Ylävirran vaikutus prosessisujuvuuteen

Olipa kerran maalaistalo nimeltä Talous-Tupa, jossa monia töitä helpottamaan oli talon viereen rakennettu mylly. Mylly toimi vierestä kulkevan Suur-Joen voimalla ja oli paikkakunnalla tunnettu maamerkki. Eräänä päivänä kuitenkin veden tulo hiljeni ja maatalon asukkaat huolestuivat. Miten nyt kävisi jauhojen jauhamisen ja muiden välttämättömien taloustöiden?

Kiivas keskustelu alkoi koko talonväen joukossa, kaikkien huutaessa omia ehdotuksiaan tilanteen korjaamiseksi. Vanha renki jankutti, että Alavirran naapurit varmasti olivat tihutyön takana, olihan heidän kanssaan ollut kiistoja ennenkin. Jauhojen jauhamisesta vastaavat piiat puolestaan ehdottivat, että jauhamista voisi tehostaa jakamalla jyvät pienempiin eriin ja suorittamalla osa työstä öisin saman viljamäärän jauhamiseksi. Samaan aikaan vanha emäntä julisti, että tämä oli nyt vain kärsittävä, eihän Suur-Jokeen voida vaikuttaa.

Talon isäntä ja emäntä hetken pohdittuaan totesivat, että ennen varsinaisten ratkaisujen keksimistä tulisi selvittää, miksi veden määrä oli ylipäätänsä vähentynyt. Nopeiden vastausten saamiseksi laitettiinkin tallipoika hevosella heti matkaan ja koko talo jäi odottamaan. Illan tullen poika palasi ja totesi, että myös Ylävirran talot olivat huomanneet saman ongelman ja heidän selvityksensä olikin tuottanut tulosta.

Ylimmän talon väki oli rakentanut uuden haaran Suur-Jokeen kastelua varten, mutta eivät olleet muutoksesta muille muistaneet kertoa. Haaran vaikutuksesta vettä kuitenkin ohjautui sivuun ja siksi Suur-Joki oli hidastunut. Ensimmäisen Ylä-Talon väki oli jo keksinyt ratkaisun, mutta eivät pienen talonväkensä takia olleet voineet sitä toteuttaa. Ylimmän talon takaa oli näet löydetty joen mutka, joka oli ilmeisesti ajan saatossa muodostunut hidastaen veden virtausta. Jos tämä mutka saataisiin oiottua, niin Suur-Joen virtaus voisi palata ennalleen.

Näin tehtiin ja Suur-Joki alkoi virrata jopa aikaisempaa tehokkaammin. Tämän nähdessään päätti koko Talous-Tuvan väki, että nopeamman virtauksen vuoksi helpottaneista taloustöistä saadut vapaat kädet laitettaisiin uusien mutkien etsimiseen ja korjaamiseen.

Sen pituinen se.

Tässä kohtaa joudun rikkomaan illuusion ja toteamaan, että yllä oleva tarina ei vain kerro vain idyllisestä Suur-Joen yhteisöstä, vaan on arkipäivää monille yrityksille. Olisitko tunnistanut tilanteen, jos olisin nimennyt Talous-Tuvan yrityksen talousosastoksi, Suur-Virran prosessiksi ja talon väen epätietoisiksi tiiminvetäjiksi ja heidän ylityöllistetyiksi työntekijöikseen? Tarinan tapaan tiedonkulkukatkot, prosessien osaoptimointi ja yhteisen prosessiymmärryksen puuttuminen aiheuttavat ylimääräisiä kiirepalavereita ja stressaavaa ylimääräistä tuottamatonta työtä.

PwC:n tutkimuksissa on huomattu, että yhtenä lähtökohtaisena syynä kokonaisprosessihaasteille on jo jaettu omistajuus. Talouden vertailuraportissa “The PwC Finance Benchmarking Report 2019-20” nostetaan esille talouden prosessien omistajuuksien jakautuminen useille eri sisäisille toimijoille jopa lähes 60 prosentissa tapauksista. Tämä jaettu vastuu yhdistettynä monesti siiloutuneisiin kehitys-ja automaatiohankkeisiin näyttäytyy usein tarpeettoman suurena prosessointiaikana.

