Valtiovarainministeriön järjestöjaos selvittää valtionavustusten kirjanpito- ja raportointikäytäntöjä
Valtiovarainministeriön järjestöjaos on laatimassa selvitystä siitä, miten eri ministeriöiden valtionavustuskäytäntöjä voitaisiin yhdenmukaistaa. Selvityksessä tarkastellaan myös mm. sitä, miten eri ministeriöt käsittelevät järjestöjen tuloja ja varallisuutta valtionavustusten ehdoissa. Selvityksessä arvioidaan samalla järjestöjen varainhankintakäytäntöjä.
Valtiovarainministeriön järjestöjaos on laatimassa selvitystä siitä, miten eri ministeriöiden valtionavustuskäytäntöjä voitaisiin yhdenmukaistaa. Selvityksessä tarkastellaan myös mm. sitä, miten eri ministeriöt käsittelevät järjestöjen tuloja ja varallisuutta valtionavustusten ehdoissa. Selvityksessä arvioidaan samalla järjestöjen varainhankintakäytäntöjä.
Järjestöjaos pyysi KILAn tulkintaa järjestöjen varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan välisestä rajanvedosta sekä siitä, miten järjestöjen tulisi raportoida maksutta saamistaan resursseista, eli mm. vapaaehtoistyöstä.
Nykytila
Valtionavustuslain mukaan avustuspäätöksestä tulee käydä ilmi, miten avustetusta toiminnasta tai hankkeesta saatavat tulot ja avustuksen saajan muut tulot otetaan huomioon avustuksen määrässä ja käytössä. Tähän ei löydy ohjeistusta suoraan valtionavustuslaista, joten nykyisin avustusten ehdoissa on eriäviä käytäntöjä riippuen avustuksen myöntäneestä tahosta.
Järjestön tuottojen ja kulujen luokittelu varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan välillä ei aina ole yksiselitteistä johtuen järjestöjen säännöistä ja toiminnan luonteesta. Luokittelulla voi kuitenkin olla olennaista merkitystä, kun eri valtionapuviranomaiset tarkastelevat järjestöjen muiden tulojen vaikutusta valtionavustuksen käyttöön. Lähtökohtaisesti valtionavustukset on käytettävä järjestön varsinaiseen toimintaan, eikä varainhankinnasta aiheutuviin kustannuksiin.
Kirjanpitoasetuksen mukaan varsinaisen toiminnan ryhmässä esitetään järjestön sääntöjen mukaisesta toiminnasta kertyneet tuotot ja kulut. Varainhankintaa sen sijaan ei määritellä kirjanpitolaissa tai -asetuksessa. KILA on muutamissa lausunnoissa ohjeistanut esimerkiksi lahjoitustuottojen kirjaamista varainhankinnan ryhmään, mutta varainhankinnan määritelmästä ei ole kovin tarkkaa kannanottoa. Vakiintuneen käytännön mukaan varainhankinnalla tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden avulla pyritään hankkimaan varsinaisen toiminnan rahoittamiseen tarvittavia varoja.
Varainhankinnan tuotoissa tavanomaisesti esitettäviä eriä ovat mm. jäsenmaksut sekä tuotot testamenteista, lahjoituksista, keräyksistä, myyjäisistä ja arpajaisista. Varainhankinnasta aiheutuneiden kulujen esittämispaikan osalta joudutaan joskus käyttämään harkintaa. Esimerkiksi varainhankintaa tekevän henkilöstön palkkakulujen voidaan joskus katsoa kuuluvan ainakin osittain varsinaiseen toimintaan, jolloin kulut olisi jaettava varsinaiseen toimintaan ja varainhankintaan.
Lausunto
Alkuun KILA toteaa, että lausunto ei ole tarkoitettu välittömästi hyvän kirjanpitotavan ohjeistukseksi kirjanpitovelvollisille, koska kannanotot on tarkoitettu aiemmin mainitun järjestöjaoksen ohjeistuksen laatimiseen.
Oikean ja riittävän kuvan vaatimukseen perustuen KILA korostaa tilinpäätösinformaation läpinäkyvyyden tärkeyttä, eli tilinpäätöksen käyttäjän tulisi voida helposti käsittää, mistä toiminnassa ja sen rahoituksen hankinnassa ja käytössä on kysymys. KILA ehdottaakin, että avustuksen saajan edellytettäisiin lisäävän tilinpäätöksen laatimisperiaatteisiin kuvaus siitä, mitä eriä tuloslaskelman varsinainen toiminta, varainhankinta, sijoitus- ja rahoitustoiminta sekä liiketoiminta sisältävät. KILA kehottaa järjestöjaosta myös arvioimaan mahdollisuutta asettaa avustusehdoksi sen, että toimintakertomuksessa tai liitetiedoissa esitettäisiin yksityiskohtaisemmin avustusten käyttöä koskevia seikkoja. Lisäksi KILA ehdottaa, että järjestöjaos arvioisi, olisiko tarpeen edellyttää tilintarkastajaa erikseen raportoimaan siitä, onko avustuksen saaja noudattanut avustusehtoja.
