SAP Analytics Cloudin käyttöönotto: tuumasta toimeen, suunnitelmasta käytäntöön

SAP S/4 HANA:ssa SAP Analytics Cloud (SAC) toimii ensisijaisena analytiikkaympäristönä. Aikaisemmin kirjoitimme, miten SAC:n käyttöönottoa kannattaa suunnitella. Tässä kirjoituksessa avaamme yksityiskohtaisempia näkökulmia SAC:in käyttöönotosta.

Käyttöönoton vaihtoehtoja

Jokaisella yrityksellä voi olla melko uniikki lähestymistapa tietovarastointiin, analytiikkaan, raportointiin, suunnitteluun ja tiedon visualisointiin. Joissain tapauksissa tämä ratkaisukokonaisuus saattaa koostua usean eri toimittajan tuotteista ja kokonaisuutta on rakennettu useiden vuosien ajan. Yleensä tämä on johtanut siihen, että tieto on pirstoutunut ja sitä joudutaan kopioimaan eri järjestelmien välillä.

Siirtyminen S/4HANA:an tarjoaa hyvän tilaisuuden miettiä uudelleen lähestymistapaa näihin ratkaisuihin. Hyvällä suunnittelulla voidaan edesauttaa SAC:in käyttöönoton onnistumista ja tavoiteltujen hyötyjen toteutumista. Tässä jutussa käymme läpi SAC:in käyttöönottovaihtoehtoja hieman eri lähtökohdista.

S/4HANA jo käytössä

Jos yritys on jo ennättänyt siirtyä S/4HANA-ympäristöön ja SAC:in käyttöönottoa vasta suunnitellaan, tarjoaa SAC erityisiä ominaisuuksia helpottamaan käyttöönoton aloittamista vähän kerrassaan. Yrityksen voi olla myös mahdollista hyödyntää jo olemassa olevia SAP-pohjaisia ratkaisuja. SAC voidaan esimerkiksi ottaa käyttöön hyvin aikaisessa vaiheessa ensisijaisena raportoinnin käyttöliittymänä, sillä SAC pystyy hyödyntämään SAP Business Warehouseen (SAP BW), SAP BW/4HANA:an tai SAP Business Objects:iin jo aiemmin toteutettuja ratkaisuja reaaliaikaisen yhteyden avulla ilman, että järjestelmän tietoja joudutaan replikoimaan. Tämän lähestymistavan ansiosta SAC saadaan nopeammin liiketoiminnan edustajien käyttöön. Tällöin he pääsevät välittömästi hyödyntämään uusia käyttäjäystävällisempiä ominaisuuksia ja työkaluja ilman, että tarvittavia toiminnallisuuksia joudutaan toteuttamaan uudelleen SAC-natiiveina ratkaisuina.

Kun SAC:in käyttöliittymä on otettu käyttöön, tavoitearkkitehtuurin mukainen jatkokehitys on saumattomampaa. Tavoitearkkitehtuurin muotoutumista saattaa esimerkiksi ohjata tarve siirtyä pilvipohjaisiin ratkaisuihin. SAP-arkkitehtuurissa tietovarastoinnin pilvipohjaisuuteen siirtyminen mahdollistetaan SAP Data Warehouse Cloudin (DWC) avulla. Tätä paikallisista SAP BW ja BW/4HANA -toteutuksista pilveen siirtymistä SAP tukee SAP BW Bridge for Data Warehouse Cloud -toiminnallisuuden avulla.

S/4HANA-migraation yhteydessä

Kun kyseessä on S/4HANA-migraation yhteydessä tapahtuva SAC:in käyttöönotto, lähestymistapa voi vaihdella hieman sen mukaan, mikä on itse S/4HANA aiheuttama muutos. Joissain tapauksissa S/4HANA-migraatio voi olla melko suoraviivainen tekninen versiopäivitys – S/4HANA-migraatioiden yhteydessä suuremmat liiketoimintahyödyt saavutetaan vasta prosessimuutosten kautta. Tähän SAC:in käyttööottovaihtoehtoon pätevät melko samat havainnot kuin aiemman kappaleen skenaariossakin.