Samassa PwC:n raportissa on huomattu, että esimerkiksi asiakaslaskutuksen osalta mahdollisuus ajansäästöön on huomattava, sillä jopa 19 % nykyisestä prosessointiajasta voitaisiin säästää paremmilla prosesseilla ja niihin liitännäisellä optimoidulla automaatiolla. Raportoinnin osalta vastaava potentiaali on pienempi, alle 10 %, mutta ennustamisessa potentiaalia on 19 %:n verran. Ja mikäli kaikki tämä säästetty aika ja vaiva voidaan siirtää parempaan analyysiin ja yhteiseen asioihin selvittelyyn, on talouden potentiaali aikaisempaa parempaan liiketoiminnan tukeen huomattava.

Kollegani Virpi Lehtisaari on kehittänyt kokonaisprosesseja parin kymmenen vuoden aikana monesta eri näkökulmasta, joten päätin jutella aiheesta hänen kanssaan. Päädyimme pohtimaan prosessien kehittämistä niitä sujuvoittavien työkalujen ja prosessidatan avulla sekä listaamaan aikaisempien kokemusten pohjalta saamiamme oppeja. Seuraavassa osiossa Virpi pureutuu syvemmin kokonaisprosessien kehittämiseen.

Kokonaisuuden ymmärtäminen ja huomioiminen suunnittelussa kannattaa

– Viimeisen viiden vuoden aikana olen projekteissani huomannut merkittävää työkalujen kehittymistä. Työkalut ja työtavat prosessien pullonkaulojen, haasteiden ja parannuspotentiaalin löytämiseen ja parannusten toteutukseen ovat kehittyneet valtavasti, Virpi Lehtisaari alustaa.

Erilaiset tekoälyä sisältävät analytiikka- ja prosessilouhintaratkaisut (process mining) auttavat selvittämään isojen transaktiomassojen haasteita ja potentiaalia eri tarkkuustasoilla automaattisesti järjestelmän lokitietojen ja muun datan pohjalta. Prosessien parantamisen tukena on myös entistä kehittyneempiä simulointi-, workflow- ja automaatioratkaisuja, jotka yhdessä mahdollistavat älykkäämmän tietoon pohjautuvan prosessien johtamisen ja kehittämisen.

Talouden prosessit ovat monesti selkeä ja potentiaaliltaan hyvä kohta aloittaa prosessien parantaminen modernien työkalujen tukemana, ja näin monet yritykset jo tekevätkin. Prosessilouhintaa ja esimerkiksi robottiautomaatiota (RPA) pilotoidaan ja toteutetaan jo paljon erityisesti myyntilaskutus- ja ostolaskunkäsittelyprosesseissa. Jatkokehityksessä suurin potentiaali liittyy näkemykseni mukaan siihen, miten varmistaa esim. prosessilouhinnan, analytiikkadashboardien ja prosessiautomaation toiminta kokonaisuutena parhaalla mahdollisella tavalla. Kokonaisuutena toteutettaessa työkaluista saadaan paras hyöty esiin niin, etteivät tulokset jää pelkästään kiinnostaviksi analyyseiksi, jotka eivät itsessään vielä paranna prosessia tai toisaalta automaatioiksi, jonka onnistumisprosentti on todellisuudessa melko alhainen.

Yleisesti käytettyjä ratkaisuja ovat muun muassa Celonis, UiPath, Minit ja Software AG, joilla kaikilla on vähän erilaiset kyvykkyydet ja valmiudet tukea kokonaisratkaisua automaattisesta prosessien tutkinnasta simuloinnin ja suositusten kautta automaatioon. Oikea ratkaisu löytyy peilaamalla niiden kyvykkyyksiä suhteessa tavoitetasoon ja liiketoiminnan parannuspotentiaaliin.

