Toimitusjohtajan viestintä – miksi ja miten viestin

Miksi viestin?

Viestintä on johtamista – siksi viestin. Viestinnälläni on useita kohderyhmiä: tärkeimpänä omat ihmisemme, mutta myös potentiaaliset tulevat PwC:läiset, asiakkaamme, yhteistyökumppanimme sekä muut sidosryhmät. Kaikille näille kohderyhmille viestinnälläni on hieman erilainen tavoite.

Sisäisen viestinnän ihan keskeinen tehtävä on osaltaan luoda vuorovaikutteista kulttuuria, joka kannustaa ihmisiä avoimeen vuorovaikutukseen ja ajatukseen, että monesti paras viisaus ei asu ylimmässä johdossa; paras viisaus on organisaation kollektiivisen älykkyyden lopputulos. Jos kommunikointi ei suju joka suuntaan, eivät päätöksetkään ole parhaita mahdollisia.

Vaikka modernissa asiantuntijaorganisaatiossa pyritäänkin siihen, että kaikki toimivat mahdollisimman itsenäisesti, on viestinnällä ihan keskeinen rooli yhteisöllisyyden ja merkityksen rakentamisessa. Asiantuntijaorganisaatiossakin ihmiset kaipaavat yhteistä suuntaa (esim. strategia ja toiminnan tarkoitus) ja selviä rajoja pelikenttään, jolla toimitaan (esim. arvot ja tapamme toimia). Kaikki haluavat varmasti myös ymmärtää, miten oma tekeminen liittyy isompaan kokonaisuuteen. Ilman viestintää monella eri tavalla ja tasolla tämä yhteinen suunta ei ole selvä ja ihmiset tuppaavat eksymään matkalla tai työntekeminen menettää merkityksensä.

Asiantuntijaorganisaatiossa fokus menee helposti itse osaamiseen, konkretiaan ja numeroihin. Olen kokenut tärkeäksi puhua ja viestiä erityisesti myös arvoista ja tavastamme toimia – asioista, jotka viime kädessä erottavat meidät kilpailijoistamme.

Yksi tärkeistä syistäni viestiä on tukea haluttua muutosta. Muutosten johtaminen ja aikaan saaminen ei onnistu ilman johdonmukaista viestintäsuunnitelmaa ja viestimistä. Käytännössä haasteena on usein asioiden priorisointi: meillä tuppaa olemaan enemmän viestittävää kuin mitä ihmisillä on kapasiteettia ottaa vastaan. Minun ja muun johdon tehtävä on priorisoida asioita.

Niin muutoksissa kuin muussakin johtamisessa lähiesimiehillä on merkittävä rooli. Heidän tapansa tukea johdon ja työntekijöiden välistä viestintää vaikuttaa paljon siihen, miten asiat otetaan vastaan. Viestintäni tavoite on tukea myös esimiehiä työssään, jotta heillä on tieto siitä, missä yrityksemme menee ja mikä meille on yhtiönä tärkeää.

Ulkoinen viestintä tärkeää myös omille työntekijöille

Sisäisen viestinnän lisäksi ulkoinen viestintä on mielestäni tärkeä osa toimitusjohtajan roolia. Toimitusjohtaja on, halusi tai ei, yhtiön kasvot talosta ulospäin. Toki kasvoja on ja on tärkeääkin olla muitakin, mutta toimitusjohtaja ei voi tätä roolia välttää.

Pian toimitusjohtajanimitykseni jälkeen mietin viestintäjohtajamme kanssa, mitkä ovat itselleni sopivat kanavat ja ne kohderyhmät, joita minun viestintäni pitäisi tavoittaa. Mietimme myös, mitkä ovat sellaisia teemoja ja asioita, jotka kiinnostavat itseäni ja ovat täten luontevia minun viestittäväkseni. Tärkeimmiksi ulkoisiksi kohderyhmikseni nousivat paitsi tulevat työntekijät myös hallitusten jäsenet, toimitusjohtajat, johtoryhmien jäsenet sekä henkilöt, joita kiinnostaa laajasti talouselämään ja johtamiseen liittyvät aiheet.

Ulkoisen viestintäni yksi kohderyhmistä on myös oma henkilöstö. Paitsi että viestini saattaa joskus tavoittaa työntekijämme paremmin ulkoisen kanavan kuin sisäisen kanavan kautta, tapani viestiä esimerkiksi somessa viestii työntekijöillemme johtamis- ja viestintäkulttuuristamme.

Viestin ymmärrettävästi paljon yhtiöömme liittyvistä asioista, jotka ovat itselleni tärkeitä tai jotka ovat kulloinkin pinnalla. Kokemuksen myötä olen rohkaistunut viestimään enemmän myös muista lähellä sydäntäni olevista asioista, kuten johtamisesta.

Toimitusjohtajan viestinnän kanavat

Käytän useita kanavia viestinnässäni. Tätä kautta toivon tavoittavani tärkeimmät kohderyhmäni. Useiden näiden kanavien, kuten sosiaalisen median, avulla seuraan ja haen myös itse tietoa ja vuorovaikutusta ihmisiin, mutta suorempaa tiedottamistakin vielä tarvitaan.

