Kuusi kultaista sääntöä keskusteluihin verotarkastajan kanssa

Veroprosessimme on pääasiassa kirjallista: yritys antaa kirjallisen veroilmoituksen ja saa kirjallisen verotuspäätöksen. Välissä voidaan käydä kirjeenvaihtoa, eli yritykseltä saatetaan pyytää selvityksiä ja lisätietoja, joihin yritys vastaa. Kirjallisesti. Veroviranomaisten kanssa asioista ei juurikaan keskustella. Poikkeuksena on verotarkastus, jossa verotarkastajat tavataan ihan henkilökohtaisesti. Samalla on tarkoitus selvittää mahdollisimman paljon asioita keskusteluin.

Ketään ei voida velvoittaa keskustelemaan verotarkastajien kanssa. Asioiden selvittäminen verotarkastuksen kuluessa keskusteluin on kuitenkin myös yritykselle usein paras ratkaisu. Tarkastuskäynnin jälkeen selvityksen toimittaminen kirjallisesti on aina vaivalloisempaa. Lisäksi tarkastuskäynnin ja lisäselvityspyynnön välillä kuluu usein aikaa, jolloin asian käsittely aloitetaan ikään kuin alusta palauttamalla mieliin, mistä on kysymys.

Verotarkastuksen kuluessa keskusteluja käydään usein myös muiden kuin yrityksen veroasioista vastaavien henkilöiden kanssa. Keskustelijoita kannattaa valmistella käymällä läpi alla olevat yksinkertaiset neuvot.

1. Esittele itsesi

Keskustelu kannattaa aloittaa kertomalla kuka on ja mistä osaa kertoa. Eri liiketoimintayksiköissä on usein erilaisia käytäntöjä, ja virheellisten yleistysten välttämiseksi on tarpeen selvittää, mistä asioista osaa kertoa ja mistä ei. Samoin toiminta muuttuu usein ajan kuluessa, joten on tärkeää tarkentaa, mistä ajanjaksosta osaa kertoa.

2. Ymmärrä kysymys

Tämä on tärkein sääntö. Kuinka voi antaa oikeaa tietoa, jos ei ymmärrä, mitä pyydetään tai kysytään? Tarkastajia voi aina pyytää tarkentamaan kysymystä. Jos kysymys tuntuu järjettömältä, se usein on. Tarkastaja on saattanut ymmärtää edellisen vastauksen tai muun taustatiedon väärin. Tarkastajat saattavat myös käyttää yrityksen liiketoiminnan termejä, mutta tarkoittaa jotain muuta. Tällöin myös vastauksen väärinymmärryksen vaara on ilmeinen.

3. Tarkista faktat

Verotarkastuksessa käydään läpi aikaisempien vuosien toimia. Olennaista on, miten toimittiin, ei se, miten oli suunniteltu toimittavan. Tarkastajille tulee antaa oikeaa ja tarkistettua tietoa. Muistikuvien varassa asioista kertominen on riskialtista: vastaus saattaa olla oikein tai väärin.

4. Teoria ja käytäntö eivät aina kohtaa

Tarkastajille asioita kerrottaessa on syytä pitää erillään tavoitteet, suunnitelmat ja ohjeet sekä se, miten on tosiasiassa toimittu. Toimintatavoissa usein kuljetaan tavoitteita kohti, mutta veroseuraamukset kohdistuvat tehtyihin toimiin (eli niihin toimintatapoihin). Ohjeistus saattaa olla tärkeää, mutta on syytä etukäteen varmistaa, että sitä on noudatettu ja/tai valvottu.

5. Verotus kohdistuu juridisiin yksiköihin

Liiketoimintaa johdetaan usein liiketoimintalinjoittain tai muussa organisaatiossa, jonka kannalta juridisten yksiköiden rooli on merkityksetön. Verotus kohdistuu kuitenkin juridisiin yhtiöihin, jotka ovat siten verotarkastajille olennaisen tärkeitä. Ennen tarkastajien kanssa keskustelua kannattaa tehdä tämä itselle selväksi, ja muistaa edellä olevat säännöt 2 ja 3.

6. Vastaa vain kysymykseen

Verotarkastajat ohjaavat verotarkastusta ja päättävät, mitä asioita selvitetään. Vastaukset kannattaa rajata käsiteltävään aiheeseen ja tarkastajien valitsemiin vuosiin.