Tilintarkastaja syventyy asiakkaisiin ja toimialoihin

Onnistuneen ja laadukkaan tilintarkastuksen perustana on ammatillisen pätevyyden lisäksi aina vahva ymmärrys asiakkaasta ja sitä ympäröivistä olosuhteista. Tarvittavan ymmärryksen syvyys ja laajuus tietenkin vaihtelee tiimissä roolien välillä. Vastuun lisääntyessä myös ymmärryksen on kasvettava.

Yksi iso ymmärryksen ruiske tuli junioritarkastajana aina, kun pääsi asiakkaan inventaariin, eli varastossa olevien tuotteiden laskentaan (käytännössä aina pakollinen osa tilintarkastusta mikäli asiakkaalla on olennainen määrä varastoja). Inventaarien kautta sai konkreettista kosketuspintaa asiakkaiden tuotteisiin ja varastomiesten kanssa juttelun kautta laajempaankin toimintaan. 

Pikkuhiljaa, samalla kun oma ammattitaito ja roolit kehittyivät, oli mahdollisuus osallistua myös yhä laajemmin asiakkaiden toimintaa käsitteleviin palavereihin ja sitä kautta muodostaa kuvaa liiketoimintakokonaisuuksista. Aluksi näissä foorumeissa oli turvallisempi antaa kokeneempien tiimiläisten hoitaa keskustelut ja olla itse enemmänkin kuunteluoppilaana. Jossain vaiheessa pikkuhiljaa uskalsi kysellä enemmän, mikä kiihdytti oman ymmärryksen muodostumista valtavasti.

Prosessien ja kontrollien ymmärtäminen

Prosessien ja kontrollien läpikäynnit – äärimmäisen mielenkiintoinen tilintarkastuksen osa-alue – sijoittuu luonteensa puolesta johonkin yksittäisten tapahtumien ja saldojen sekä isojen kokonaisuuksien välimaastoon. 

Lyhyesti: Kirjanpidon ja tilinpäätöksen luvut syntyvät erilaisten prosessien kautta. Kuvitteellisena esimerkkinä voidaan ajatella vaikka liikevaihtoa, joka syntyy Pekan Pultti Oy:ssä siten, että 

1. asiakas soittaa myyjälle ja pyytää tarjousta 
2. myyjä lähettää tarjouksen asiakkaalle sähköpostilla 
3. asiakas vastaa hyväksyvästi 
4. myyjä luo myyntitilauksen järjestelmään 
5. tilaus ilmestyy varastotiimin työlistalle 
6. varastotiimi pakkaa tilauksen ja lähettää sen 
7. varastotiimi merkitsee järjestelmässä tilauksen toimitetuksi
8. laskutusosasto lähettää asiakkaalle laskun 
9. kirjanpitoon syntyy automaattisesti tarvittavat kirjaukset

Sen lisäksi, että kaikkiin tilinpäätöksessä esitettäviin asioihin liittyy jonkinlainen prosessi, liittyy niihin usein myös erilaisia kontrolleja. On paljon erilaisia kontrolleja, mutta edellä kuvatun myyntiprosessin esimerkissä voisi olla vaikkapa järjestelmään asetettu rajoitus, joka antaa ainoastaan myyjille oikeudet luoda myyntitilauksia ja vain varastohenkilöstölle oikeudet merkitä ne toimitetuiksi. Näin jokaiseen tilaukseen osallistuu väkisin useita henkilöitä, mikä lähtökohtaisesti pienentää virheen ja väärinkäytöksen riskiä.

Prosessien ja kontrollien läpikäynti on keskeinen osa tilintarkastusta. Olen yleisesti kiinnostunut siitä miten asiat toimivat, joten tämä tarkastuksen osa-alue oli aina kiehtovaa.

Paitsi että olen tehnyt työhön oletusarvoisesti kuuluvia prosessiläpikäyntejä, olen viettänyt pitkiä aikoja tutkimassa asiakkaiden järjestelmiä ja siellä pyöriviä prosesseja.