Hyödynnän tällä hetkellä mm. seuraavia kanavia ja tapoja viestiä:

• Toimitusjohtajan kvartaaliviesti koko henkilökunnalle sähköpostitse ja intraan: yhteenveto miten firmalla menee, isojen teemojen kertausta ja uusien esiin nostamisesta.
• Strategia-aamupalat – face-to-face- ja etäyhteysmahdollisuus. Kertaus yhteisestä suunnastamme, valituista kasvu- ja kehityshankkeista ja niiden etenemisestä.
• Kuukausittaisten henkilöstön fiiliskyselyiden kommentointi sisäisessä blogissa.
• Intranet. Osallistumista/kommentointia intranetin kirjoitteluun. Intraan kerätään myös kaikki keskeinen viestintäni eri kanavista.
• Lyhyet sisäiset videot keskeisistä asioista, esim. henkilöstön joulutervehdys tai isojen kehityshankkeiden lanseeraaminen.
• Ylimmän johdon agendalla -blogi ulkoisessa Uutishuoneessamme. Tietoa ja näkemyksiä aiheista, jotka ovat tai joiden pitäisi olla yritysten ylemmän johdon agendalla.
• Twitter. Osallistuminen erityisesti johtamiseen liittyvään keskusteluun (#lauantaipöhinä #johtaminen) sekä aktiivinen kommentointi muiden jakamiin asioihin. Mielenkiintoisten ihmisten ja sidosryhmien seuraaminen. Kannanottoja ajankohtaisiin asioihin.
• LinkedIn. Ammatillisen tiedon jakaminen.
• Instagram. Tykkään visuaalisuudesta, joten Instagram on mielestäni mielenkiintoinen kanava monessakin mielessä. Seuraan kiinnostavia henkilöitä – kavereita, asiakkaita, julkisia henkilöitä sekä omia työntekijöitämme. Osallistun ja kommentoin aktiivisesti kuvavirtaa. Jaan Instassa tapahtumia ja ajatuksia omasta elämästäni, töistä ja arjesta. Myös moni PwC:läinen seuraa minua ja uskon, että heille on tärkeää oppia tuntemaan toimitusjohtaja myös muissa rooleissa kuin mitä näkevät työpaikalla.
• Facebook. Alun perin tämä oli minulle kanava vain lähimmille ystäville, mutta viimeisen viiden vuoden aikana tästä on tullut mielenkiintoinen sekoitus eri kohderyhmien ihmisiä.
• Snapchat. Kokeilin, en ymmärtänyt :-). Raja tuli vastaan minullakin.

Viestintä on jatkuvaa kehittymistä

Viestinnässä ei tule koskaan valmiiksi. Aina on erilaisia kulmia missä voi kehittyä lisää.

• Kirjoittaminen sinänsä on minulle kohtuullisen helppoa, mutta miten tiivistää sanoma todella tiiviiksi ja ymmärrettäväksi paketiksi? Tässä on vielä tekemistä.
• Miten viestiä suullisesti siten, että herättää tunteita ja saa ihmiset innostumaan? Synnynnäiselle introvertille on tässä ollut pitkä matka kehittyä kohti vaikuttavampaa viestintää ja suurempia tai edes pienempiä lavoja. Matka jatkuu minun osaltani varmasti koko loppuelämän. Rimaa on vaan hinattava koko ajan korkeammalle ja pois omalta mukavuusalueelta.
• Miten olla läsnä yksittäisissä kohtaamisissa, että ihmiset tuntevat itsensä arvostetuksi juuri siinä hetkessä? Voisin olla tässä paljon parempi kuin välillä olen, myönnän sen.
• Miten tuottaa relevanttia sisältöä omille kohderyhmilleni? Tämä blogi on yritys tuottaa uudenlaista sisältöä kohderyhmilleni. Opettelen tarttumaan ideoihin ja jatkojalostamaan ne paperille, vaikka tahti voisi olla ripeämpikin.
• Mitkä ovat ne foorumit ja tilaisuudet, jossa pitäisi olla kasvokkain puhumassa, ja milloin riittää viestintä jonkun muun kanavan kautta? Aika vs. vaikuttavuus.

Todettakoon, että omaan näkemykseeni viestinnän merkityksestä on vahvasti vaikuttanut se, että olen koko urani työskennellyt asiantuntijaorganisaatiossa. Viestinnässä on varmasti paljonkin eroja erilaisissa yhtiöissä. Mielelläni kuulisin teiltä muilta mietteitä näistä. Miten sinä viestit ja miksi? Mitkä kanavat ja keinot olet todennut hyviksi?

Ps. Kiitos kaikille viestinnän ammattilaisille ja kollegoille, jotka ovat minua vuosien aika sparranneet ja erityisesti brändi- ja viestintäjohtajallemme Kaisa Heikkiselle – ilman sinua en viestinnässäni olisi kehittynyt edes siihen asti missä nyt ollaan. Matka jatkuu…