Prosessin todellisen tilan läpinäkyvyyden, ratkaisusuositukset ja automaation kattavan kokonaisratkaisun lisäksi kannattaa kääntää katse myös kokonaisprosessiin oman toiminnon prosessinosan lisäksi. Talouden oman toiminnan tehokkuus ja myös rahavirrat ovat usein riippuvaisia sitä edeltävän liiketoimintaprosessin vaiheista ja etenemisestä. Muun muassa nettokäyttöpääomaa voi vain rajallisesti hallita ilman, että optimoidaan liiketoimintaoperaatioiden hallinnassa olevia varastoja tai kumppanikohtaisia sopimusehtoja, joiden perusteella laskut lähtevät ja maksut tapahtuvat.

Jos mietit esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä, niin kokonaisprosessin analysointi, optimointi ja automatisointi datalähtöisesti todennäköisesti kannattaa:

Saammeko laskut lähtemään asiakkaalle aina mahdollisimman nopeasti, ja jos ei, niin mistä myöhästyminen johtuu?
Miten voisimme vähentää myöhässä maksettujen laskujen aiheuttamia kustannuksia?
Maksetaanko meillä laskuja vahingossa tuplasti?
Mikä on meidän tämänhetkinen automaatiotasomme prosesseissa ja mikä estää sitä olemasta suurempi?
Mitä prosessissa voisi vielä automatisoida?
Miten paljon prosesseissa tapahtuu turhia mutkia esim. korjailua tai muita poikkeuksia?
Miten prosessien pullonkauloja ja huomaamattomia viivästyksiä voisi ratkoa?
Paljonko meillä on erilaisia variantteja tai poikkeusprosesseja, ja mistä ne johtuvat?
Noudatetaanko prosessin tehtävissä optimaalista työnjakoa?
Miten hyvin sääntöjä ja riskejä hallitaan prosessissa?

Kaikkiin ylläoleviin kysymyksiin liittyy haaste hahmottaa ja seurata, mitä prosesseissa tarkalleen tapahtuu. Jos yksittäisten prosessien todellisia kulkuja ja poikkeusten syitä ei tunneta, niin niissä olevien haasteiden taloudellisia ja prosessin läpimenovaikutuksia ei pystytä ottamaan huomioon ja korjaamaan tehokkaasti. Prosessien kuvauksissa ne näyttävät selkeiltä, mutta todellisuudessa aika kuluu päivittäisiin poikkeustilanteisiin ja ongelmien ratkomiseen, jolloin aikaa ei jää kehittämiseen ja liiketoiminnan strategisempaan tukeen.

Ei voi liiaksi korostaa sitä, miten tärkeää työkaluja valittaessa on miettiä kokonaisuutta. Viime vuosina RPA-ratkaisujen yleistyminen on tuottanut tilanteita, joissa robotti kyllä juoksee prosesseja läpi, mutta ei ratkaise prosessin tehottomuushaasteita. Ongelma kun johtuu alunperinkin laajemmasta rajatusti hallinnassa olevasta prosessikaaoksesta.

Tyypillisenä esimerkkinä yllä olevasta on laskujen automatisoitu tarkastus. Koodattu robotti, joko tekoälyllä tai ilman, tekee varsinaista tarkastusta ja siten vapauttaa teoreettisesti ihmiskollegoitaan muihin töihin. Tosiasiassa varsinainen tarkastusprosentti jää kuitenkin paljon suunniteltua pienemmäksi, usein noin 20 % tasolle, ja automaatiota kuvaava perusraportti herättää vain kysymyksiä matalan tason syistä. Ongelmaa tutkittaessa prosessilouhinnan keinoin huomataan, että käsittelyyn on jätetty mahdollisuuksia lähes lukemattomille poikkeuksille ja siten manuaalityötä on itse asiassa lähes mahdotonta vähentää ilman korjauksia läpi koko prosessiketjun.