Työmaakäynnit ja muut vierailut

Kuten juttusarjan edellisessä osiossa kerroin, tilintarkastusurallani pääsin reissaamaan ja vierailemaan asiakkaiden ulkomaisissa yksiköissä. Tämä lisäsi valtavasti tietoa ja ymmärrystä, jota ei ainoastaan pääkonttorilla käymällä kovin helposti voinut saada. Vähintään yhtä mielenkiintoista oli päästä tutustumaan asiakkaiden työmaihin ja tuotantolaitoksiin. Vuosien varrella tuli tutustuttua esimerkiksi asfaltin, piikiekkojen, taajuusmuuntimien ja hissien tuotantoprosesseihin sekä animaatioelokuvien ääninäyttelyyn, tekoniveliin, kaivosteollisuuden prosessiteknologiaan, työmaalaitevuokraukseen, laivojen jätehuoltoon ja ties mihin muuhunkin mielenkiintoiseen, mihin ei ns. siviilissä ole minkäänlaista kosketuspintaa.

Laajat liiketoimintakokonaisuudet

Kun saavutin tilintarkastusurani kulta-ajan, eli parin isomman pörssiyhtiön Group manager -roolin, nousi työn tarjoama mahdollisuus (ja vaatimus) tutustua asiakkaiden toimintaan täysin uudenlaiselle tasolle. Lue tästä lisää Group managerin roolista.

Parin miljardin liikevaihtoa tekevä, usealla eri segmentillä ja maantieteellisellä alueella toimiva konserni oli kuin valtava koneisto, jota saattoi tutkia ja analysoida rajattomasti. Luonnostaan asioista kovin kiinnostuneena fiilikseni edellä mainittuun rooliin päästyäni oli kuin lapsella karkkikaupassa. Oli vihdoin mahdollisuus pyytää palavereita ja läpikäyntejä aina kun jokin aihe vaikutti tilintarkastuksen kannalta relevantilta ja sellaiselta, joka pitäisi ymmärtää paremmin. 

Ensimmäiseen Group managerina kohtaamaani pörssiyhtiöön tutustuminen olikin melkoinen urakka, jossa viikkojen ja kuukausien aikana lukemattomista eri tapaamisista ja muista tiedonmurusista pikkuhiljaa alkoi hahmottua ymmärrettävä kokonaisuus. Alussa tätä kuitenkin rasitti uran alkuvaiheen kaltainen itsensä nolaamisen pelko, mutta se onneksi väljeni samalla, kun itsevarmuus ja asiakassuhteet kehittyivät eikä enää hävettänyt kysyä tyhmältäkään tuntuvia kysymyksiä.

Ymmärrykseen panostaminen ei lopu koskaan, sillä tilanteet muuttuvat jatkuvasti. Niinpä kunkin kvartaalin lopussa kävimme isoissa asiakkaissani läpi laajan patteriston tapaamisia eri tahojen kanssa saadaksemme laajan tilannekuvan. Rutiiniin kuului tyypillisesti kunkin segmentin liiketoiminta- ja talousjohto, konsernilaskenta, sisäinen tarkastus, pääjuristi sekä kirsikkana vielä konsernijohto (CEO + CFO). Lisäksi jos yhtiössä oli meneillään esimerkiksi tiettyjä erityisen riskillisiä projekteja tai vaikka poikkeuksellinen oikeusprosessi, oli näitä varten omat tapaamiset niistä parhaiten perillä olevien henkilöiden kanssa. Myös merkittävien ulkomaisten yksikköjen kanssa käytiin usein tilannetta läpi.

Asioiden läpikäynti usean ihmisen kanssa antoi täyteläisen ja monipuolisen kuvan yhtiön tilasta ja sitä kautta pystyi tekemään tilintarkastuksen kannalta keskeiset analyysit yhtiön toimintaan ja taloudelliseen raportointiin liittyvistä riskeistä, keinoista joilla niitä taklataan tarkastuksessa sekä hallituksen tarkastusvaliokunnalle nostettavista, raportoitavista havainnoista.

