PWC Uutishuone

Vinkit työnantajalle oleskelulupaprosessin sujuvoittamiseksi

Vuosi 2020 toi mukanaan ennennäkemättömiä haasteita kansainväliselle liikkuvuudelle. Lupaprosessin ja siihen kohdistuvien uusien lisähaasteiden lisäksi on keväästä 2020 lähtien pitänyt ottaa huomioon myös eri maiden asettamat matkustusrajoitukset ja karanteenisuositukset työntekijän relokaation suunnittelussa. 

Olen iloinen siitä, että olemme lisähaasteista huolimatta voineet auttaa asiakkaitamme Suomen lupa- ja asettautumisprosessissa useissa kansainvälisissä komennustilanteissa ja rekrytoinneissa ulkomailta ja sitä kautta saaneet olla mukana mahdollistamassa työn aloittamista Suomessa. 

Vuosi 2021 alkaa epävarmoissa tunnelmissa, vaikkakin Suomen lupaprosessi ehti tavallaan syksyn aikana normalisoitua useamman lähtövaltion osalta. Odottaisin, että lupaprosessien täysi normalisoituminen tulee viemään vielä aikaa. Lisäksi brexitin myötä monet organisaatiot saattavat kohdata uuden tyyppisiä vaatimuksia siirtäessään työntekijöitä Suomeen, sillä tämän vuoden alusta lähtien Iso-Britannian kansalaisia kohdellaan ns. kolmansien maiden kansalaisina. Iso-Britannian kansalaiset tarvitsevat siten oleskeluluvan muuttaessaan Suomeen asuakseen ja työskennelläkseen täällä.

Kokosin alle omat vinkkini lupaprosessiin erityisesti nykytilanteen valossa. Vinkit ovat kuitenkin yhtä lailla avuksi myös normaalitilanteessa. 

Suunnittelu luo hyvän pohjan onnistuneelle lupaprosessille

Lupaprosessin kesto voi vaihdella huomattavasti riippuen soveltuvasta lupakategoriasta. Soveltuva lupakategoria ja lupaprosessin arvioitu kesto kannattaakin varmistaa jo siinä vaiheessa, kun komennusta tai kansainvälinen rekrytointia aletaan suunnittelemaan. Realistinen kuva prosessin kulusta ja käsittelyajoista auttaa liiketoiminnan tarpeiden ja maahanmuuttoprosessin yhteensovittamisessa käytännössä.

Perheelliselle työntekijälle on yleensä erittäin tärkeää, että myös perheenjäsenet pääsevät sujuvasti muuttamaan hänen mukanaan. Suosittelen siksi ottamaan huomioon perheen kokonaistilanteen lupakategorian ja lupaprosessin suunnittelussa, jotta myös perheenjäsenten tilanne tulee huomioitua.

Oikeat tiedot ja resurssit ovat avainasemassa onnistuneelle lupaprosessille

Lupavaatimukset perustuvat kansalliseen lainsäädäntöön ja sekä luvan tarpeellisuus että soveltuva  kategoria tulee siten arvioida kyseessä olevan maan lainsäädännön ja käytäntöjen perusteella. Mikäli omasta organisaatiosta ei löydy tämän kaltaista osaamista kyseessä olevan kohdevaltion osalta, on tärkeätä löytää oikea kumppani, joka pystyy tukemaan suunnittelussa ja lupaprosessissa. 

Lupaprosessin sujuvuuden kannalta kannattaa myös harkita tuen tarjoamista työntekijälle ja hänen perheenjäsenilleen. Hyvä yhteistyökumppani luotsaa ja neuvoo työntekijää hakemusprosessin aikana liittyen esimerkiksi hakemuksen jättämiseen ja vaadittuihin liitteisiin, suurlähetystökäyntiä koskevissa kysymyksissä sekä päätöksen oikeellisuuden varmistamisessa. Kumppani huomioi myös koronapandemiasta johtuvat rajoitukset ja vaatimukset prosessin kaikissa vaiheissa, nostaa esiin mahdolliset haasteet sekä pitää organisaation ajan tasalla lupaprosessin edistymisestä. 