Kuinka lähteä ratkomaan ongelmia

Virpin kokemusten ja tunnistamiemme esimerkkien pohjalta päädyimme yhdessä pohtimaan parasta lähestymisjärjestystä kokonaisprosessien kehittämiselle. Prosessin tutkimus ja tarkempi selvitys ovat ymmärrettävä ensimmäinen askel, mutta paremman prosessiymmärryksen kasvattaminen säilyy olennaisena osana koko kehityskaarta. Kokonaisuutena päädyimme alla olevaan järjestykseen:

Tutki ja arvioi potentiaali kokonaisprosessin ja -ratkaisun näkökulmasta: Prosessin yksityiskohtainen tarkastelu esimerkiksi prosessilouhinnan avulla auttaa saamaan selkoa prosessin tapahtumien massasta paljastamalla poikkeusten ja ei-toivottujen toimintatapojen kustannus-, läpimenoaika- tai riskivaikutukset.
Suunnittele muutokset yhdessä, äläkä pelkää tarttua haasteisiin: Suurimman potentiaalin sisältävien haasteiden ratkominen ja prosessien parantaminen yhteistyössä kaikkien prosessin vaikuttajien kanssa vaatii välillä myös haastavampia prosessimuutoksia ja kompromisseja, mutta niiden oikominen ensimmäisenä tuo näkyviä ja tuntuvia tuloksia, ja siten kannustusta jatkaa.
Standardisoi, optimoi ja automatisoi:
- Standardisointi vie enemmän aikaa mutta lopputulos kannattaa! Yhteisillä säännöillä toimittaessa tarvitaan vähemmän stressaavaa ongelmien käsittelyä ja työ tehostuu, kun kaikki tietävät, mitä odottaa ja miten toimia.
- Optimointi ja mahdollisesti simulointi auttaa löytämään hyvän ratkaisun, kun kaikkien kannalta täydellistä on hankala löytää. Prosesseissa voi olla “hätävarjelun liioittelun” tuomia mutkia tai osa-optimoinnin aiheuttamia piirteitä, joihin löytyy optimi ratkaisu arvioimalla kokonaisvaikutuksia ja -riskejä.
- Automatisointi kannattaa tehdä osaksi kokonaispakettia. Roboteilla voidaan säästää niin aikaa kuin hermoja turhauttavalta rutiinityöltä! Ja kun prosessin data-analyysiin pohjautuva logiikka ja ihmiskäyttäjän yhteistyö on suunniteltu tukemaan digitaalista aputyöntekijää, saadaan automaatiosta kaikki irti.
Mittaa: Pieni hyppäys taaksepäin ja ‘tutki’-vaiheen säännöllinen toistaminen auttaa kuvaamaan implementoinnin onnistumista, etenkin tehokkuuden osalta. Onnistuminen ja jatkuva parantaminen luo motivaatiota.
Jatka kehitystä: Uusia prosesseja on hyvä ajaa ainakin muutaman kuukauden ajan ennen seuraavia muutoksia, jotta dataa alkaa kertyä jäljelle jääneistä tai uusista prosessikiemuroista. Datan perusteella voikin taas lähteä tekemään uusia laskelmia siitä, mitä kehitystä seuraavaksi kannattaisi tehdä.

Suur-Joen yhteisön ja Talous-Tuvan tapaan haluamme kannustaa syiden etsimiseen ennen ratkaisuihin päätymistä ja pohtimaan avoimesti mutkien vähentämistä!

“Näkökulmia tulevaisuuden taloushallintoon” -blogisarja on katsauksemme taloushallinnon murroskysymyksiin nyt ja lähitulevaisuudessa. Kerromme, kuinka asiakastyössämme näemme taloustoimintojen kohtaamat uudistumistarpeet toimintaympäristön, teknologian tuomien mahdollisuuksien sekä kulttuuristen muutosten vaikutuksesta.