Vuokrasopimukset ravistelevat liiketoimintaprosesseja

Uusi standardi vaikuttaa taseeseen ja taseen tunnuslukuihin, kuten nettovelkoihin tai velkaantumisasteeseen. IFRS 16:lla on myös merkittävä vaikutus tuloslaskelmaan, sillä yritys kirjaa tämän myötä korkokulun vuokrasopimusvelasta sekä poiston käyttöoikeusomaisuuserästä sen sijaan, että esittäisi vuokrakulun esimerkiksi liiketoiminnan operatiivisena kuluna. EBIT- ja EBITDA-tunnusluvut ovat jatkossa selvästi aiempaa suuremmat yrityksillä, joilla on olennaisia operatiivisia vuokrasopimuksia.

IFRS 16 vaikuttaa suureen osaan organisaatiota

Vaikka IFRS 16:n mukanaan tuoma muutos taseen ja tuloksen tunnuslukuihin tulee olemaan ulkoapäin katsottuna standardin näkyvin vaikutus yrityksille, kokemukseni mukaan uudet kirjanpitovaatimukset vaikuttavat kokonaisvaltaisesti yhtiöiden liiketoimintaprosesseihin. Vuokrasopimukset koskevat joko suoraan tai välillisesti suurta osaa organisaatiota ja sen henkilöstöä, joten muutos vaikuttaa myös heidän toimintaansa jatkossa. Monesti IFRS-raportointi nähdään vain konsernilaskennan haasteena. IFRS 16:n mukanaan tuomat haasteet tulisi kuitenkin huomioida liiketoimintaprosesseissa läpi organisaation.

Vuokrasopimusten tunnistaminen IFRS-raportoinnin tarpeisiin vaikuttaa yksinkertaiselta tehtävältä. Moni yhtiö on luonut prosessin, jonka mukaan vuokrasopimukset toimitetaan konsernilaskentaan, joka vastaa tämän jälkeen sopimuksen oikeasta kirjanpitokäsittelystä. Mikäli sopimuksia on kuitenkin tuhansia kappaleita kymmenissä eri maissa (lukuisilla eri kielillä), konsernilaskennan on hyvin hankalaa olla perillä kaikista sopimuksista. Esimerkiksi Suomessa toimivan pörssiyhtiön konsernilaskennan on hankala tietää muutoksista brasilialaisen tytäryhtiön vuokrasopimuskannassa.

Käytännössä vuokrasopimusten tunnistaminen vaatii selkeän kommunikoinnin lisäksi koko organisaation laajuisesti oikeiden henkilöiden huolellista perehdyttämistä aiheeseen.

Mikäli prosessia vuokrasopimusten tunnistamisesta ei jalkauteta koko organisaation laajuisesti, riskinä on, että merkittävä osa sopimuksista jää raportoinnin ulkopuolelle.

Uusia ulottuvuuksia hankintaprosesseihin

Aikaisemmin vuokrasopimusten tekemistä on strategisessa päätöksenteossa perusteltu halulla käyttää pääomaa muihin liiketoiminnan tarpeisiin sen sijaan, että esimerkiksi otettaisiin lainaa vastaavanlaisen omaisuuserän ostamiseksi. Esimerkiksi uuden pääkonttorin ostaminen vuokraamisen sijaan on merkittävä strateginen päätös yhtiön kassan ja mahdollisen vieraan pääoman hallinnan kannalta.

IFRS 16:n myötä strateginen päätöksenteko omaisuuserän ostamisen ja vuokraamisen välillä saattaa muuttua ja hankintaprosesseihin tulee täysin uusi ulottuvuus arvioitavaksi. Monet yhtiöt ovat viime vuosien aikana vapauttaneet pääomaa tuottavampiin tarkoituksiin myymällä pääkonttorinsa ja vuokraamalla tämän sen jälkeen takaisin kyseiseltä sijoittajalta. Tällainen menetelmä toki jatkossakin vapauttaa likvidejä varoja yhtiön kassaan, mutta järjestelyn jäljiltä taseeseen vuokrasopimuksen johdosta jää jatkossakin omaisuuserä varoihin sekä lisäksi korollinen velka – puhumattakaan siitä, että transaktion tulosvaikutus voi pienentyä huomattavastikin, kun mahdollista myyntivoittoa ei voi enää samalla tavoin tulouttaa. Toisin sanoen, tasetta ei saada tällä tavalla entiseen tapaan kevennettyä ja vaikka kassa kasvaa, nettovelat eivät ehkä entiseen tapaan pienene.

IFRS 16:n vaikutukset kannustinjärjestelmiin

Monet yhtiöt ovat sitoneet perinteisesti henkilöstön kannustinjärjestelmät yhtiön tunnuslukuihin kuten EBITDA tai EBIT. IFRS 16:n muuttaessa kyseisiä tunnuslukuja tulee myös  kannustinjärjestelmien tavoitetasoja arvioida kriittisesti uudelleen. Jos esimerkiksi 30 % yhtiön kiinteistä kuluista siirtyy jatkossa EBITDAn alapuolelle, historialliset tavoitetasot eivät jatkossa ole soveltuvia ja joku saattaakin suorastaan innostua tulevasta ”kannattavuuden” paranemisesta. Tällöin tulisi kuitenkin muistaa että rahavirrat eivät muutu kirjanpitokäsittelyn vuoksi.

Toisaalta monet yhtiöt soveltavat kannustinjärjestelmissään sisäisen laskennan vastaavia tunnuslukuja ja ovat alustavasti ajatelleet jättävänsä uuden vuokrasopimuskäsittelyn huomioimatta tältä osin. Tällä tavalla tunnuslukujen tavoitetasot pysyisivät historiallisesti vertailukelpoisina, mutta sovellettavat tunnusluvut eivät olisi enää linjassa julkisesti raportoitavien tunnuslukujen kanssa.

Ongelmaksi voi muodostua esimerkiksi se, että vuokrasopimusvelkojen kasvuun ei kiinnitetä huomiota ja yhtiön tunnusluvut, kuten nettovelat, kasvavat hallitsemattomasti.

Vuokrasopimusten kirjanpitokäsittely muovaa siis merkittävästi organisaation prosesseja ja onnistunut standardin soveltaminen vaatii merkittävää ajattelutavan muutosta.

Kun yritys ymmärtää liiketoimintaprosesseihin kohdistuvan muutostarpeen, taataan tältä osin pohja onnistuneelle ja laadukkaalle raportoinnille myös jatkossa.