Lupaprosessi kannattaa käynnistää mahdollisimman aikaisessa vaiheessa

Lupaprosessi voi olla kestoltaan hyvin pitkä ja hakemusprosessi kannattaakin yleensä käynnistää mahdollisimman nopeasti heti rekrytoinnin tai komennuksen varmistuttua. Viranomaisen käsittelyajan lisäksi lupaprosessiin vaikuttaa moni tekijä, kuten taustatietojen kerääminen, tarvittavien liitteiden hankkiminen ja suurlähetystön ajanvaraustilanne. Suomen lupaprosessia varten esimerkiksi avioliittotodistus ja lasten syntymätodistukset tulee laillistaa, mikä osaltaan voi pidentää lupaprosessin kestoa huomattavasti perheellisten henkilöiden osalta.  

Muutoksiin ja viivästyksiin kannattaa varautua

Maahanmuuttoedellytykset ja viranomaiskäytännöt saattavat muuttua nopeasti, jopa yhdessä yössä. Tämä on ennenkin ollut tilanne, etenkin vähemmän kehittyneissä maissa, mutta pandemian myötä jouduimme viime keväällä tottumaan jatkuviin muutoksiin kaikkialla, myös Suomessa. Suosittelen varautumaan mahdollisiin muutoksiin ja viivästyksiin jo suunnitteluvaiheessa sekä myös työsopimusta tai komennussopimusta laatiessa. 

Etätyöskentelyn suosio on viimeisen vuoden aikana räjähtänyt ja organisaatiot joutuvat entistä useammin ottamaan kantaa siihen, halutaanko sallia etätyöskentely toisessa maassa yleisesti ottaen tai esimerkiksi sen takia, että pääsy Suomeen on estetty esimerkiksi lupaprosessin keston tai voimassa olevien matkustusrajoitusten takia. 

Etätyöskentely toisessa maassa voi parhaimmillaan olla erinomainen keino tarvittavan resurssin löytämiseksi juuri silloin, kun tätä tarvitaan ilman mitään isompia muutoksia työntekijän arkeen ja mahdolliseen perhe-elämään. Etätyöskentelyyn ulkomailla liittyy kuitenkin yleensä työskentelyvaltiossa erilaisia työnantajavelvoitteita, joiden kanssa organisaatiot joutuvat tasapainoilemaan.

Hyvältä yhteistyökumppanilta organisaatio saa tukea  tässä harkinnassa sekä tarvittaessa myös paikallisten työnantajavelvoitteiden täyttämisessä, samoin kuin yrityksen tuloverotukseen ja arvonlisäverotukseen liittyvissä kysymyksissä ja velvollisuuksissa, joita etätyöskentely voi aiheuttaa.

Suunnittele myös mitä tapahtuu sen jälkeen, kun työntekijä on saapunut uuteen maahan

Muutto uuteen maahan ja uudessa työpaikassa aloittaminen tuo yleensä mukanaan paljon intoa ja odotuksia, mutta myös huolta ja stressiä. Työntekijän muuttoa ja työn aloitusta voi helpottaa tukemalla työntekijän muuttoa kokonaisvaltaisemmin. 

 

Autamme mielellämme sopivan tukipaketin suunnittelussa juuri teidän organisaatiotanne varten.  Maahanmuuttokysymyksiin erikoistuneilla asiantijoillamme on monen vuoden kokemus lupa- ja asettautumispalveluista, ja maahanmuuttokysymyksiin erikoistuneiden PwC-ketjun asiantuntijoiden avulla pystymme tarjoamaan tukea lupaprosessiin ja muihin maahanmuuttoa koskeviin kysymyksiin joka puolella maailmaa.

 


 

Ulkomaantyön vakuuttaminen 27.1.2021 Lue lisää ja ilmoittaudu webinaariimme