Järjestelmämuutokset ja verotus – Mitä odottaa SAP S/4 HANA -hankkeelta?

S/4 HANA on SAPin vastaus digitaaliseen murrokseen

Digitaalinen vallankumous mahdollistaa entistä tehokkaamman tiedon hyödyntämisen ja reaaliaikaisuuden teknologian avulla. Tämä avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia, mutta tuo samalla uhkia, joihin yritysten pitää reagoida. 

Ei ole sattumaa, että SAP tuo markkinoille uuden tuotteen S/4 HANAn juuri nyt, sillä se mahdollistaa tiedon monipuolisen hyödyntämisen, reaaliaikaisen saatavuuden ja pohjan päätöksille. S/4 HANA on SAPin vastaus digitaaliseen murrokseen. Painetta SAP-järjestelmän päivittämiseen tulee siis muualtakin kun SAPin  ilmoittamasta ERP-tuen lopettamisesta vuoteen 2025 mennessä. 

Sidosryhmät, viranomaiset ja kumppanit edellyttävät jatkossa yhä reaaliaikaisempaa tietoa ja vastauksia kyselyihin. Näistä esimerkkeinä mm. veroviranomaiset Suomessa ja ulkomailla, jotka kiihtyvällä tahdilla päivittävät omia järjestelmiään mahdollistaakseen tiedon lähes reaaliaikaisen keräämisen ja työstämiseen. 

Kokemus on osoittanut, että ERP-järjestelmän päivitys on aina suhteellisen iso projekti ja siihen pitää valmistautua huolella. Mitä paremmin liiketoiminnan osa-alueet ovat selvittäneet omat tarpeensa ja ennen kaikkea mahdollisuudet hyödyntää digitalisaation tuomat edut, sen helpommin ne on saavutettavissa projektin myötä. 

Verotoiminnot ajoissa mukaan

Selvitä prosessit ja kehitystoimet etukäteen ja pidä projekti lähellä koko matkan ajan

On erityisen tärkeää huomioida verotus ja etenkin arvonlisäverotukselliset näkökulmat jo implementaatioprojektin alussa sekä taata riittävä yhteistyö ja -ymmärrys verofunktion ja projektin asiantuntijoiden välillä. Moderneissa toiminnanohjausjärjestelmissä suurin osa kirjanpidollisista tapahtumista luodaan erilaisten logististen toimintojen seurauksena. Siksi on olennaista, että yhteistyö kattaa myös oston ja myynnin logistisen puolen, ei ainoastaan taloutta. 

Erityisen tärkeää on, että tämä tapahtuu riittävän ajoissa, sillä monet verojen määräytymisessä käytettävistä organisaatiorakenteista määritellään jo järjestelmäkehityksen alkuvaiheessa ja niitä voi olla jälkikäteen hankalaa muuttaa. 

Yhtä lailla tärkeää on varmistaa, että arvonlisäverotuksen kannalta oleelliset toiminnot on määritelty järjestelmään, jotta järjestelmä esimerkiksi kykenee ottamaan huomioon, 

• myydäänkö tavaroita ja palveluita yhdessä vai erikseen
• onko kyseessä kolmikantakauppa tai muu ketjukauppatilanne
• miten sulautetut ohjelmistot myydään osana fyysistä tuotetta. 

Kyseisten asioiden miettiminen ja suunnitteleminen etukäteen auttaa minimoimaan järjestelmään tehtäviä kustomointeja ja pitkän aikavälin ylläpitokustannuksia.

Implementaatioprojekteihin lähdetään monesti vielä nykyäänkin liian kevyesti varustautuneena, eivätkä yrityksen sisäiset prosessit ole riittävän selviä. Jo ennen projektin aloittamista olisi hyvä kartoittaa omat prosessit, miettiä mitkä toimivat hyvin ja missä olisi parantamisen varaa. Prosessit kannattaa myös dokumentoida riittävästi, jotta niihin voidaan myöhemmin palata ja niitä voidaan hyödyntää projektissa. 

Projektinaikainen dokumentaatio kannattaa myös pyytää tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi ennen varsinaisen konfiguroinnin aloittamista, jotta voidaan varmistaa, että asiat on ymmärretty samalla tavalla molemmin puolin pöytää. Samoin kannattaa vielä konfiguraation jälkeen pyytää, että se avataan takaisin selkokielelle ja että ratkaisu pystyy tuottamaan oikeellista ja laadukasta dataa veroraportointia varten.