Yleensä S/4HANA-migraatiossa on ennemmin kyse isommasta muutoksesta, jossa lisähyötyjä haetaan laajemmilla liiketoimintaprosessien uudelleenmäärittelyillä S/4HANA:n tarjoamia uusia mahdollisuuksia hyödyntäen. Samassa yhteydessä myös raportointimalli saattaa muuttua ja tämä on erittäin todennäköistä erityisesti niissä tilanteissa, joissa S/4HANA:an siirrytään muusta kuin SAP:in ERP-ympäristöstä. Näissä isoissa muutoksissa SAC:iin siirtymistä voidaan katsoa greenfield-käyttöönoton näkökulmasta.

Liiketoiminnan ja tietomäärän tallennuksen tarpeista riippuen SAC voi venyä täyttämään raportoinnin, analytiikan, suunnittelun ja SAP-järjestelmien ulkopuolisen tietovarastoinnin tarpeet. Suurten tietovarastointitarpeiden osalta on järkevämpää keskittää sitä DWC:hen tai BW/4HANA:an ja asemoida SAC raportoinnin, analytiikan ja suunnittelun alustaksi. Greenfield-tyyppisien käyttöönottojen nopeuttamista ja helpottamista varten SAP tarjoaa ilmaista business content -nimistä sisältöä. Sisältö muodostuu valmiiksi rakennetuista toimialakohtaisista tietokuvauksista, dashboardeista ja tietomalleista eri SAP-tietolähteille (esimerkkeinä näistä mainittakoon S/4HANA ja BW/4HANA). Näitä sisältöjä voidaan käyttää sellaisenaan tai niitä voi hyödyntää lähtökohtana yrityksen omia vaatimuksia toteutettaessa.

Vaikutukset tietolähdearkkitehtuuriin

Olipa käyttöönoton lähestymistapa mikä tahansa, sillä on vaikutuksia tietolähdearkkitehtuuriin.

Varmista, että dokumentaatio SAC:ssa käytettävissä datalähteistä on ajantasainen. On myös tärkeää tunnistaa mahdolliset datan monistamiseen liittyvät syyt ja pyrkiä varmistamaan, miten monistamista voitaisiin välttää. Lisäksi yrityksen kannattaa käydä master datan hallintaan liittyvät prosessit läpi ja varmistaa, että ne täyttävät edelleen datalle asetetut vaatimukset niin tarkkuuden kuin päivitystahdin osalta. Jos SAC:in käyttöönottoa vaiheistetaan esimerkiksi tietolähteiden tai -rakenteiden osalta, on tärkeää viestiä mahdollisista muutoksista ja vaikutuksista loppukäyttäjille.

Suunnitelmien käytäntöönpano

Käyttöönotto kannattaa aloittaa vasta kun on ensin varmistuttu siitä että suunnitelma on analysoitu ja todettu järkeväksi hyötyjen ja mahdollisten haittojen osalta, riskit ovat tunnistettu ja niiden vaikutukset on pyritty minimoimaan tai kokonaan välttämään. Lisäksi täytyy tietenkin katsoa, että suunnitelma on linjassa S/4HANA:n migraation osalta. Suunnitelmia toteutettaessa on syytä muistaa pitää oleelliset sidosryhmät, kuten esimerkiksi loppukäyttäjät ja IT-organisaatio, ajan tasalla vaiheiden etenemisestä.

Muutoshallinta

Käyttöönotossa on tärkeää ottaa huomioon loppukäyttäjän tarpeet. Jotta se onnistuu, varmista että:

Tunnistat keskeiset liiketoimintakysymykset, jotka tulee ottaa huomioon SAC:n käyttöönottoon liittyvässä viestinnässä ja koulutuksessa.
Teet alustavaa käyttäjätestausta pääsidosryhmillä (esimerkiksi taloushallinto-, vero- ja tarkastustiimit) SAC-projektin alkuvaiheessa, jotta voit tunnistaa eri käyttäjien koulutustarpeet. Testauksen perusteella pääset luomaan räätälöityjä koulutusmateriaaleja, jotka vastaavat konkreettisiin liiketoimintatapauksiiin sekä suunnittelun että analytiikan osalta.
Otat käyttöön kanavat, joiden kautta voit kerätä kehitysehdotuksia ja reagoida pilottivaiheen haasteisiin.

Tiimimme auttaa sinua ja yritystäsi mielellään analytiikkaan liittyvissä kysymyksissä, aina BI-nykytilan analyysistä S/4HANA -analytiikan kehittämiseen asti.

Tämä blogi on osa SAC-aiheista kirjoitussarjaa. Lue sarjan muut osat: