Väärinkäytökset yrityksissä - estä, havaitse ja korjaa väärinkäytöksen aiheuttama kriisitilanne

Yritykseen kohdistuvat kriisit voivat johtua esimerkiksi vakavista väärinkäytöksistä. Väärinkäytöksistä laajasti puhuttaessa tarkoitetaan paitsi rikoksia, myös tilanteita, joissa työntekijä toimii yrityksen eettisten periaatteiden vastaisesti. Väärinkäytöksiin on syytä suhtautua vakavasti, sillä ne voivat vaarantaa yrityksen koko liiketoiminnan.

Jarkko Sihvosen ja Leea Uusi-Hautamaan kirjoittama, maaliskuussa 2019 julkaistu Väärinkäytökset yrityksissä – Estä, havaitse, korjaa käsittelee yrityksissä tapahtuvia väärinkäytöksiä niiden ennalta estämisen, havaitsemisen ja korjaamisen näkökulmista. Kirjassa pyritään luomaan yleiskuva siitä, millaisia aihekokonaisuuksia näihin kolmeen teemaan liittyy.

Kirja auttaa pohtimaan, miten väärinkäytöksiä voidaan ennalta estää ja miten toimia väärinkäytöksen tultua ilmi. Tässä kirjan pohjalta neljä perusohjetta kriisitilanteisiin, joita väärinkäytökset voivat pahimmillaan synnyttää:

1. Huolehdi, että organisaatiosi eri toimijat ovat valmiina väärinkäytöksen tullessa ilmi

Väärinkäytökset eivät ole koskaan täysin estettävissä. Yritysten onkin jatkuvasti syytä suunnitella, testata, tarkkailla ja päivittää omia sisäisiä ohjeitaan ja prosessejaan. Huolellisesti suunnitellut ja järjestetyt sisäiset prosessit yhdessä kriisinhallintasuunnitelman kanssa auttavat määrittelemään yrityksen sidosryhmille – kuten hallitukselle, johdolle, tarkastusvaliokunnalle ja yksittäisille työntekijöille – roolit ja vastuut kriisitilanteiden varalle. Kannattaa myös huolehtia siitä, että kaikki osapuolet tuntevat vastuunsa ja osaavat toimia myös käytännön tasolla väärinkäytöksen tultua ilmi.

2. Ota käyttöön ilmoituskanavat ja hio kontrollit kuntoon

Väärinkäytöksen selvittämisen kannalta olisi tärkeää, että väärinkäytösepäilyt huomataan mahdollisimman nopeasti. Väärinkäytösepäilyjen esiintuomisessa on keskeistä yrityskulttuurin luominen ja kehittäminen sellaiseksi, että se madaltaa kynnystä ilmoituksen tekemiseen, mutta myös sallii avoimen keskustelun esimerkiksi linjaorganisaation mukaisesti. Ensisijaisena ohjeena väärinkäytösepäilyiden esiintuomiseen tulisi olla linjaorganisaatiossa esimiehen kanssa keskustelu, mutta se ei ole aina mahdollista. Vaihtoehtoisena tehokkaana tapana toimivat ilmoituskanavat (whistleblowing-kanavat), joita monet yritykset ovat jo ottaneet käyttöön.

Ilmoitusvaihtoehtojen lisäksi on selvää, että yrityksen on kiinnitettävä huomiota myös yrityksen sisäisen valvonnan rakenteisiin, toimivuuteen ja tehokkuuteen. Tämä edesauttaa väärinkäytösten näkökulmasta tarkasteltuna niiden havaitsemista. Yrityksen sisäisten prosessien ja ohjeistuksen tapaan myös kontrolleja ja kontrollien toimivuutta on säännöllisesti testattava, sillä heikot kontrollit edesauttavat väärinkäytösten tekemistä.  

3. Huolla sisäisen valvonnan järjestelmiä

Vaikka riskienhallinta ja sisäinen valvonta olisivat kuinka tehokkaita hyvänsä, parhaimmillaankin ne antavat vain kohtuullisen varmuuden siitä, että valvontatavoitteet täyttyvät ja valvonta on tehokasta. Sisäisen valvonnan järjestelmät kaipaavat säännönmukaista huoltoa, ja niiden toimivuutta ja kehittämistarpeita on arvioitava etenkin väärinkäytöksen tapahduttua. Väärinkäytöksen tapahduttua hyvä toimintamalli on esimerkiksi juurisyyanalyysin tekeminen, jolla voidaan selvittää, miksi väärinkäytös on tapahtunut ja mikä sen on mahdollistanut. Juurianalyysi mahdollistaa väärinkäytöksen paljastamien epäkohtien korjaamisen.

Lisäksi yritys voi pyrkiä compliance-ohjelmilla varmistamaan toimintansa vaatimuksenmukaisuuden ja kokonaisuudessaan yhteisten pelisääntöjen noudattamisen. Compliancen ohella on syytä muistaa eettisen toiminnan periaatteet. Nämä yhdessä toimivat menestyksekkään liiketoiminnan kulmakivinä. Tässä näkökulmassa on myös syytä muistaa yrityskulttuurin merkitys, joka painottaa yrityksen arvoja ja kulttuuria. Yrityskulttuuri rakentuu jokaisen henkilön panoksesta sen luomiseen ja kehittämiseen. Samoin on asianlaita compliance-ohjelman toiminnan kannalta; compliance-ohjelman toimivuuden edellytys on koko yrityksen henkilöstön ja johdon sitoutuminen ohjelmaan. Tämä edellyttää tehokasta jalkauttamista ja säännönmukaista huoltoa yhteisten pelisääntöjen asianmukaisuuden varmistamiseksi.

4. Toivu väärinkäytöksistä ja suuntaa katse eteenpäin

Väärinkäytöksistä voi aiheutua pahimmillaan syviä yrityksen kriisejä, jotka voivat vaikuttaa yrityksen liiketoimintakykyyn, maineeseen ja jopa arvoon. Väärinkäytöksien tai väärinkäytöksestä johtuvan kriisin ei kuitenkaan kannata antaa lamauttaa; väärinkäytöksistä voi toipua ja niistä voi oppia, jolloin tuloksena on entistä vahvempi organisaatio.

Väärinkäytökset yrityksissä – estä, havaitse, korjaa on suunnattu väärinkäytösten parissa työskenteleville henkilöille, alan opiskelijoille ja kaikille niille, jotka haluavat saada yleiskäsityksen organisaatioissa tapahtuvista väärinkäytöksistä.