Laadukas kirjanpito ja hyvä suunnitelma helpottavat veroprosessia
Yritykset käyttävät paljon aikaa budjettien ja strategian huolelliseen suunnitteluun ja läpikäymiseen. Verotus saatetaan nähdä pakollisena hallinnollisena velvollisuutena, jota käsitellään pintapuolisesti ilman yksityiskohtaista suunnitelmaa. Verotus ei kuitenkaan eroa muista liiketoiminnan osa-alueista – hyvällä valmistautumisella voidaan saavuttaa monia hyötyjä myös veroilmoitusta laadittaessa.
Suunnittelu on osa riskienhallintaa. Jo tilikartan suunnittelussa ja kirjauskäytännössä on hyvä erotella verolaskennan kannalta tärkeät erät (ts. kirjanpidon ja verotuksen väliset pysyvät erot) omille tileilleen tuloslaskelmassa ja taseessa. Esimerkiksi yhtiön taseeseen IFRS 16 -standardin mukaisesti aktivoitavat vuokrasopimukset on hyvä eriyttää omille tileilleen. Tavoitteena on, että mahdollisimman suuri osa verotuksen pohjana olevasta datasta saadaan suoraan kirjanpidon tileiltä.
Selkeä verotusta tukeva kirjanpitoaineisto säästää aikaa ja vähentää virheitä verolaskennassa ja veroilmoitusten laadinnassa. Lisäksi se mahdollistaa prosessien automatisoinnin. Järjestelmään rakennettu robotti ei ole ”älykäs”, mutta se osaa kyllä laatia verolaskelman ja tehdä tarvittavat verokirjaukset, kunhan sille kerrotaan miltä kirjanpidon tileiltä pysyvät ja väliaikaiset erät löytyvät.
Selkeät toimintatavat veroprosesseissa helpottavat myös työntekijöiden vaihdostilanteisiin liittyviä haasteita.
Veroilmoitusten laatu vaihtelee. Yritykset asettavat toiminnalleen erilaisia laatuvaatimuksia ja tämän tulisi päteä myös veroilmoituksiin. Korkeat laatuvaatimukset täyttävän veroilmoituksen laadinta lähtee selkeästi jäsennellystä kirjanpitoaineistosta.
Kirjanpito tulee järjestää niin, että se täyttää vaatimukset kirjausketjun aukottomuudesta tiliöintimerkinnän ja veroilmoituksen välillä.
Pelkästään huolellisesti laadittu kirjanpito ei vielä takaa laadukasta veroilmoitusta, vaikka se helpottaa työtä huomattavasti. Veroilmoituksen laatijalla tulee olla vahva asiantuntemus, jotta tilikauden tapahtumat käsitellään verotuksessa oikein. Jälkikäteen virheitä on haastavaa ja jossain tilanteissa jopa mahdotonta korjata. Hyvin suunnittelun kirjanpidon ja vahvan ammattitaidon avulla tehty veroilmoitus helpottaa kommunikointia veroviranomaisten kanssa ja vahvistaa riskienhallintaa.
Puutteellinen kirjanpitoaineisto voi pahimmillaan johtaa virheisiin veroilmoituksella, jolloin yritykselle tai sen työntekijälle voi koitua seuraamuksia; yritykselle voidaan esimerkiksi määrätä prosenttiperusteinen veronkorotus. Hyvin valmisteltua kirjanpitoa ja veroilmoitusta ei tulisi nähdä vain hallinnollisena taakkana, vaan ne tuovat myös lisäarvoa yritykselle ja sen työntekijöille. Harvoin asiat menevät täysin suunnitelmien mukaan, mutta hyvä suunnittelu helpottaa huomattavasti tekemistä ja pienentää virheiden riskiä.
