvykkyyksien rakentaminen vaativat suunnittelua ja aikaa, vaikka asiantuntijoiden ja modernien järjestelmäratkaisujen avulla toimenpiteitä voidaan nopeuttaa huomattavasti. Varsin usein väliaikaisesti turvaudutaan ostettuihin palveluihin. Vaikka näin tehtäisiin tilapäisesti, on jo palveluiden hinnoittelussa (TSA, Transactional Service Agreement tai ulkoistetut palvelut) tärkeää huomioida, miten palvelusopimuksista irtautuminen tullaan tekemään tulevaisuudessa: millä aikataululla, mitä omia kyvykkyyksiä tarvitaan tämän tekemiseksi sekä mitä niiden rakentaminen käytännössä vaatii. Esimerkiksi mahdollisuus joustavaan tai vaiheittaiseen irtautumiseen sopimuksesta on tavoiteltavaa. Suunnittelu tehdään lähtien siitä, mitä tulevaisuudessa on tärkeää pitää omissa käsissä ja mitä laissa velvoitetaan, jotta vastuusäädökset täyttyvät.

Valmistelut ja valmisteluiden aloitusajankohta

Olemme havainneet, että merkittävissä yritysjärjestelyissä ei usein kiinnitetä tarpeeksi huomiota liiketoiminnan ohjaamisen kyvykkyyksien varmistamiseen ennen kaupan closingia. “Muu pakollinen työ” saa korkeamman prioriteetin. Suunnitelmien edistäminen tai niiden alkuun saattaminen voi tuntua haastavalta, kun uutta johtoryhmää ei ole vielä nimitetty tai osa keskeisistä johtoryhmän jäsenistä ja päättäjistä puuttuu.

Kaupan toteuttamisen (closing) nopeuttamiseksi ja sujuvuuden varmistamiseksi tulee taloushallinnon toiminnan suunnittelu tehdä samanaikaisesti henkilövalintojen ja liiketoimintamallin suunnittelun kanssa. Talouden tuottamat palvelut sekä organisoituminen muuttuneen mitoituksen mukaiseksi tulee määritellä hyvissä ajoin ennen closingia ja uuden liiketoiminnan ensimmäistä toimintapäivää (Day-1).

Talouden toimintamalliin määrittelyyn tarvitaan alustava käsitys liiketoiminnan raportointi- ja seurantakohteista. Samassa yhteydessä varmistetaan yhtenevät, sujuvat prosessit ja kontrollit riskien välttämiseksi. Talouden järjestelmät ovat avainasemassa raportoinnin ja prosessien määrittelyssä.

Tiedonjakoon ja kommunikointiin liittyvät juridiset rajoitukset tulee ottaa prosessissa huomioon. Suunnittelun lainmukainen eteneminen on yritysjärjestelyissä erityisen tärkeää. Suunnittelua voidaan tehdä varsin rajatuin osin ennen kaupan toteutumista (closing). Toteuttaminen voidaan aloittaa vasta, kun kauppa on toteutunut.

Taloustoimintojen suunnittelu vaatii aikaa. Jos suunnitelmat jäävät viime hetkeen juuri ennen closingia, voi edessä olla isoja haasteita. Vastaavasti ennakoiva valmistelu ja pian closingin jälkeen mallikkaasti hoidettu kommunikointi edistävät osaltaan asioiden sujuvuutta normaalia haastavammassa tilanteessa.

Muutoksen johtaminen

Kun tekemistä on paljon, deadlinet painavat päälle ja yritysjärjestelyhankkeen lisäksi on hoidettava päivittäiset työt, on koko organisaatio ja erityisesti talousorganisaatio usein tiukoilla. Henkilöstön jaksamisesta ja motivoinnista on pidettävä tällöin erityistä huolta.

Selkeä toteutuksen suunnittelu vastuualueineen ja aikatauluineen sekä riittävästä kommunikoinnista huolehtiminen korostuvat muutostilanteessa. Uudessa tilanteessa ihmisillä herää monenlaisia tunteita ja mahdollisesti epävarmuutta ja pelkoakin omasta roolista tulevaisuudessa. Odotusten hallinta, muutosjohtaminen ja ihmiskeskeinen lähestymistapa ovat arvokkaita työvälineitä ohjaamaan ja tuomaan turvaa uuden äärellä.

Lopuksi: mitä talousjohtajan on hyvä huomioida yritysjärjestelyiden yhteydessä taloustoimintojen näkökulmasta?

Loppuun haluan vielä kiteyttää taloustoimintojen näkökulmasta olennaisimmat huomiot hyvän yritysoston toteuttamiseen:

# Varmista onnistunut kaupan closing (Day-1); ainakin vakuutukset, rahaliikenne sekä mittarit ja tiedot, joilla seurata ostetun liiketoiminnan kehitystä heti kaupan jälkeen

# Tee taloustoimintojen osalta huolellinen toteutussuunnitelma – raportointi, budjetoinnin onnistuminen, likviditeetin seuranta ja hallinta, governance ja kontrollit

# Johda muutosta varmistaen arvonluonti – aseta selkeät välitavoitteet ja määrittele onnistumisen kriteerit

# Aloita organisoinnin ja prosessien suunnittelu riittävän ajoissa; aiheuttaako kauppa esimerkiksi muutoksia pääprosesseihin, niiden kontrolleihin tai ihmisten toimenkuviin

# Varmista riittävä resursointi ja osaaminen yritysjärjestelyn ja päivittäisen liiketoiminnan hoitamiseen hankkeen aikana

# Suunnittele väliaikaisista palvelusopimuksista irtaantuminen tehokkaasti

“Näkökulmia tulevaisuuden taloushallintoon” -blogisarja on katsauksemme taloushallinnon murroskysymyksiin nyt ja lähitulevaisuudessa. Kerromme, kuinka asiakastyössämme näemme taloustoimintojen kohtaamat uudistumistarpeet toimintaympäristön, teknologian tuomien mahdollisuuksien sekä kulttuuristen muutosten vaikutuksesta.