Muutama rusina pullasta

Ura tilintarkastajana mahdollisti tutustumisen äärimmäisen mielenkiintoisiin ilmiöihin ja asioihin, ei pelkästään tilintarkastajan vaan ihan pikkupoikamaisen uteliaisuudenkin näkökulmasta. Tässä muutama erityisesti mieleen painunut kokemus:

• Vierailu Helsinki-Vantaan lentokentällä tutustumassa asiakkaan projektiin. Oli epätodellisen tuntuista kävellä pienenä ihmisenä keskellä valtavaa kiitorataa siinä, missä yleensä kiitää jättimäisiä lentokoneita. Toisin kuin lentokoneen ikkunasta katsottuna, kiitoradalla seisoessa kaikki oli jättikokoista. Jopa ne kiitoradan pinnassa olevat pienet valopisteet olivat ämpärin kokoisia vekottimia!
• Parilla isolla tunnelityömaalla käynti. Niin hölmöltä kuin se kuulostaakin, niin yllätyin siitä, kuinka totaalisen pimeä paikka syvällä maan syövereissä oleva luola on. Pimeä, kylmä ja kostea paikka, joka imee kaiken valonhettimistä ja ajoneuvoista pääsevän valon seinämiinsä. Kokonaisuudessaan koko tunnelibisnes oli kiehtovaa ja realiteeteiltaan epätodellisen tuntuista touhua.
• Yksi asiakkaistani valmisti alumiiniveneitä. Huomioiden, että hitsaajan ammatti on aina ollut yksi salaisista unelmistani, nautin suuresti joka kerta kun pääsin kierrokselle seuraamaan tuotantoa.
• Yksi on vielä pakko mainita. Tarkastin asiakasta, jonka toimintaan liittyi valtavien rahamäärien käsittely. Tuotantotiloissa rahaa siirreltiin ja varastoitiin muuttolaatikoissa ja rullakoissa. True story. Ensimmäisellä vierailulla aidosti heikotti, kun näin tämän epätodellisen rahamäärän siinä suoraan edessäni käden ulottuvilla. Siihenkin onneksi tottui.

Kaikkien edellä mainittujen tapaamisten ja vierailujen myötä pääsi muodostamaan sen verran hyvän ymmärryksen asiakasyritysten asioista, että harvoilla yritysten omillakaan henkilöllä oli yhtä hyvä ”verenkuva” (kuten eräs CFO tykkäsi sanoa). Taas kerran totean, että on hankala keksiä kovin montaa muuta ammattia, joka tarjoaisi samanlaisia kokemuksia, mitä tämä kuivaksi ja tylsäksi aikanaan kuvittelemani tilintarkastajan ammatti minulle tarjosi.

Kirjoittaja on PwC:llä työskentelevä tilintarkastuksen asiantuntija Eero Kotilainen, KHT. Eero valmistui Haaga-Heliasta tradenomiksi 2009 ja aloitti työnsä PwC:llä samana vuonna. Hän toimi tilintarkastajana vuoteen 2018 asti, ja näiden kymmenen vuoden aikana hän erikoistui kansainvälisiin pörssiyhtiöihin ja erityisesti projektitoimintaa harjoittaviin yrityksiin. Nykyään Eero työskentelee asiantuntijana PwC:n Audit Transformation -ohjelmassa. Ohjelma tähtää tilintarkastuksen toimitusmallin laaja-alaiseen uudistamiseen, mikä liittyy niin teknologiaan ja sen hyödyntämiseen kuin toimintatapoihin ja johtamismalleihin. 

Miksi tilintarkastajaksi -sarjan muut osat:

Osa 1: Tilintarkastusalalle eksyminen

Osa 2: Ensimmäisten vuosien jyrkkä oppimiskäyrä tilintarkastuksen parissa

Osa 3: Lihaa luiden ympärille – kokemus tilintarkastuksesta karttuu ja vastuu kasvaa

Osa 4: Tilintarkastusuran kansainvälistyminen

Osa 6: Tilintarkastaja pääsee isoihin pöytiin

Osa 7: Tilintarkastaja tiimien johtajana

Osa 8: Audit Transformation – tilintarkastaja siirtyy uusiin tehtäviin