KILA pidättäytyi ottamasta tarkemmin kantaa eri tulo- ja menolajien luokitteluun tuloslaskelmassa. Luokittelukysymysten ratkaisu kuuluu lausunnon mukaan kirjanpitovelvolliselle itselleen ja avustusten osalta avustuksen myöntävälle taholle. Jäsenmaksujen osalta KILA tosin nosti esiin lausunnon 1633/2000, joka noudattelee ylempänä mainittua vakiintunutta käytäntöä.
Vakiintuneen käytännön mukaan maksut, joita kerätään varsinaisen toiminnan suoritteista, kuuluvat varsinaisen toiminnan tuottoihin ja vastaavasti maksut, joita kerätään varsinaisen toiminnan rahoittamiseksi, kuuluvat varainhankinnan tuottoihin.
Maksutta saatujen resurssien ja vapaaehtoistyön osalta ei ole yleistä ohjeistusta tai vakiintunutta käytäntöä. Niistä voisi kuitenkin raportoida toimintakertomuksessa, ja monet järjestötoimijat näin jo tekevätkin. Jotta tiedot olisivat yhdenmukaisia ja luotettavia, niitä tulisi seurata, mitata ja raportoida määrätyin tavoin. Näiden osalta KILA nosti esiin seuraavia seikkoja, jotka järjestöjaoksen tulisi ratkaista:
- Miten vapaaehtoistyö saatetaan yhteismitalliseksi vertailukelpoisuuden varmistamiseksi?
- Miten työaikaa seurataan ja dokumentoidaan sekä kuinka se tehdään luotettavasti?
- Miten saatujen hyödykkeiden arvo määritetään ja miten niistä raportoidaan?
- Miten vastaanotetun avun arvo määritellään?
- Miten menetellään seurannan ja raportoinnin suhteen silloin, jos vapaaehtoisvoimin toteutettava toiminta on muun rahoitustuen perustana? Tällöin tullee kyseeseen ulkopuolinen varmennus, joka edellyttää riittäviä seuranta- ja dokumentointimenettelyjä.
- Mikä on avustuksen saajan vastuu raportoitujen tietojen oikeellisuudesta ja miten ne pystytään todentamaan?
- Vaatisiko edellä mainittujen seikkojen varmentaminen tilintarkastajalle osoitettuja tehtäviä?
Yhteenveto
Valtionavustuksiin liittyvien käytäntöjen selvitys ja sen pohjalta laadittava ohjeistus on tervetullut, koska käytännöt vaihtelevat. Aiemmin olenkin kirjoittanut siitä, että avustuksia saavien kirjanpitovelvollisten olisi tärkeää käydä läpi avustusehdot mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta ehtoja voidaan noudattaa heti alusta lähtien ja vältyttäisiin pahimmassa tapauksessa koko avustuksen takaisinperinnältä. Tuoreessa lausunnossa ei saatu tarkennusta olemassa olevaan ohjeistukseen varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan välisestä rajanvedosta.
Maksutta saatujen resurssien ja vapaaehtoistoiminnan raportointiin liittyen KILA nosti esiin huomionarvoisia seikkoja, mutta tietojen varmentamiseen liittyy vielä useita kysymyksiä, jotka tulee ratkaista, jotta eri toimijoiden raportoima informaatio olisi vertailukelpoista keskenään.
Yleisenä huomiona KILA ehdotti, että avustuksia saavilta järjestöiltä edellytettäisiin nykyistä selvästi kattavammat tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden kuvaukset. Tälläkin hetkellä järjestöjen eri sidosryhmät yleensä edellyttävät kattavampaa tilinpäätösraportointia kuin mitä minimivaatimukset ovat. Ehdotettu tarkempi laatimisperiaatteiden kuvaus auttaisi epäilemättä tilinpäätöksen lukijaa hahmottamaan nykyistä paremmin tilinpäätöksen sisältöä. Tätä ehdotusta on tilintarkastajana helppo kannattaa.
Miikka Vinnikainen