Hyödynnä mahdollisuus parantaa siirtohinnoittelun raportointia ja seurantaa

Järjestelmäprojektin yhteydessä on mahdollisuus parantaa myös siirtohinnoittelun raportointia sekä seurantaa ja hinnoittelun seurannan automatisointia. Myös siirtohinnoittelun näkökulmasta tärkeintä on olla projektissa mukana heti suunnitteluvaiheessa. Näin voidaan arvioida, miltä osin siirtohinnoittelun seurantaa kannattaa implementoida suoraan järjestelmään ja miltä osin hinnoittelun seuranta ja niihin liittyvät oikaisut on järkevää tehdä järjestelmän ulkopuolisissa työkaluissa. 

S/4 HANAn ominaisuudet mahdollistavat entistä reaaliaikaisempaa sisäisen hinnoittelun seurantaa, joka voi olla helposti implementoitavissa järjestelmään jo muun talousraportoinnin ohessa. Mikäli siirtohinnoittelumallissa tai yksittäisissä sisäisissä liiketoimissa on tapahtunut sellaisia muutoksia, joita ei ole käytössä olevaan järjestelmään vielä implementoitu, on edellä mainittu osallistuminen järjestelmäprojektin suunnitteluvaiheeseen vielä entistäkin tärkeämpää. Näin uudesta S/4 HANAsta tai muusta uudesta ERP-järjestelmästä saadaan hyödynnettyä kaikki helposti automatisoitavat mahdollisuudet ja varmistettua datan oikeellisuus ja riittävä laajuus erilaisiin siirtohinnoittelun raportointitarpeisiin. 

Järjestelmäuudistus auttaa parantamaan verojen hallintaa

Raportointivelvollisuuksien kasvu on kansainvälinen trendi ja myös Suomen Verohallinto on osoittanut kiinnostuksensa ALV-raportoinnin laajentamiseen. SAP on reagoinut tähän kansainväliseen trendiin liittämällä SAP Basic Compliance Reporting -järjestelmän (”BCR”) SAP S4/HANA -pakettiin. 

Osa ominaisuuksista on jätetty lisenssin taakse Advanced Compliance Reporting -järjestelmään (”ACR”). ACR:n tarkoituksena on tuottaa compliance-raportointi globaalisti yhdestä käyttöliittymästä. Ajatuksena on, että SAPin tauluissa oleva tieto ui järjestelmässä suoraan compliance-raportille, joka voidaan toimittaa viranomaiselle. ACR on tehokas raportointityökalu, jos veroasiat on riittävällä tasolla huomioitu S4/HANA -hankkeen yhteydessä.

Markkinoilla on useita samanlaista palvelua tarjoavia toimijoita. Esimerkkinä PwC:n Taxmarc, jonka Compliance Reporting Solution (”TCRS”) -moduuli on SAPin päällä toimiva compliance-raportointijärjestelmä. SAP on sertifioinut Taxmarc-ratkaisun ja sen integraation S4/HANAn kanssa.

Klikkaamalla kuvaa näet sen isompana.

Järjestelmäuudistus on erinomainen mahdollisuus parantaa verojen hallintaa. Parhaassa tapauksessa arvonlisäveromääritykset on tehty oikein ja tuottavat oikean lopputuloksen, joka mahdollistaa myös raportoinnin pitkälle menevän automatisoinnin. Tämä edellyttää yhtiön toimintamallin, tavaroiden, palvelujen ja laskujen liikkeiden huolellista kartoittamista to be -tilanteen ja verokäsittelyn selvittämiseksi jo järjestelmäprojektin varhaisessa vaiheessa. Kun manuaalisen tai muutoin turhauttavan työn määrä saadaan minimoitua, veroasioista vastaava voi keskittyä olennaiseen eli verofunktion kehittämiseen. 

Kysyttävää? Ota yhteyttä:

Maarit Pokkinen, Tax Partner, Indirect Tax Services Leader
maarit.pokkinen@pwc.com, puh. 020 787 7864

Heli Valtari, Partner, Consulting
heli.valtari@pwc.com, puh. 020 787 7967

Sari Takalo, Tax Partner, Transfer Pricing
sari.takalo@pwc.com, puh. 020 787 7262

Ilkka Kivinummi, Manager, Risk Assurance Services
ilkka.kivinummi@pwc.com, puh. 020 787 7508

Jari Kärkkäinen, Senior Manager, Tax Technology
jari.karkkainen@pwc.com, puh. 020 787 7487